Västerås stift har till helt nyligen haft en helt egen it-plattform - kallat VIP. Sedan Karin Spector blev stiftsdirektor för över två år sedan började stiftet att utreda nyttan av att gå med i kyrkans gemensamma it-plattform. Fördelarna övervägde så småningom nackdelarna.
– En anledning var att vi skulle uppgradera servrarna under 2022 och måste då välja om vi skulle köpa in ny utrustning eller gå GIP-vägen. Sedan kom även Kornet in som en stor spelare. Vi kommer inte åt Kornet om vi inte ansluter oss. Känslan av utanförskap blev drivande, när stora delar av verksamheten runt om i landet är med men inte vi, säger Karin Spector.
”Vår digitala arbetsplats hjälper oss att bli en sammanhållen kyrka”
Microsoft 365 med intranätet Kornet kommer med nya samverkanslösningar. De lösningarna har varit extra värdefulla under pandemin och fortsätter att vara det även nu. Med hjälp av Microsoft 365 kan vi bland annat arbeta platsoberoende, från olika enheter, delta på distans och samarbeta i filer.
– Vi valde Microsoft 365 och var sedan trygga i att lösningen skulle fungera för Svenska kyrkan. Detta trots att det fanns en historik och kultur av att våra behov är unika och att vi absolut måste lägga stora belopp och tidsperioder på att anpassa fram en lösning som är unik för oss. Det blev en framgångsfaktor att vi lyckades undvika det. Vår digitala arbetsplats hjälper oss att bli en sammanhållen kyrka, säger Svenska kyrkans it-chef Pelle Djerf, som är glad över den höga anslutningstakten.
Utrullningsprojektets medarbetare har försökt bemöta varje församling, pastorat och stift på det sätt de vill och kan och det gör att vi tillsammans har lyckats lösa uppgiften väl. Konkret har det handlat om att hjälpa användarna att förstå och börja använda de nya verktygen genom e-utbildningar. Men även med hjälp av lathundar och användarregler. Ett ambassadörsnätverk på 900 personer, som får ta del av fördjupningsutbildningar och inspirationsmöten och därmed kan hjälpa sina kollegor, har också ingått i upplägget.
– Verktyg som används dagligen, till skillnad från de som tillgängliggörs tekniskt men blir liggande oanvända, möjliggör nya arbetssätt och skapar verkligt värde synligt för alla. De som tar till sig lösningen blir ambassadörer och förändringsledare för att få med sig de övriga, vilket är mycket kraftfullt, säger Pelle Djerf.
Smidigare kontaktvägar i Teams
Stiftsdirektor Karin Spector ser en stor nytta med Teams. Hon inser att hon saknat chattfunktionen som finns inbyggd i verktyget.
– Att nu bara kunna ringa upp en medarbetare och ta ett videosamtal är så mycket mera värt än att formulera ett mejl och föra konversationen den vägen, säger Karin Spector.
I Västerås stift fungerar installationen av den gemensamma it-plattformen och Microsoft 365 smidigt tack vare två it-tekniker som har järnkoll. De är väl insatta i församlingarnas och pastoratens it-miljö och vad de har för utrustning.
– Vi har sedan länge byggt upp relationerna med församlingarna och pastoraten och har fått goda kontaktvägar, eftersom vi har servat dem med all it och även haft supportfunktionen. Det har vi glädje av nu när vi går över till den digitala arbetsplatsen, säger Erik Mossberg, som är den ena av de två it-teknikerna i Västerås stift.
Från början fick han frågor om varför de skulle gå över till den digitala arbetsplatsen när de har något som fungerar bra. Bättre sätt att samverka är svaret. De flesta tycker att det har blivit bättre med den digitala arbetsplatsen när de väl har vant sig vid den.