Hur och varför vi behandlar era personuppgifter
Vi behöver behandla ungdoms och vårdnadshavares personuppgifter för att ungdomen ska kunna konfirmeras. Direktinbjudan går till medlemmar och medlemmars barn som ska fylla 15 år nästkommande år. Personuppgifterna hämtas från kyrkobokföringen och folkbokföringen (Skatteverket).
Det går också att konfirmeras som vuxen.
Uppgifter om eventuell vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov. Det kan till exempel vara för att upplysa om våra verksamheter, för att meddela om ett grupptillfälle ställs in eller för att informera dig om något annat som är relevant för din ungdoms deltagande i vår verksamhet.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Uppgifter om Konfirmanden
Vi behöver konfirmandens personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal konfirmanden anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
- Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om konfirmanden. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att konfirmanden inte serveras något hen inte kan äta eller som kan skada hen. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Carl Johans pastorat utan ett samtycke från eventuell vårdnadshavare. Sådant samtycke inhämtas vanligen vid anmälan eller på en blankett i anslutning till anmälan.
- För att någon ska kunna konfirmeras behöver vi veta om hen är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.
- När det är dags för läger respektive resa med konfirmationsgruppen kan vi behöva inhämta ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten i fråga samt för att göra den så trygg och säker som möjligt. Behandlingen utförs med stöd av det avtal konfirmanden anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
- För att konfirmanden ska kunna delta i vissa aktiviteter kan vi behöva veta om hen är simkunnig. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att hen inte utsätts för fara under våra aktiviteter.
- Vi sparar kontaktuppgifter till unga konfirmander för att kunna skicka ut inbjudningar till återträffar och till konfirmationsledarskap de tre första åren efter konfirmationen. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna skicka sådana inbjudningar till tidigare konfirmander.
- Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där konfirmanden finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med eventuell vårdnadshavares samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar personuppgifter i bild.
Om vi inte får personens personuppgifter kan hen inte konfirmeras.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Konfirmandens personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Uppgifter om genomförd konfirmation är en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken konfirmanden är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgiften till någon utanför Svenska kyrkan utan eventuell vårdnadshavares samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till konfirmation sker vanligtvis via hemsidan. Personuppgifterna lämnas av den som gör anmälan.
För eventuell vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer, adress och namnteckning.
För konfirmanden rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, e-postadress, adress, datum och ordning för dop, religiös övertygelse, eventuella hälsouppgifter.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna sparas hos oss under tiden personen deltar i vår verksamhet. Vissa uppgifter om konfirmationen kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I konfirmationsboken anges bland annat uppgifter om konfirmanden och eventuella vårdnadshavare. Underlag till konfirmationsboken gallras dock efter fem år.
Vilka andra får del av era personuppgifter?
Uppgifter om konfirmationen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts med mera, delas med den präst som utför konfirmationen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om konfirmationen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om ni har frågor om detta går det bra att kontakta Carl Johans pastorat eller berörd präst direkt.
Vilka rättigheter har ni?
Carl Johans pastorat ansvarar för hanteringen av era personuppgifter. För mer information om era rättigheter enligt dataskyddsförordningen kan du läsa mer om vår behandling av personuppgifter. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.