Att ordna sina handlingar inför arkivering innebär att identifiera befintlig ordning bland verksamhetens handlingar eller att skapa en ordning där sådan saknas. Handlingarna ska sedan läggas i aktomslag och arkivboxar som är godkända förvaringsmedel enligt regelverket.
Att förteckna sitt arkiv innebär att föra in information om arkivboxar, inbundna handlingar och digitala system i sin arkivförteckning. Arkivförteckningens syfte är att vara ett instrument för återsökning av handlingar. Grundstrukturen för en arkivförteckning är en förteckningsplan. Den nu gällande förteckningsplanen finns i SvKB 2017:1 och utgör en del av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen. Tidigare har en förteckningsplan som utgår från det allmänna arkivschemat använts, den finns i SvKB 2003:2. Stiftskansliet erbjuder förteckningsarbete utifrån båda förteckningsplanerna.