Så arbetar Halmstads församling med arbetsårsplanering

– Allt initialt jobb med att inventera och tidsätta arbetsuppgifter ger mycket tillbaka. Med en samlad bild av våra musikerresurser och den tid vi planerar i verksamheten blir det lättare att följa upp och justera arbetsfördelningen vartefter behov och förutsättningar förändras.

Halmstads församling är organiserat i tre geografiska områden, där varje område har två till tre musiker som jobbar med allt från barnkörer och begravningar till konserter ochandakter på äldreboenden.
– Förr satt vi med en tidslista för varje organist och kantor, men hade inget verktyg för att se hela musikerkategorin. Nu lägger vi in alla uppgifter i ett Excelbaserat system och beräknar beläggning mot årsarbetstid, vilket ger en bra överblick över hela vår musikverksamhet, säger Håkan Wallentin,HR-specialist i
Halmstads församling.

Han jämför processen för arbetsårsplanering med att jobba med budget på ett strukturerat sätt: 
– Man gör en prognos framåt och tar regelbundet ut avstämningar. Mitt mål är att systemet ska spegla så mycket som möjligt den tid vi har att använda varje medarbetare. Om det inte stämmer, då har vi problem. Ligger det exempelvis för mycket på en individ behöver resurserna fördelas om. Och finns det ingen ledig kapacitet måste vi antingen äska pengar för att utöka eller prioritera ner någon aktivitet. Allt detta tydliggörs i systemet för arbetsårsplanering. 

Som exempel på situationer där det nya systemet kommit till särskild nytta nämner Håkan Wallentin bland annat en musiker som ville gå i halvtidspension. Han hade själv sett möjligheter att plocka bort en del av sina uppgifter då han släppt en av sina körer till en kollega och en annan mindre sånggrupp hade lagts ner. 
– Det som återstod att lösa var några fasta åtaganden, till exempel de planlagda begravningstider vi ansvarar för i våra kapell. Efter snabb dialog med de tre områdescheferna lyckades vi fördela om uppdragen mellan övriga kollegor, och då hade vi stor hjälp av den överblick vi har fått över hela församlingens musikaktiviteter kopplade till befintliga resurser. Systemet ger oss stöd att arbeta mer flexibelt och stärker samarbetet över områdesgränserna, konstaterar Håkan Wallentin. 

Text: Susanna Lidström