Så arbetar vi utifrån visselblåsarlagen

Avesta-Grytnäs pastorat strävar efter att följa gällande riktlinjer, principer och lagar. Det ska vara enkelt för dig att rapportera in eventuela missförhållanden inom organisationen.

Förhoppningen är att det alltid ska kännas naturligt att prata med någon ansvarig i framlingen direkt om du upplever saker som inte borde förekomma. Möjligheten att anonymt lämna tips är ett sätt att visa att ingen ska behöva oroa sig för konsekvenser av att påtala missförhållanden. Därför finns visselblåsarfunktionen.

Vad kan rapporteras?
Visselblåsningen ska avse missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Informationen ska alltså angå allmänheten och inte den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållanden. Förhållanden som rör en enskild person kan i vissa fall vara av allmänt intresse om det exempelvis rör sig om upprepade eller systematiska överträdelser som kan anses oacceptabla utifrån ett bredare samhällsperspektiv. Överträdelser av interna regelverk kan i vissa fall vara av allmänt intresse.

Visselblåsare får också avse överträdelser av vissa EU-regler och svenska regler som implementerar eller kompletterar EU-reglerna.

Den rapporterande personen behöver inte ha faktiska bevis, utan det räcker med rimliga farhågor eller misstankar.

Vad ska inte rapporteras?
Generella missnöjesyttringar. Sådana ärenden ska kommuniceras till närmaste chef eller kyrkoherde.
Rapportering av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter enligt säkerhetslagen (2018:585) eller annan information som rör nationell säkerhet.

Så här rapporterar du
Ärenden inom ramen för den s k visselblåsarlagen (2021:890) ska rapporteras till komminister Ingrid Eklund i Avesta-Grytnäs pastorat.

Rapporten ska kunna ske muntligt, skriftligt eller via ett personligt möte.

Ingrid Eklund har ett visst mandat att agera utan verksamhetsutövarens godkännande, till exempel mandat att inleda och avsluta utredningar eller ha frihet att formulera slutsatser från uppföljningen av rapporter utan att verksamhetsutövaren godkänner slutsatserna.

Kontaktvägar till Ingrid Eklund:
Telefon: 0226-46 47 13
SMS: 070 086 77 13
ingrid.eklund@svenskakyrkan.se
Ingrid Eklund, Avesta-Grytnäs pastorat, Bruksgatan 1, 774 31 Avesta
Arbetsrum: Avesta församlingsgård, Bruksgatan 1, 774 31 Avesta

Arbetsgång

• Rapport av ett ärende.
• Rapporten kommer bara att följas upp av den person som har utsetts att vara behöriga för att hantera ärenden från visselblåsare.
• Den som rapporterar ska få en bekräftelse inom sju dagar på att rapporten är mottagen. Det gäller dock inte om personen avsagt sig rätten att få en bekräftelse. Det gäller inte heller om mottagaren kan anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet.
• Den person som rapporterar ska också i rimlig omfattning få återkoppling om vilka åtgärder som vidtagits som uppföljning. Den rapporterande personen ska få information om uppföljningen på ett så heltäckande sätt som möjligt. Det innebär dock att man inte nödvändigtvis alltid har rätt att få information om samtliga åtgärder som har vidtagits som uppföljning och skälen för dem. Det kan finnas hinder att återkoppla till exempel på grund av tystnadsplikt och sekretess.
• Om det blir aktuellt ska den som rapporterar få information om att en uppgift som kan identifiera denne kommer att lämnas ut, om inte informationen gör att syftet med uppföljningen eller åtgärderna hindras eller försvåras. Uppgifter som kan identifiera en person är namn, personnummer och adress. Det kan också vara en uppgift om var personen arbetar eller vilken funktion personen har i organisationen.

Dokumentation av muntlig rapportering
Om rapportering sker muntligt ska det dokumenteras genom en inspelning eller genom ett upprättat protokoll.
Inspelning
Med inspelning menas att hela samtalet spelas in för att kunna sparas i en varaktig och åtkomlig form, till exempel en datafil eller något annat känt filformat för ljud. Samtycke från den rapporterande personen krävs.

Protokoll
Med protokoll menas en skriftlig redogörelse för de uppgifter som lämnats och ska täcka de uppgifter i sak som lämnats, det behöver alltså inte vara fråga om en transkribering.

Utskrift
Om muntlig rapportering sker på något annat sätt än vid ett fysiskt möte så får man dokumentera detta på annat sätt än genom inspelning och protokoll. Det kan ske genom en utskrift av samtalet genom att alla muntliga uppgifter som lämnats i sin helhet omvandlas till skriven text utan att materialet redigeras, det vill säga transkribering.

Annat lämpligt sätt
Dokumentation får också ske på annat lämpligt sätt. Vad som är ett lämpligt sätt får avgöras från fall till fall med utgångspunkt i att dokumentationen ska kunna användas som bevisning i rättsliga förfaranden och vid verkställighetsåtgärder.
Den rapporterande personen ska ges möjlighet att kontrollera, rätta och godkänna en utskrift eller ett protokoll genom underskrift. Denna rättighet finns inte om rapportering till exempel skett genom en inspelning.

Bevarande och gallring
Verksamhetsutövare som har interna rapporteringskanaler, är skyldiga att bevara skriftliga rapporter och dokumentation av muntliga rapporteringar så länge som det är nödvändigt. Bevarandet får dock inte ske längre än två år efter att ett uppföljningsärende har avslutats, därefter ska de raderas (gallras).

Hur behandlas dina personuppgifter?
Visselblåsarlagen innehåller bestämmelser som strikt reglerar ändamålen för behandling av personuppgifter i ett visselblåsarärende. Huvudregeln är att behandlingen ska vara nödvändig för ett uppföljningsärende.

Endast behöriga personer får ha tillgång till personuppgifter i ett uppföljningsärende och tillgången ska begränsas till vad var och en behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta för handläggningen av en viss rapport får inte samlas in och ska raderas snarast möjligt om de har samlats in av misstag.