Märkning på alla leverantörsfakturor
Fråga alltid din kontaktperson efter fakturamärkning. Denna uppgift ska alltid finnas på fakturan och stå i fältet ”Er referens”. Märkningen används för att rätt personer ska kunna godkänna fakturan för betalning.
Uppgifter som ska finnas på fakturan
- Leverantörens juridiska namn och adress
- Organisations-, momsregistrerings- eller VAT-nummer.
- Bankgiro (eller plusgiro alt bankkonto)
- Kundens juridiska namn = Göteborgs stift (252010-0088)
- Mottagarens fakturaadress
- Aktuell fakturamärkning
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Fakturabelopp
- Momsbelopp i kronor och % per momssats
Notera att vår fakturaadress, se nedan, måste stå på fakturan även när den skickas via e-post.
Betalningsvillkor
Göteborgs stift tillämpar och accepterar 30 dagars betalningsvillkor. Faktureringsavgift, expeditionsavgift och andra liknande avgifter accepteras inte.
Dröjsmålsränta accepteras endast enligt räntelagen det vill säga referensränta +8%.
Inomkyrkliga fakturor
All fakturering från enheter inom Svenska kyrkan sker via KOB.
Faktureringssätt
EDI-fakturor
Vi föredrar att få EDI-fakturor då detta är enklare och säkrare för båda parter. Beroende på hur ni skickar era e-fakturor kan ni behöva ange någon/några av dessa uppgifter i ert system:
VAN-leverantör: Swedbank
E-fakturaadress (även kallad EDI-adress): 2520100088
Peppol-id: 0007:2520100088
PDF-fakturor
PDF-fakturor ska adresseras till följande adress:
Göteborgs stift
Fack 77801736
Box 15018
750 15 Uppsala
Leverantörsfakturor i SEK ska mejlas som ett bifogat dokument till:
77801736@faktura.svenskakyrkan.se
Leverantörsfakturor i utländsk valuta ska mejlas som ett bifogat dokument till:
77801736@invoice.svenskakyrkan.se
Det går också bra att använda sig av filformaten .tif och .jpg
Utformning av e-post
- Fakturaadress måste stå på fakturan även när den skickas via e-post.
- Fakturan måste skickas med som bilaga i mejlet.
- Flera bilagor i ett mejl hanteras förutsatt att bilagorna inte har samma namn. Om de har samma namn kommer endast en av dessa behandlas.
- Endast en faktura per bilaga.
- Är fakturan flersidig måste dessa sidor sammanfogas till en fil innan den bifogas i mejlet.
- Mejlets totala storlek inklusive bilagor får ej överstiga 10 MB.
- Skriven information i mejlet kommer inte att behandlas.
Format på bifogad faktura
Viktigt att följande följs för en korrekt hantering av fakturor i systemet. Om fakturan inte har korrekt format eller filändelse skickas fakturan inte vidare till inskanning och hanteras därför inte.
- Filnamnet får bara innehålla tecknen: a-z, A-Z, 0-9
- Formatkrav på den bifogade filen är följande format: PDF/JPG/TIFF
- Filändelsen måste vara 3-ställd, det vill säga PDF/JPG/TIFF. Både små och stora bokstäver i filändelsen går bra. Filer med andra ändelser som doc och xls kastas.
- PDF-filer skall vara i A4 format.
- PDF-filerna måste vara riktiga PDF-dokument version 1.3 eller högre.
- PDF-filer som innehåller en skannad bild med PDF som ett ”skal” kan inte hanteras.
- PDF-filerna ska vara öppna, utan lösenordsskydd eller på annat sätt låsta.
- Bilder JPG-format ska ha en upplösning på 200 dpi eller mer och får vara max 210x297 mm.
- Bilder i TIFF-format ska vara i TIFF-grupp 4, 1-bits färgdjup, det vill säga; svart-vit, 300 dpi för fakturor. Storleken får vara max 210x297 mm.
Kvittensrutin
- En kvittens skickas till den e-postadress fakturan skickades från om kravet på filformatet uppfylls.
- Kvittensen innebär att fakturan har skickats vidare till skanningsleverantören för inskanning.
- Kvittensen innebär inte att fakturan är godkänd och inskannad av skanningsleverantören.
- Om filformatet inte uppfyller kraven så skickas ingen kvittens och mottagaren meddelas om att en felaktig faktura inkommit. Om filformatet uppfylls men fakturan inte kunde skannas av skanningsleverantören på grund av att någon/några andra av ovanstående krav inte uppfylls kommer mottagaren att meddelas.
