Det finns flera villkor som måste uppfyllas för att kunna beviljas KAE. De nationella villkoren reglerar det övergripande arbetet med den kyrkoantikvariska ersättningen och gäller hela Svenska Kyrkan. Göteborgs stift fastställer egna allmänna villkor kopplade till varje ramårsbeslut. Utöver dessa kan även särskilda villkor fastställs för enskilda åtgärder som beviljas KAE.
Villkoren ska vara uppfyllda för att KAE ska kunna beviljas och utbetalas.
Nationella villkor
Villkor för den kyrkoantikvariska ersättningen har tagits fram av Svenska kyrkan för att reglera användningen av den kyrkoantikvariska ersättningen. Villkoren är kyrkostyrelsens styrmedel för ersättningen och är obligatorisk för Svenska kyrkan. Villkor för kyrkoantikvarisk ersättning version 2.0 är fastställda av kyrkostyrelsen 2019-06-10.
Som stöd i det praktiska arbetet med ersättningen finns Handbok för arbetet med kyrkoantikvarisk ersättning där villkoren för kyrkoantikvarisk ersättning kommenteras och exemplifieras. Handboken uppdateras regelbundet för att spegla aktuella frågor och praxis när det gäller ersättningens fördelning, användning och redovisning.
Allmänna villkor Göteborgs stift
Till varje ramårsbeslut fastställer Göteborgs stift allmänna villkor för åtgärder som beviljas ersättning. De allmänna villkoren gäller samtliga beviljade åtgärder för respektive ramår. Villkoren utgår ifrån de nationella men har utökats och förtydligats inom vissa områden. Vid varje ramårsbeslut finns villkoren som en bilaga till beslutsprotokollet.
Särskilda villkor Göteborgs stift
Till varje ramårsbeslut kan särskilda villkor ges till enskilda åtgärder. Villkoret är specifikt för just den åtgärden. Det kan till exempel vara specialkrav på revisorsintyg eller att stiftets godkännande ska inhämtas innan åtgärden påbörjas. De särskilda villkoren framgår av beslutet och kan ses i IT-stödet för KAE i Public 360.