Innan en handling lämnas ut ska handlingen alltid sekretess prövas, för att se om hela, delar av eller ingen del av handlingen kan lämnas ut. Vid sekretessprövningen kommer vi att behandla de personuppgifter som finns i handlingen genom att läsa, analysera och eventuellt stryka vissa eller alla personuppgifter.
Svenska kyrkans egna handlingar sekretess prövas med stöd av 11 § (1998:1591) lagen om Svenska kyrkan. Närmare bestämmelser finns i 53 samt 54 kap. Kyrkoordningen. Själva utlämnandet av Svenska kyrkans handlingar sker på basis av ett allmänt intresse med stöd av 11 § lagen om Svenska kyrkan. Personuppgifter i en handling som begärts ut kommer att behandlas för sekretessprövning och utlämnande under sen tid som ärendet om utlämnande pågår och återgår därefter till att lagras som en del av vårt arkiv. Om ett nytt ärende gällande utlämning inkommer, påbörjas en ny behandling av personuppgifter.
Sekretessprövning och utlämnande av allmänna handlingar inom begravningsverksamheten, rörande den kyrkoantikvariska ersättningen eller sådana allmänna handlingar som inkom eller upprättades hos Svenska kyrkan innan år 2000, omfattas vanligtvis inte av dataskyddsförordningen och faller därmed under undantaget i 1 kap. 7 § (2018:218) lagen om kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Vid begäran om en stor mängd handlingar som innehåller personuppgifter, kan begäran komma att avslås med hänvisning till dataskyddsförordningens regler om när och hur känsliga personuppgifter får behandlas. Detta på grund av en ändring i Tryckfrihetsförordningen (1 kap. 13 §) som började gälla januari 2019.