Riktlinjerna omfattar församlingshemmen i Hemsjö (huvudbyggnad och annex), Ödenäs, Bälinge, Alingsås Christinae samt församlingslokalerna i Stockslyckekyrkan och Noltorpskyrkan och församlingsgården Färgengården. Då begreppet församlingshem används nedan avses samtliga dessa.
1. Användning i församlingens och pastoratets verksamhet
Församlingshemmen är till för att användas i församlingens och pastoratets egen ordinarie planerade verksamhet. Den som ansvarar för respektive församlingsaktivitet har att se till att de använda utrymmena lämnas i samma skick som innan aktiviteten började.
Möjligheten till tillgång till församlingshemmen för enskilda personer utifrån diakonala behov beslutas av kyrkoherde efter samråd med diakon. Tillgång kan ges under förutsättning att församlingens ordinarie verksamheter inte påverkas och enligt brandskyddsregler.
2. Extern användning
Kyrkofullmäktige beslutar om vilka lokaler som hyrs ut och till vilken avgift.
Lokalerna kan hyras ut till privatpersoner, företag, föreningar och organisationer för möten och samlingar vilka inte kolliderar med församlingens eller pastoratets egna verksamheter. Som hyresgäster accepteras privatpersoner, företag, samt icke-politiska föreningar och organisationer, vilkas verksamhet ligger i linje med Svenska kyrkans värderingar och med respekt för demokrati, mänskliga rättigheter och alla människors lika värde och värdighet. Hyresgästen tillåts inte ta inträde för deltagandet vid den berörda uthyrningen.
Församlingshemmen i Hemsjö, Ödenäs och Bälinge kan även hyras ut till enskilda för högtidsdagar och andra festligheter av familjekaraktär. Församlingslokalerna i Noltorpskyrkan och Stockslyckekyrkan kan efter särskilt beslut av distriktschef hyras ut enligt gällande taxa till anställda, förtroendevalda och ideella medarbetare för sådant ändamål.
Uthyrningsbara lokaler i församlingshemmen (dock ej Färgengården) kan även utan avgift lånas ut till
- grupper av kyrkliga förtroendevalda,
- till föreningar med särskilda överenskommelser, samt
- för samkväm i samband med dop eller begravning.
3. Tillsyn och ordning i samband med användning
Övergripande
Församlingens vaktmästare har ett övergripande ansvar för tillsyn och ordning i församlingshemmet. Vaktmästaren ansvarar för nyckelutlämning och brandskyddsgenomgång samt förmedling av regler och rutiner för användande av församlingshem inklusive larm, städning, diskning och sophantering.
Den som ansvarar för en bokad aktivitet har att se till att de använda utrymmena lämnas i samma skick som innan aktiviteten började, om inte annat överenskommits med vaktmästare.
Bokning och tillträde
Vid extern användning sker lokalbokning till församlingens vaktmästare eller till pastorsexpeditionen. Varje bokningsbekräftelse ska innehålla namn och kontaktuppgifter till ansvarig vaktmästare. Det ankommer på hyresgästen att i god tid ta kontakt med ansvarig vaktmästare för att överenskomma om tid för visning av lokalerna och ev uthämtning av nycklar. Tillgång till lokalen är tiden som anges på bokningsbekräftelsen om inte annat överenskommits med vaktmästare.
Den person som ansvarar för bokningen ska med sin namnteckning bekräfta att man tagit del av och godkänner gällande regler och rutiner för användning av församlingshem..
Regler och rutiner vid användande
Den som hyrt eller lånat lokalen ansvarar för att de rutiner för städning, diskning och sophantering som förmedlas av vaktmästare följs.
Viss ommöblering är tillåten enligt förutsättningar för respektive lokal och enligt överenskommelse med vaktmästare. Inventarier får inte avlägsnas från lokalern.
I händelse av skador på lokalen, skadade eller försvunna inventarier, skadad utrustning eller bristfällig städning kommer ersättning debiteras den som hyrt lokalen. Deponeringsavgifter får tas ut.
Med anledning av att lokalerna är utrustade med larm skall ansvarig person ta del av larminstruktioner av vaktmästaren så att felaktiga larm som kan medföra kostnad undviks. Om larmet går och utryckning sker kan hyresgäst komma att debiteras.
Grillning, anordnande av öppen eld samt fyrverkeri eller dylikt är ej tillåtet utan särskilt tillstånd av vaktmästaren. Om musikunderhållning förekommer skall hänsyn till grannar tas.
Alkoholhaltiga drycker (utom lättdrycker) är inte tillåtna i församlingarnas lokaler, förutom vid extern uthyrning av Hemsjö och Bälinge församlingshem till enskilda för högtidsdagar och andra festligheter av familjekaraktär, då servering av öl och vin är tillåten i samband med servering av mat, dock inte starksprit.
Ledarhundar är välkomna i lokalerna men inga andra djur.