Kyrkomötet 2019 beslutade att ändra kyrkoordningen så att det numera är möjligt för beslutande och verkställande organ inom Svenska kyrkan att i vissa fall hålla sammanträden med ledamöter närvarande på distans.
Beslutande organ på lokal nivå är huvudsakligen kyrkofullmäktige och på på stiftsnivå stiftsfullmäktige. Verkställande organ på lokal nivå är huvudsakligen kyrkoråd, valnämnd och församlingsråd. På stiftsnivå är stiftsstyrelsen och stiftets nämnder verkställande organ.
En kompletterande möjlighet i vissa fall
Bestämmelserna är inte avsedda att förändra grunderna för hur sammanträden i beslutande och verkställande organ genomförs. Huvudregeln är fortsatt att sammanträden genomförs med ledamöter fysiskt närvarande på den fysiska plats där sammanträdet äger rum. Det är en kompletterande möjlighet för ett beslutsfattande som annars överhuvudtaget inte hade kommit till stånd, eller för de fall där deltagandet på distans på ett väsentligt sätt förbättrar någon enstaka ledamots möjlighet till deltagande.
Möjligheten gäller inte för kyrkomötet, domkapitel eller nämnder på den nationella nivån
Med hänsyn till domkapitlens särskilda uppgifter pågår fortsatt utredning avseende förutsättningarna för detta organ att sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Detta inte minst med beaktande av de särskilda rättssäkerhetsaspekter som gör sig gällande inom domstolsliknande förfaranden.
Kyrko- respektive stiftsfullmäktige bestämmer
Bestämmelserna i kyrkoordningen beaktar den lokala självstyrelsen och ger frihet till respektive beslutande organ att utifrån grunderna närmare reglera i vilka situationer deltagande på distans ska vara tillåtet, vilken teknisk lösning och vilka lokaler som ska användas. Det avser såväl det beslutande organet i sig men också det beslutande organets verkställande organ. Det är möjligt för det beslutande organet att överlämna till respektive verkställande organ att närmare bestämma vad som ska gälla för det organet, efter att möjligheten har aktiverats.
Det är alltså respektive beslutande organ som bestämmer om möjligheten till beslutsfattande på distans ska nyttjas i församlingen/pastoratet eller stiftet och på vilket sätt. Det gäller både för fullmäktige som sådant och för de verkställande organen.
Bestämmelserna handlar om vem som formellt anses närvarande
För att kunna fatta beslut måste tillräckligt många ledamöter vara formellt närvarande vid sammanträdet. Med närvarande i kyrkoordningen menas enligt huvudregeln fysiskt närvarande personer på den fysiska plats där sammanträdet äger rum. Den som deltar på något annat sätt är inte formellt närvarande och får då inte räknas med i antalet närvarande eller delta i beslutsfattandet.
Bestämmelserna om beslutsfattande på distans innebär att någon som inte är fysiskt närvarande ändå kan anses formellt närvarande.
Förutsättningar för att anses närvarande på distans
Ledamöter (vilket inkluderar tjänstgörande ersättare) ska få delta i beslutsfattande på distans i sammanträden:
- om och i den utsträckning som respektive beslutande organ har bestämt (för egen del och för sina verkställande organ),
- förutsatt att det sker
a) genom ljud- och bildöverföring i realtid samt
b) på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra samt
c) delta på lika villkor. - Ledamöter som deltar på distans ska anses (formellt) närvarande (om förutsättningarna för deltagandet enligt 1 och 2 uppfylls).
- Det gäller inte för den som är ordförande för sammanträdet, som fysiskt måste befinna sig på den fysiska plats där sammanträdet hålls.
Närmare om villkoren
Nedan görs en genomgång av de olika villkor som gäller för att delta på distans. Läs mer om dessa villkor i kyrkostyrelsens skrivelse till kyrkomötet. För fördjupning, se sidor inom parentes nedan i följande dokument:
- Kyrkostyrelsens skrivelse KsSkr 2019:4.
Ljud och bild i realtid
- Deltagare som inte befinner sig i samma lokal ska vara anslutna till varandra med både ljud och bild i realtid. Deltagarna ska kunna se och höra varandra tydligt, bland annat i syfte att kunna identifiera varandra på ett betryggande sätt. Samtliga deltagare ska kunna se och höra varandra, inklusive den distansdeltagande. Det är viktigt för att säkerställa bl.a. att endast de som har rätt att närvara deltar i t.ex. överläggningar som är slutna. (s. 87)
Delta på lika villkor
- Den som deltar på distans ska ges möjlighet att delta på lika villkor som de personer som är fysiskt närvarande i den lokal där sammanträdet hålls. Detta ställer krav på den tekniska utrustningen och att den bild- och ljudöverföring som används är av hög kvalitet och stabil. Om överföringen försämras eller bryts kan deltagandet inte längre anses ske på lika villkor och ordföranden måste omedelbart avbryta sammanträdet till dess en ljud- och bildöverföring med tillräcklig kvalitet och stabilitet har återupprättats. (s. 87 f.)
- Att en ledamot ska delta på lika villkor ställer krav på att den distansdeltagande ledamoten på samma sätt som övriga ska kunna ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och ha möjlighet att delta i omröstningar, om sådana ska genomföras.
- Slutna omröstningar måste genomföras på ett sådant sätt att valhemligheten upprätthålls, att alla beslutandes röster är med i omröstningen och att det finns en sådan insyn i förfarandet att omröstningen inte kan manipuleras. Det ställer extra högra krav på tekniken.
- Det kommer att finnas situationer där det på grund av tekniska begränsningar inte är möjligt att låta en ledamot delta på distans, men regleringen är teknikneutral och den tekniska utvecklingen pågår konstant. (se vidare s. 88)
Ansvar för tekniken, ordförandens särskilda ansvar och om offentliga sammanträden
- Den kyrkliga enheten som sådan ansvarar för att den tekniska utrustning som behövs finns tillgänglig och uppfyller kraven. (s. 87 f)
- I praktiken är det en fråga för ordföranden att säkerställa att den tekniska utrustningen tillförsäkrar att deltagandet sker på lika villkor. Ordföranden har ett särskilt ansvar för ordningen på sammanträdet och genomförandet av det. Det är därför rimligt ordföranden för sammanträdet inte kan delta på distans (se också s. 88).
- Det gäller särskilt i de fall där det är fråga om sammanträden med beslutande organ som är offentliga. För att ett sammanträde där någon deltar på distans ska kunna anses ske offentligt, måste även allmänheten kunna ta del av sammanträdet i den del någon ledamot deltar på distans. Det finns en risk att ett sammanträde inte betraktas ha skett offentligt om en åhörare inte kunnat ta del av sammanträdet i den del som avser distansdeltagande ledamöter.
Sekretess och dataskydd
- De krav på teknik som följer av sekretessbestämmelser och dataskyddsreglering måste alltid efterlevas, oavsett om den tekniska lösning som används i övrigt uppfyller kraven för distansdeltagande eller inte. (s. 88)
Praxis
Bestämmelserna i kyrkoordningen är snarlika, men inte fullt ut identiska, med vad som gäller enligt kommunallagen. När det gäller kraven på deltagande med ljud och bild i realtid och på lika villkor är dock bestämmelserna identiska. Några avgöranden från Högsta förvaltningsdomstolen, om hur kommunallagen ska tolkas finns inte ännu. Det finns dock ett avgörande från Kammarrätten i Sundsvall.
I kammarrättens mål (Kammarättens i Sundsvall dom, meddelad 2021-06-14 i mål nr 276–277-21) prövades beslut som fattades av ett kommunfullmäktige, där ledamöter hade deltagit i beslutsfattande på distans via systemstödet "Teams". Dessa ledamöter hade varit begränsade till att se enbart presidiet, andra ledamöter deltagande på distans samt dem som befunnits sig i talarstolen. Någon möjlighet att se och identifiera de övriga som var fysiskt närvarande i sammanträdeslokalen hade inte funnits. Detta innebar, enligt kammarrätten, att de distansdeltagande ledamöter inte kunde anses (formellt) närvarande på sammanträdet, varför fullmäktiges beslut upphävdes.
Beslutsfattande över telefon eller "per capsulam" är inte möjligt
Kollektiv beslutsform förutsätter fysisk närvaro
Beslut i beslutande och verkställande organ inom Svenska kyrkan fattas genom en s.k. kollektiv (eller parlamentarisk) beslutsform. Det innebär att besluten fattas av jämbördiga ledamöter i grupp som är i majoritet. Den kollektiva beslutsformen förutsätter att ledamöterna sammanträder och överlägger med varandra.
Till detta finns regler som anger att ett visst antal av ledamöterna måste vara närvarande för att organet ska kunna fatta beslut, det vill säga vara beslutsfört.
Den kollektiva beslutsformen används även vid beslutsfattande i riksdagen och i beslutande och verkställande organ inom kommuner.
Frånsteg kräver uttryckligt stöd i kyrkoordningen
Förenklingar av förfarandet genom att till exempel hålla ett telefonsammanträde, låta ett förslag till beslut cirkulera bland ledamöterna för skriftligt godkännande (beslut ”per capsulam”), eller skicka ut förslag till beslut som anses godkänt om ingen invänder mot beslutet inom viss tid, har inte ansetts tillåtet utan uttryckligt stöd i kyrkoordningen. (s. 83 f. KsSkr 2019:4)
I kyrkoordningen finns inte några andra undantagsregler från den kollektiva beslutsformen än den ordning som gäller för beslutsfattande på distans via ljud och bild i realtid.
Delegation som ett alternativ
Kyrkoordningen redan erbjuder relativt omfattande delegationsmöjligheter. Det bör därför inte finnas något som hindrar att det lokalt utformas ordningar som medger att förslag till beslut cirkuleras bland ledamöterna, för att därefter formellt tas av någon som fått ett delegerat beslutsmandat. (s. 84)
Konsekvenser vid brott mot bestämmelserna
Om ett beslutande eller verkställande organ inte följer bestämmelserna om beslutsförhet eller beslutsfattande finns en risk att beslutet kan upphävas vid en beslutsprövning enligt bestämmelserna i 57 kap. kyrkoordningen.