Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?
Vi behöver behandla ungdoms och vårdnadshavares personuppgifter för att ungdomen ska kunna konfirmera sig. Direktinbjudan går till medlemmar och medlemmars barn som ska fylla 15 år nästkommande år. Personuppgifterna hämtas från kyrkobokföringen och folkbokföringen (Skatteverket).
Uppgifter om vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov samt för att kunna upplysa om våra verksamheter och göra utskick via brev, e-post eller SMS, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för din ungdoms deltagande i vår verksamhet.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11§ lagen om Svenska kyrkan.
Uppgifter om barnet
Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
- Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ungdomen. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att ungdomen inte serveras något hen inte kan äta eller som kan skada hen. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Ärtemarks pastorat utan ett samtycke från vårdnadshavare. Sådant samtycke inhämtas vanligen vid anmälan eller på en blankett i anslutning till anmälan.
- För att ungdomen ska kunna konfirmeras behöver vi veta om hen är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.
- När det är dags för läger respektive resa med konfirmationsgruppen kan vi behöva inhämta ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten i fråga samt för att göra den så trygg och säker som möjligt. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
- Vi sparar kontaktuppgifter till ungdomen för att kunna skicka ut inbjudningar till återträffar ett år efter konfirmationen. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna skicka sådana inbjudningar till tidigare konfirmander.
- Vi tar ibland foton och filmar vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där ungdomen finns med. Sådan publicering sker alltid med vårdnadshavares samtycke.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Ungdomens personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11§ lagen om Svenska kyrkan.
Uppgifter om genomförd konfirmation är en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgiften till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till konfirmation sker vanligtvis via anmälningsformulär på hemsidan eller post. Personuppgifterna lämnas av den som gör anmälan.
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer, adress och namnteckning.
För ungdomen rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, e-postadress, adress, datum och ordning för dop och eventuella hälsouppgifter.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna sparas hos oss under tiden ungdomen deltar i vår verksamhet. Vissa uppgifter om konfirmationen kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I konfirmationsboken anges bl.a. uppgifter om konfirmanden och vårdnadshavarna. Underlag till konfirmationsboken gallras dock efter fem år.
Vilka rättigheter har ni?
Ärtemarks pastorat ansvarar för hanteringen av era personuppgifter. För information om era rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.