Inkommande mejl innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar mejl till oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom Halmstads församling. De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är de som du anger i ditt mejl. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, mejladress, telefonnummer och befattning. Om meddelandet gäller bokning av en kyrklig handling eller anmälan till en verksamhet kan det också vara födelsedata och/eller personnummer. Om du nämner ditt medlemskap i Svenska kyrkan innebär detta att vi även behandlar uppgifter om din religiösa åskådning.
Den lagliga grunden för denna behandling är en utförd intresseavvägning, där vi har gjort bedömningen att vårt (och ditt) intresse av att mejlet hanteras och besvaras väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du en rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer vi att radera alla meddelanden innehållande dina personuppgifter, såvida vi inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden.
Efter att kommunikationen/ärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt mejl, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med tillämplig arkivlagstiftning.
Om du nämner någon annan person i ett mejl till oss behandlas även sådana personuppgifter med stöd av en intresseavvägning, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.