Om du anmäler dig till en kurs eller församlingsresa hos oss
Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Om du anmält dig till en kurs eller resa som Filipstad församling anordnar har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta.
Vi behöver behandla dina personuppgifter på följande grunder:
- För att administrera allting kring kursen/resan, t.ex. för att veta hur många som kommer att delta och huruvida någon specialkost behöver förberedas i de fall där mat serveras vid tillfället. Behandlingen utförs för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå när du anmäler dig till kursen/resan. Om du inte anger de personuppgifter som är nödvändiga för detta syfte kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats på kursen/resean.
- Om en kurs/konferens eller resan inkluderar övernattning så kan vi komma att lämna över deltagarlista med namn till hotellet eller kursgården där övernattningen ska ske. Behandlingen utförs för att uppfylla avtalet med dig.
- Vi behöver skicka vissa av dina personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs för att uppfylla avtalet med dig.
- Eftersom vi serverar fika, lunch eller dylikt på våra utbildningar/resor finns även ett frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter samtycker du till att vi behandlar dem. I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan uppgifterna om dina allergier komma att lämnas ut till den parten om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer etc.
Systemadministratörer hos Svenska kyrkan i Uppsala kan komma åt de personuppgifter du skickar in.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter vi behandlar i normalfallet är namn, e-postadress, bostadsadress, telefonnummer, faktureringsuppgifter och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Om du anger att du är allergisk mot något kan vi komma att behandla de hälsouppgifterna.
I vissa fall om vi tar betalt för våra kurser och resor, innebär detta att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare. Personnummer behandlas även för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Fakturaunderlag sparas av oss i 7 år i enlighet med Svenska kyrkans bestämmelser och bokföringslagen. Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part direkt efter arrangemanget. Kontaktuppgifter sparas i ett år för att kunna skicka inbjudningar till våra andra kurser. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra kurser.
Vilka rättigheter har du?
Filipstads församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.