För att ersättning ska kunna utbetalas krävs att de villkor som förenats med stiftsstyrelsens beslut uppfyllts. Rekvisition görs skriftligen hos stiftskansliet sedan åtgärderna slutförts.
Till kostnadssammanställningen i rekvisitionen bifogas om så erfordras intyg från församlingens/pastoratets auktoriserade revisor rörande redovisningen: att projektet genomförts i enlighet med ansökan och till de kostnader som uppgivits i rekvisitionen.
För sammanlagt totalkostnadsbelopp lägre än 300 tkr erfordras i regel inte intyg från enhetens auktoriserade revisor och det kommer i regel att framgå av beslutet om revisorsintyg erfordras eller inte
De åtgärder som beviljas kyrkounderhållsbidrag och som kräver tillstånd av länsstyrelsen ska som huvudregel utföras under fortlöpande antikvarisk medverkan. Till rekvisitionen ska i dessa fall bifogas ett antikvariskt slutintyg från den antikvariska expert som anlitats i projektet. Annan dokumentation eller redovisning bifogas i förekommande fall.
Redovisning
Det åligger församlingen/pastoratet att ordna sin bokföring så att det går att redovisa erhållet bidrag till stiftet.
Stiftsstyrelsen förbehåller sig rätten att granska församlingens/pastoratets räkenskaper vid slumpmässigt urval eller om särskild anledning uppkommit som kräver kontroll av underliggande utbetalningshandlingar, verifikat eller andra relevanta handlingar.
Om det efter särskild granskning framkommit felaktigheter i redovisade underlag eller oriktiga uppgifter, kommer stiftsstyrelsen, efter särskild prövning, att återkräva eventuellt redan utbetalda bidrag.