Visselblåsarfunktion för Svenska kyrkan i Folkungabygdens pastorat

Ärenden handläggs av en särskilt utsedd förtroendegrupp alternativt av extern oberoende advokat. Utredning och eventuell rekommendation för åtgärd eller vidare hantering föredras i Folkungabygdens pastorats ledningsgrupp av Kyrkoherde, HR-ansvarig eller kyrkogård- och fastighetschef.

Om Folkungabygdens pastorats ledningsgrupp skulle vara jävig eller om det finns andra skäl till att ovan process inte kan säkra oberoende i handläggningen, så utreds ärendet av extern oberoende advokat som rapporterar till kyrkorådets ordförande.

Ärenden som faller utanför systemets syfte kommer avskrivas från visselblåsarprocessen. Det kan dock finnas skäl för organisationen att hantera ärenden som inte bedöms vara visselblåsarärenden. Det kan exempelvis handla om ett arbetsmiljöärende som ska hanteras enligt våra interna rutiner avseende arbetsmiljöfrågor. 

Personer som pekas ut i ett ärende informeras om pågående utredning så snart det är möjligt med hänsyn till utredningsarbetet. Vem som står bakom anmälan förmedlas dock inte, även om det skulle vara känt för utredaren.

Efter handläggning raderas ärendet ur databasen. Om ärendet behöver utredas vidare sparas nödvändig information utanför databasen. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det med hänsyn till utredningen är möjligt.

Om en uppgiftslämnare väljer att vara öppen med sin identitet kommer ändå dennes identitet uteslutande att tillgängliggöras för den grupp som utsetts att hantera visselblåsarärenden. Undantaget är om ärendet resulterar i en brottsutredning, då man som uppgiftslämnare kan komma att kallas som vittne.

Folkungabygdens pastorat ärendehandläggare är
Maria Åkerström, Kyrkoherde, maria.akerstrom@svenskakyrkan.se , 0142-552 03
Stefan Kuylenstierna, Kyrkogårds- och fastighetschef, stefan.kuylenstierna@svenskakyrkan.se,
0142-552 14
Marcus Garpehäll, HR-ansvarig, marcus.garpehall@svenskakyrkan.se, 0142-552 09 

Visselblåsningen ska avse missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Informationen ska alltså angå allmänheten och inte den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållanden. Förhållanden som rör en enskild person kan i vissa fall vara av allmänt intresse om det exempelvis rör sig om upprepade eller systematiska överträdelser som kan anses oacceptabla utifrån ett bredare samhällsperspektiv. Överträdelser av interna regelverk såsom uppförandekoder kan i vissa fall vara av allmänt intresse.

Den rapporterande personen behöver inte ha faktiska bevis, utan det räcker med rimliga farhågor eller misstankar.

Rapporteringskanalen ska inte användas för:

Generella missnöjesyttringar. Sådana ärenden ska kommuniceras till närmaste chef eller HR-funktionen.

De personer som skyddas genom visselblåsarlagen är personer med ett till verksamheten så kallat arbetsrelaterat sammanhang, ex; anställda, förtroendevalda, volontärer, arbetssökande och personer som avslutat sin anställning.

Skyddet innebär förbud för Folkungabygdens pastorat att försöka hindra rapportering och att på grund av rapportering vidta repressalier. 

Om den rapporterande personen gör sig skyldig till brott genom inhämtandet av information är personen inte skyddad. Brott som typiskt sett kan begås vid inhämtande är stöld, olaga intrång, dataintrång, spioneri eller obehörig befattning med hemlig uppgift.

Vi använder oss av en extern leverantör, Lantero, för visselblåsning.

För att systemet ska vara trovärdigt är det viktigt med transparens och tydlighet kring hur vi skyddar användarens integritet. Det är vidare viktigt att hjälpa uppgiftslämnare att lämna så bra information som möjligt. Några aspekter som Folkungabygdens pastorat har fäst speciellt avseende vid är:

• Oberoende ärendehandläggning. Ärenden som bedöms vara visselblåsarärenden enligt lagens definition utreds av en särskilt utsedd förtroendegrupp alternativt av extern oberoende advokat. Den första bedömningen görs av extern person via vår leverantör (Lantero)

• Information till användare. Som uppgiftslämnare ska man veta hur man är skyddad tekniskt och vad man själv måste tänka på för att inte lämna för mycket information. Det kan handla om användardata i bilagor, risker med att rapportera från arbetsplatsens nätverk eller risken att avslöja sig genom på vilket sätt man uttrycker sig.

• Datalagring. Vi har valt en leverantör med servrar placerade i Sverige. Handlagda ärenden raderas ur systemet så att information inte sparas längre än nödvändigt.

• Informationshantering. Ingen känslig information ska skickas via mejl, utan det krävs alltid personlig inloggning för att komma åt och arbeta med ärendeinformation.

• Inrapporteringskvalitet. Tydliga frågeformulär hjälper uppgiftslämnare att ge fullständig information som gör ärenden möjliga att utreda på ett bra sätt. Som ett komplement finns möjligheten att korrespondera anonymt med uppgiftslämnaren.

• Tillgänglighet. Mobilanpassning av rapporteringssidan är självklart då alltmer kommunikation sker via mobila enheter. En extra poäng med detta är att mobila enheter ofta ligger utanför arbetsplatsens nätverk och därmed under arbetstid är ett integritetsmässigt bra alternativ till arbetsdatorn. Möjlighet att lämna ärenden per telefonsamtal erbjuds också.

Här finns en hel del bra att känna till 

Vi har valt en leverantör med servrar placerade i Sverige. Handlagda ärenden raderas ur systemet så att information inte sparas längre än nödvändigt.

Ingen känslig information ska skickas via mail, utan det krävs alltid personlig inloggning för att komma åt och arbeta med ärendeinformation

Folkungabygdens pastoat är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i vissselblåsarärenden. 

Folkungabygdens pastorats dataskyddsombud.

Erika Malmberg, InTechrity:
072-549 64 34
E-post: dataskyddsombud@intechrity.se

Kontakt 
Vid frågor om visselblåsarfunktionen eller systemet kan du alltid vända dig till: 
Marcus Garpehäll, HR
0142-552 09
marcus.garpehall@svenskakyrkan.se

Policy för visselblåsning i Folkungabygdens pastorat