Introduktion
Du har blivit vald till någon av Borensbergs pastorats beredande eller beslutande organ såsom kyrkofullmäktige, kyrkoråd, församlingsråd eller distriktstråd. Alternativt har du utsetts till ett förtroendeuppdrag i pastoratet, så som revisor, kyrkvärd eller ombud för Svenska kyrkans internationella arbete ACT. För att möjliggöra och administrera ditt uppdrag behöver Borensbergs pastorat spara och hantera vissa av dina personuppgifter. Du får denna information för att vi vill vara öppna med hur dina personuppgifter behandlas inom ramen för ditt uppdrag.
Borensbergs pastorat är vad som kallas personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi behandlar om dig. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.
Uppgifter om dig
Vi samlar in följande personuppgifter från dig:
- namn
- personnummer
- adress
- telefonnummer
- e-postadress
- bankkontonummer
- religiös övertygelse
- arvodesuppgifter
- styrelsefunktion
- uppgifter om nomineringsgrupp
- mandatperiod
- uppgifter om vilken församling du tillhör/är bokförd i
- uppgift om att du är döpt
- uppgift om huruvida du har eller har haft förtroendeuppdrag.
Under din mandatperiod kan vidare följande personuppgifter samlas in om dig:
- användarnamn, inkl. GIP-namn (användarnamn för åtkomst till IT-system)
- tillkommande hälsouppgifter såsom allergier eller sjukskrivningar
- fotografier av dig.
Vi fotograferar och filmar ibland i våra verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
Vanliga frågor och svar
Vad är personuppgifter?
All information som går att härleda till en fysisk levande person, vare sig det är direkt eller med hjälp av ytterligare information. Några vanliga exempel på personuppgifter är namn, ålder, personnummer, kontaktinformation och foto.
Vad är behandling av uppgifter?
Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter. Om det är analogt måste det dock vara sökbart i någon form av register för att falla under lagstiftningen.
Var är personuppgifter insamlade från?
Vi samlar huvudsakligen in dina personuppgifter från Linköpings stift och medlemsregistret, och tar in eventuella kompletterande uppgifter under första fullmäktige.
Varför är det nödvändigt att behandla personuppgifterna?
Vi behöver behandla dina personuppgifter av följande skäl:
1. Sköta utbetalning av arvode.
Laglig grund: avtal; beslut om arvodesnivåer.
2. Ha en tydlig bild över vilka som är verksamma i organisationen.
Laglig grund: avtal; stöd i kyrkostyrelsens beslut SvKB 2014:1 om IT-systemet Kyrksam samt 56 kap. 4 § kyrkoordningen.
3. Administrera olika sammankomster, inklusive förande av protokoll.
Laglig grund: avtal; stöd i 7 kap. 15 §, 4 kap. 18 § och 3 kap. 37 § kyrkoordningen.
4. Kommunicera med dig om ditt uppdrag samt i övrigt möjliggöra för dig att utföra ditt uppdrag i enlighet med kyrkoordningen.
Laglig grund: avtal; stöd i 7 kap. kyrkoordningen.
5. Informera och kommunicera med medlemmar och allmänheten om våra förtroendevalda genom exempelvis publicering av fotografier och andra uppgifter.
Laglig grund: intresseavvägning; vårt berättigade intresse är att sprida information till medlemmar och allmänheten, och din publika position som förtroendevald motiverar att foto publiceras.
Vi baserar i stor utsträckning vår behandling av dina personuppgifter på kyrkoordningen, som inte är en lag men som däremot ses som ett avtal för dess medlemmar, likt en förenings stadgar. Även kyrkostyrelsens beslut, vilka baseras på kyrkoordningen, faller under den lagliga grunden avtal.
Vi lagrar dina personuppgifter under hela mandatperioden. Efter mandatperioden lagrar vi även vissa av dina uppgifter för bland annat statistiska ändamål och för att vid en ny kandidatur kunna verifiera om du tidigare varit förtroendevald. För att allmänheten ska kunna ta del av Svenska kyrkans handlingar diarieförs och arkiveras de i enlighet med 55 kap. kyrkoordningen, vilket innebär att vissa av dina personuppgifter bevaras för arkivändamål. Se mer om den inomkyrkliga handlingsoffentligheten under nästa avsnitt.
Vem får tillgång till dina personuppgifter?
Svenska kyrkan har behörighetsstyrning på sina datorer och på de flesta av våra system vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Skyddsvärda uppgifter om dig och ditt uppdrag förvaras säkert i låsta arkivskåp med begränsad åtkomst. Det är dock viktigt att du informerar oss skyndsamt om du har skyddad identitet eller andra integritetsbehov som kräver särskilda åtgärder.
Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till leverantörer av IT-system, tryckeri, revisorer, myndigheter, banker eller andra enheter inom Svenska kyrkan där det anses nödvändigt för att kunna utföra behandlingen på ett ändamålsenligt sätt. I de fall då vi anlitar underleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning säkerställer vi alltid att det finns ett särskilt avtal på plats för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt.
Handlingsoffentligheten tillämpas för all kyrklig verksamhet och motsvarar i stora delar den ordning som gäller för statliga myndigheter. Det innebär att var och en har rätt att ta del av Svenska kyrkans handlingar om inte andra intressen väger tyngre, vilket regleras i kap. 53-54 i kyrkoordningen. Därför kan vissa av dina personuppgifter lämnas ut i enlighet med kyrkoordningens offentlighetsprincip.
Vilka rättigheter har du?
Borensbergs pastorat ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.
Uppdatering av dokument
Vi kan komma att uppdatera denna text när som helst. När uppdateringar sker skickas information om detta ut, antingen via mejl eller via Teams i teamet för förtroendevalda.
Du uppmuntras till att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Uppdatering av dokument
Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. När uppdateringar sker skickas information om detta ut, antingen via mejl eller via Teams. Du uppmuntras till att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.