Fakturering till Göteborgs stift

Märkning på alla leverantörsfakturor

Fråga alltid din kontaktperson efter fakturamärkning. Denna uppgift ska alltid finnas på fakturan och stå i fältet ”Er referens”. Märkningen används för att rätt personer ska kunna godkänna fakturan för betalning.

Uppgifter som ska finnas på fakturan

• Leverantörens juridiska namn och adress
• Organisations-, momsregistrerings- eller VAT-nummer.
• Bankgiro (eller plusgiro alt bankkonto)
• Kundens juridiska namn = Göteborgs stift (252010-0088)
• Mottagarens fakturaadress
• Aktuell fakturamärkning
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Fakturabelopp
• Momsbelopp i kronor och % per momssats

Notera att vår fakturaadress, se nedan, måste stå på fakturan även när den skickas via e-post.

Betalningsvillkor

Göteborgs stift tillämpar och accepterar 30 dagars betalningsvillkor. Faktureringsavgift, expeditionsavgift och andra liknande avgifter accepteras inte.

Dröjsmålsränta accepteras endast enligt räntelagen dvs. referensränta +8%.

Inomkyrkliga fakturor

All fakturering från enheter inom Svenska kyrkan sker via KOB.  

Faktureringssätt

EDI-fakturor

Vi föredrar att få EDI-fakturor då detta är enklare och säkrare för båda parter. Beroende på hur ni skickar era e-fakturor kan ni behöva ange någon/några av dessa uppgifter i ert system: 

• VAN-leverantör: Swedbank
• E-fakturaadress (även kallad EDI-adress): 2520100088
• Peppol-id: 0007:2520100088

PDF-fakturor

PDF-fakturor ska adresseras till följande adress:

Göteborgs stift
Fack 77801736
Box 15018
750 15 Uppsala

• Leverantörsfakturor i SEK ska mejlas som ett bifogat dokument till:
  77801736@faktura.svenskakyrkan.se
• Leverantörsfakturor i utländsk valuta ska mejlas som ett bifogat dokument till:
  77801736@invoice.svenskakyrkan.se

Det går också bra att använda sig av filformaten .tif och .jpg

Utformning av e-post

• Fakturaadress måste stå på fakturan även när den skickas via e-post.
• Fakturan måste skickas med som bilaga i mejlet.
• Flera bilagor i ett mejl hanteras förutsatt att bilagorna inte har samma namn. Om de har samma namn kommer endast en av dessa behandlas.
• Endast en faktura per bilaga.
• Är fakturan flersidig måste dessa sidor sammanfogas till en fil innan den bifogas i mejlet.
• Mejlets totala storlek inkl. bilagor får ej överstiga 10 MB.
• Skriven information i mejlet kommer inte att behandlas.

Format på bifogad faktura

Viktigt att följande följs för en korrekt hantering av fakturor i systemet. Om fakturan inte har korrekt format eller filändelse skickas fakturan inte vidare till inskanning och hanteras därför inte.

• Filnamnet får bara innehålla tecknen: a-z, A-Z, 0-9
• Formatkrav på den bifogade filen: .pdf/.jpg/.tif
• Filändelsen måste vara 3-ställd, det vill säga .pdf/.jpg/.tif. Både små och stora bokstäver i filändelsen går bra. Filer med andra ändelser som.doc & .xls kastas.
• PDF-filer skall vara i A4 format.
• PDF-filerna måste vara riktiga PDF-dokument version 1.3 eller högre.
• PDF-filer som innehåller en skannad bild med PDF som ett ”skal” kan inte hanteras.
• PDF-filerna ska vara öppna, utan lösenordsskydd eller på annat sätt låsta.
• Bilder i .jpg ska ha en upplösning på 200 dpi eller mer och får vara max 210x297 mm.
• Bilder i .tif ska vara  i tif grupp 4, 1-bits färgdjup, dvs. svart-vit, 300 dpi för fakturor. Storleken får vara max 210x297 mm.

Kvittensrutin

• En kvittens skickas till den e-postadress fakturan skickades från om kravet på filformatet uppfylls.
• Kvittensen innebär att fakturan har skickats vidare till skanningsleverantören för inskanning.
• Kvittensen innebär inte att fakturan är godkänd och inskannad av skanningsleverantören.
• Om filformatet inte uppfyller kraven så skickas ingen kvittens och mottagaren meddelas om att en felaktig faktura inkommit.
• Om filformatet uppfylls men fakturan inte kunde skannas av skanningsleverantören på grund av att någon/några andra av ovanstående krav inte uppfylls kommer mottagaren att meddelas.

Pappersfakturor

Pappersfakturor ska adresseras och skickas till följande adress:

Göteborgs stift
Fack 77801736
Box 15018
750 15 Uppsala

Fakturorna går direkt till skanningsleverantör, därför ska annan post (exempelvis tidsspecifikationer eller följesedlar) skickas i separat försändelse till respektive avdelning eller enhet. Adress: Göteborgs stift, Box 11937, 404 39 Göteborg