Lönesamtalet

Syftet med lönesamtalet

Som lönesättande chef ska du hålla lönesamtal regelbundet, minst en gång per år. Syftet med lönesamtalet är att medarbetaren ska få veta om hon eller han arbetar på rätt sätt utifrån era mål och lönekriterier. Genom att belöna medarbetare som presterar väl, styr du utvecklingen av er verksamhet i rätt riktning.

Förutom att du som chef ska kunna motivera varför en medarbetare får en viss löneökning är du också bärare av idén bakom den lönepolitik och löneprocess som finns nedtecknad i det centrala avtalet. Genom att vara pedagogisk och lyhörd i lönesamtalet skapar du en förståelse hos medarbetaren för lönesättningen och lönebildningen på arbetsplatsen.  

Ett bra lönesamtal kännetecknas av tydlighet, men också av dialog. Det är viktigt att du lyssnar och försöker förstå medarbetarens synpunkter. På så vis blir lönesamtalet inte bara utvärderande utan också utvecklande för medarbetaren.

Chefen är garant för att det blir kvalitet i lönesamtalet. Det är viktigt att chefen genomför samtalen så lika som möjligt. Det skapar förtroende och lönesättningen tar sikte på prestation och resultat. Undvik att ge dina medarbetare utrymme att under lönesamtalet presentera sin egen idé om löneökning innan du kommunicerat din idé. Det blir besvärligt om löneanspråket väsentligen skiljer sig från vad arbetsgivaren är beredd att betala. Lönesamtalet är heller inte en förhandling utan just ett samtal.

Det finns inget tvång att bli överens i lönesamtalet. En målsättning med lönesamtalet kan vara att hitta den samsyn som gör att medarbetaren både förstår bakgrunden till lönen och motiveras till att fungera ännu bättre i sin roll som anställd. 

Förberedelser inför lönesamtalet

Genom en uttalad lönepolitik kan realistiska förväntningar på löneökningar och förståelse för hur lönesättningen fungerar skapas hos medarbetare. Finns realistiska förväntningar på löneökningarna slutar ett lönesamtal sällan i besvikelse, irritation eller osämja. Det är därför bra att både chef och medarbetare är förberedda inför samtalet (utrymmets storlek, kriterier, gemensamma och enskilda mål) och att det finns en disposition för att samtalet ska flyta smidigt. 

Skao tillhandahåller en partsgemensam lönestatistik på sin webbplats. Lönestatistiken visar inte hur en löneökning ska värderas utifrån medarbetarens bidrag till verksamhetens utveckling. Däremot bidrar statistiken till att visa det aktuella marknadsläget för ett visst arbete eller yrke. Därför måste du som chef ta ställning till om lönerna i din verksamhet är marknadsmässiga, det vill säga på de nivåer som du bedömer att dina medarbetares löner ska värderas, eller om dina medarbetares löner i verksamheten ”ligger helt fel”. Vilket dock sällan förekommer.  

Checklista förberedelser inför lönesamtal

Information till medarbetarna

·       Ordna gärna ett informationstillfälle för medarbetarna varje år i samband med att lönerevisionen startar. Informera exempelvis om löneutrymme, lönestruktur, bedömning och lönekriterier. 

·       Kalla medarbetarna till lönesamtal i god tid. Avsätt tillräckligt med tid – omkring en timme brukar vara lagom.

·       Skicka i förväg ut information om syftet med lönesamtalet och vilka punkter som kommer att tas upp.

·       Använd gärna Skao:s mall för lönesamtal i webbhandboken Vera. Medarbetaren får själv bedöma sin prestation inför mötet.

Chefens förberedelser inför lönesamtalet

·       Förbered dig genom att gå igenom dina anteckningar från utvecklingssamtalet. Där hittar du bland annat målen ni satte. Se webbsida lönepolitik.

·       Tänk igenom detta:

Vilka mål sattes upp för medarbetaren och hur har denne levt upp till dem?
Vad har medarbetaren åstadkommit under året, det vill säga resultatet?
Hur har medarbetaren presterat utifrån lönekriterierna?
Har medarbetaren fått några nya arbetsuppgifter som innebär utökat ansvar och som kan påverka lönen?

·       Gör en helhetsbedömning med hjälp av den mall som ni använder i din organisation. Skao har tagit fram en mall för lönesamtal som kan laddas ner från Vera webbhandbok.

·       Gör därefter förslag till ny lön i samverkan med kyrkoherde, personalansvarig och andra chefer, på det sätt som ni har bestämt att ni arbetar med lönerevisionen.

Att genomföra lönesamtalet

Lönesamtalet kan genomföras i olika varianter – genom ett samtal i vilket chefen och medarbetaren bedömer arbetsinsatsen i en betygsättning och därefter lämnar förslag till ny lön, eller att man redan i lönesamtalet lämnar förslag till ny lön i samband med att lönesamtalet avslutas. Valet mellan de olika varianterna beror på huruvida organisationens chefer har fått utbildning och kan upprätthålla en enhetlig löneprocess eller om man behöver samordna sig innan ett förslag till ny lön presenteras för medarbetarna, den så kallade ”farfarsmodellen”. Det kallas lönesamtal oavsett vilken variant man beslutar att använda.  

Man kan hålla utvecklingssamtalet och lönesamtalet vid samma tillfälle. Det är dock viktigt att skilja på de olika samtalen då de har olika syfte och innebörd. Skao förordar dock att man bäst ordnar löneprocessen i denna del genom att hålla samtalen åtskilda vid olika tillfällen.  I utvecklingssamtalet har chef och medarbetare tagit fram olika delar av den anställdes arbete som denne behöver vårda och/eller utveckla särskilt. Hur har medarbetaren utvecklats, mer än förväntat eller mindre?

Lönesamtalet förs i form av en dialog mellan dig och din medarbetare. Det är inte en förhandling. Tänk därför på att du som chef bereder utrymme i samtalet för att medarbetaren ska beskriva sina utgångspunkter och att du är uppmärksam på detta - är de i linje med verksamhetsplanen och enligt fastställd lönepolitik?

Beskriv för arbetstagaren hur dennes arbetsinsatser värderas, vad detta innebär för löneökningen och hur medarbetaren kan påverka sin löneutveckling. Om det skulle visa sig att chefen och medarbetaren har väldigt olika uppfattningar om arbetskvalitet och uppnådda mål bör du markera detta tydligt genom att motivera vad som inte varit i tillfredsställande i det som ni tidigare kommit överens om samt hur detta påverkar din bedömning vid lönesättningen.

Checklista genomförande av lönesamtal

·       Lönesamtalet handlar om din bedömning – och medarbetarens uppfattning – om de punkter som bedömningen utgår från. Se till att samtalet blir en dialog.

·       Prata bara om medarbetarens prestation och inte om hur denne är som person. Var tydlig och ge exempel, särskilt om medarbetaren inte har presterat som du önskat.

·       Se till att samtalet håller sig till ämnet. Boka gärna annan tid med medarbetaren för att prata om exempelvis arbetsmiljö- och verksamhetsfrågor. Vissa frågor är inte alls relevanta, exempelvis medarbetarens privatekonomi eller kollegors löneläge.

·       Det är inte i lönesamtalet som lönen ska kunna påverkas, utan medarbetaren påverkar sin lön varje dag i arbetet.

·       Avsluta lönesamtalet med att be medarbetaren sammanfatta det som sagts.

·       För de medarbetare som arbetar inom Kommunals avtalsområde finns det ett krav i kollektivavtalet på att lönesamtalet ska dokumenteras. Kommunal har rätt att få en redovisning av hur du har genomfört lönesamtalen, men endast du och medarbetaren själv har rätt att se dina anteckningar från samtalet.

·       För att kunna följa löneutvecklingen för varje medarbetare behöver du självklart föra anteckningar även för medarbetare som inte tillhör Kommunal.

·       Om medarbetarens löneutveckling är svag eller obefintlig, överväg om du ska göra en åtgärdsplan i samarbete med medarbetaren.