I VBA gör man inte skillnad på information i verksamheten och information i arkivet. Med arkiv menas därför i fortsättningen en arkivbildares hela informationsmängd, såväl den som finns i pärmar på kontoret och i verksamhetssystemen som den som förvaras på arkivhyllorna.
Här hittar du nationell nivås underlag till Arkivredovisning i Svenska kyrkan.
Regelverk
För att slippa söka och leta efter information om arkiv har vi sammanställt en sida med länkar till olika typer av information, bland annat de regelverk vi behöver förhålla oss till. Läs mer på sidan Arkivhantering samlade länkar.
Förberedelser
För att kunna gå över till VBA behöver beslut fattas och vissa förberedelser göras. Dessa finns listade här i ett så kallat beslutsträd. Det finns också mallar för tjänsteutlåtande och annat underlag till hjälp för planeringen. Texten i mallarna kan anpassas utifrån den egna organisationens förutsättningar.
Tidsplan
Tidsplan för övergången varierar beroende på vilket utgångsläge organisationen har. En tidplan i antal veckor och en tids- och resursplan finns här. Tidplanen avser effektiv tid i mantid och har inte tagit hänsyn till semester, långhelger etc.
Checklista
- Beslut i kyrkorådet om att gå över till verksamhetsbaserad arkivredovisning
- Beslut i kyrkorådet om delegering av beslut i arkivfrågor till kyrkoherden. (Ansvaret kan inte delegeras.)
- Ta fram en arkivredovisning alternativt revidera den befintliga
- Beslut i kyrkorådet alternativt kyrkoherden (om delegerat) att anta dokumenthanteringsplan inklusive lokala gallringsbeslut
- Se över arkivlokalen och ordna så att de avslutade arkivbildarna och den verksamhetsbaserade arkivredovisningen separeras.
- Ta ställning till om personal behöver utbildas i hur inkomna och upprättade handlingar ska hanteras?
För de sista två punkterna kan man vända sig till stiftskansliet för stöd.
Resurser och hjälpmedel
För att kunna genomföra förändringen behöver enheten beakta att det finns resurser och olika hjälpmedel.
- Tid för de olika aktiviteterna
- Personal som kan utföra de uppgifter som behöver göras
- Utbildning i arkivfrågor
- Arkivförteckningssystem – digitalt eller analogt (Excel, Klara, EssArch med flera)
- Arkivförvaringsmaterial, till exempel aktomslag, arkivboxar och etiketter
E-arkiv
Elektroniska handlingar ska arkiveras i Svenska kyrkans gemensamma e-arkiv som förvaltas av kyrkostyrelsen. Arkivbildaren äger och har ansvar för de handlingar som den har levererat till e-arkivet. Dessa kan senare överlåtas till kyrkostyrelsen för slutarkivering.
E-arkivet ESSArch finns i drift i Svenska kyrkan och fylls på med handlingar som finns i Public 360⁰. Än så länge finns handlingar från den nationella nivån i e-arkivet. När ytterligare testning av funktionalitet och säkerhet har genomförts kommer handlingar från övriga användare i Public 360⁰ att arkiveras i e-arkivet. Planen är att även GAS Flex och GAS ekonomi ska anslutas.
E-arkivet ersätter inte ett fysiskt arkiv utan ska ses som ett komplement.