Svenska kyrkan är Sveriges största medlemsorganisation och hanterar många personuppgifter. Det är viktigt, av både lagliga och etiska skäl, att Svenska kyrkan och Hjärnarp-Tåstarps församling anpassar sig till och följer de krav som förordningen ställer.
Hjärnarp-Tåstarps församling är personuppgiftsansvarig och ska se till att du som medlem, deltagare i våra verksamheter, ideell medarbetare, anhörig, förtroendevald eller anställd tryggt kan anförtro dina uppgifter till oss i vetskap om att vi behandlar dem med respekt och i enlighet med gällande lagar och förordningar.
GRUND FÖR BEHANDLING
Dataskyddsförordningen anger sex lagliga grunder för behandling: Samtycke, Avtal, Rättslig förpliktelse, Skydd av grundläggande intresse, Allmänt intresse, Intresseavvägning.
De grunder som vi som regel använder är: Avtal - när det gäller ingångna avtal ex. med de anställda, Intresseavvägning – i fall där vi behöver personuppgifter för att kunna driva vår verksamhet, Samtycke – när vi behöver tillstånd att ex. publicera fotografier. Rättslig förpliktelse och Allmänt intresse är grunder vi använder när vi hanterar begravningsärenden.
När vi hävdar Samtycke som laglig grund vi ber den enskilde om direkt underskrift. Enligt förordningen behöver vi vara tydliga, så den som ger sitt samtycke förstår exakt vad den samtycker till. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke, det påverkar dock inte den behandling som gjorts fram till dess.
ÄNDAMÅL
Hjärnarp-Tåstarps församling samlar in personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för det ändamål de är avsedda för.
Ändamålet/syftet med att vi samlar in personuppgifter bestäms för varje ny behandling. Exempel på ändamål kan vara att vi behöver uppgifter om våra anställda för att kunna betala ut lön, uppgifter om medlemskap för att kunna genomföra en vigsel, att vi vill publicera text och bild för att berätta om vår verksamhet på sociala medier eller att vi behöver uppgifter om anhöriga för att kunna förrätta begravning och föra gravbok.
VARIFRÅN DINA PERSONUPPGIFTER HÄMTAS
Utöver uppgifter som du själv lämnar till oss kan vi komma att samla in personuppgifter från offentliga personregister i syfte att säkerställa att vi har rätt uppgifter till dig om vi behöver kontakta dig i ett särskilt ärende. I vissa fall kan vi även få information om dig från andra personer, t.ex. om du nämns i ett sådant ärende. Vad gäller behandling rörande begravning kan vi få personuppgifter från begravningsbyrå eller närstående till den avlidne.
MEDLEM I SVENSKA KYRKAN
Om du är medlem i Svenska Kyrkan behandlar vi vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet mellan oss – det involverar att ta ut avgifter, skicka ut relevant information m.m. De uppgifter som behandlas om dig är namn, personnummer, adress och ibland telefonnummer och e-postadress.
Om du begär utträde ur Svenska kyrkan raderas dina uppgifter ur kyrkobokföringen (vårt medlemsregister) senast tre månader därefter. Anmälningar och bevis om in- och utträden ur Svenska kyrkan bevaras dock för historiska arkivändamål enligt Lagen om Svenska kyrkan.
Om du som medlem får barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos oss så att vi kan skicka ut en inbjudan till dop. I ett sådant fall registreras även din egen civilstatus. Tackar du nej till dop raderas dessa uppgifter efter fyra månader. Uppgifterna behandlas med stöd av 19 kap. 8 § i Kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader.
Till medlemmar i årskurs 8 skickar vi ut inbjudan till konfirmation. Den lagliga grunden för denna behandling är Intresseavvägning där vårt behov av att informera våra medlemmar om möjligheten att konfirmera sig anses väga tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen.
Vi skickar varje år in uppgifter om de som är medlemmar i Svenska Kyrkan till Skatteverket enligt 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund.
Inför kyrkliga val hanterar vi dina personuppgifter för att du ska kunna rösta i valet. Detta gör vi med stöd av 38 kap. kyrkoordningen.
Eftersom dop krävs för medlemskap i Svenska kyrkan innebär behandlingen av dina personuppgifter att vi indirekt behandlar uppgifter om din religiösa övertygelse. Vi gör detta i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du är medlem. Vi lämnar inte ut uppgifter om ditt medlemskap till någon extern part utan ditt samtycke, om det inte krävs enligt lag.
DOP OCH VIGSEL
När ni bokar ett dop eller en vigsel hos oss, behandlar vi de personuppgifter ni angett för att ta hand om er bokning. Enligt Dataskyddsförordningen behöver vi alltid en laglig grund för att få behandla personuppgifter. I detta fall är grunden avtal och berättigat intresse (för föräldrarnas uppgifter vid dop).
Av historiska skäl sparar vi vissa av personuppgifterna, inklusive namn på eventuella dopfaddrar, i den så kallade dopboken respektive vigselboken för all framtid. Vid barndop skickar vi också ibland inbjudningar till vår verksamhet under barnets tolv första levnadsår. Däremot lämnar vi inte ut några uppgifter till utomstående, om det inte krävs enligt lag.
Har ni bokat en vigsel, skickar prästen vigselintyget, som ni lämnat, till Skatteverket efter vigseln (Äktenskapsbalken kap. 4 §§ 5, 7 och 8).
Med ert tillstånd, nämner vi den nydöptes respektive vigselparets namn i förbönen vid en gudstjänst i våra kyrkor en söndag i nära anslutning till dopet eller vigseln. Namnet på den som har döpts kan också finnas med på ett dopäpple eller dopdroppe i ett dopträd i någon av våra kyrkor, upp till ett år efteråt.
FADDER
Genom ditt fadderåtagande vid dop kommer ditt namn att föras in i en så kallad dopbok, där det även framgår vem du är fadder till. Registreringen görs med stöd av vårt, ditt och den döpte/vårdnadshavarnas berättigade intresse av att ange dig som fadder. Dopboken sparas för alltid med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.
DELTAGARE I VERKSAMHET
Vill du eller ditt barn vara med i våra verksamheter registrerar vi uppgifter om dig/ditt barn för att kunna genomföra aktuell verksamhet. Grunden för detta är Intresseavvägning eller Avtal. Personuppgifter vi registrerar vid anmälan, i tillämpliga fall, är namn, adress, telefon, e-post, personnummer.
Vi kan behöva uppgift om allergier eller andra hälsorelaterade uppgifter för ex. lägervistelse. Enligt förordningen är det känsliga uppgifter som vi måste behandla med extra säkerhet. Det är endast personal som berörs som har tillgång till sådana uppgifter.
Vi kan även behöva Samtycke – att du specifikt ger din tillåtelse till att vi publicerar fotografier av dig på våra olika kanaler, ex. sociala medier. När vi ber om ditt samtycke, sker det skriftligt med tydlig information om vad du samtycker till. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke, det påverkar dock inte den behandling som gjorts fram till dess.
Om du inte kan/vill anmäla dig via våra vanliga kanaler, ex. webben, ber vi dig kontakta oss direkt. Gärna den församling/kyrka där verksamheten du vill vara med på är.
BILD OCH FILM
Svenska kyrkan Hjärnarp-Tåstarp tar ibland fotografier eller spelar in filmer vid olika tillfällen i vår verksamhet. Vårt syfte med detta är att dokumentera verksamheten och bevara bild- och filmmaterialet för arkivändamål och framtida forskning. Våra fotografier och filmer är sökbara på person endast om du gett tillåtelse till det.
När det gäller film och fotografering tar vi in separata, skriftliga samtycken för detta. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke, kontakta oss om så är fallet. Den användning som gjorts av bilderna innan samtycket tas tillbaka påverkas inte av att samtycket dras tillbaka. Du har rätt att få tillgång till bilder vi har på dig och även kräva att de raderas.
Om publicering sker med journalistiskt ändamål, i vårt nyhetsbrev eller på vår webbplats, svenskakyrkan.se/hjarnarp-tastarp, vilka innehar utgivningsbevis, krävs inget samtycke. Detta regleras i Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen. Dock eftersträvar vi alltid att ha ett godkännande av enskild för publicering.
Hjärnarp-Tåstarps församling omfattas av en inomkyrklig offentlighetsprincip som innebär att vi kan vara skyldiga att lämna ut uppgifter till allmänheten. Läs mera i stycket ”Hantering av allmänna och egna handlingar”.
NÄR DU SÖKER ARBETE HOS OSS
Hjärnarp-Tåstarps församling använder ibland ett rekryteringsverktyg i syfte att göra det enkelt för dig att ansöka om anställning och för oss att hantera din ansökan. Den lagliga grunden är vårt intresse att ta emot och hantera din ansökan och ditt intresse att kunna söka arbete hos oss.
De uppgifter du lämnar i din ansökan (ex. namn, kontaktuppgifter, CV, bilagor till ansökan) behandlas i aktuellt rekryteringsärende eller intresseanmälan. Informationen lagras i Sverige och är tillgänglig för HR enheten samt övrig personal som deltar i aktuell rekrytering. Om externt företag assisterar i en rekrytering, kan de också delges uppgifter nödvändiga för uppdraget. Kräver anställningen medlemskap i Svenska kyrkan, behandlar vi uppgift om medlemskap med stöd av Kyrkoordningen 34 kap. 7§, samt med stöd av ett undantag i lag som tillåter att vi behandlar information om ditt medlemskap inom ramen för Svenska kyrkans verksamhet och organisation. Vi lämnar inte ut information om ditt medlemskap till någon extern part utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
Svenska kyrkan tillämpar offentlighetsprincipen, vilket innebär att en handling är offentlig om inte annat följer av en sekretessprövning. Delge endast information som är relevant för den aktuella befattningen. Har du skyddad identitet, ta kontakt med kontaktpersonen som anges i annonsen. I stycket ”Hantering av allmänna och egna handlingar” finns en utförligare beskrivning av hur vi hanterar våra handlingar.
Din ansökan sparas i två år efter avslutad rekryteringsprocess. Om du anställs sparas din ansökan under din anställningstid och därefter för historiska arkivändamål enligt Lagen om Svenska kyrkan.
Referenspersoners personuppgifter
Om du angivits som referens av en sökande, behandlar vi dina personuppgifter i den personens anställningsärende. De uppgifter vi behandlar om dig är de som den sökande lämnat, namn, funktion och någon form av kontaktuppgift. Vi utför behandlingen på basis av vårt berättigade intresse att utreda den sökandes lämplighet för positionen ifråga. Du kan invända mot behandlingen genom att kontakta oss på via e-post, adress längst ner på denna sida. Om den sökande ej anställs och inte överklagar beslutet, sparas dina uppgifter i två år. Om den sökande anställs sparas dina uppgifter i ansökningshandlingarna under anställningstiden och därefter för historiska arkivändamål enligt Lagen om Svenska kyrkan.
ANSÖKAN OM EKONOMISKT STÖD
När du ansöker om ekonomiskt stöd hos oss, behandlar vi de personuppgifter som du lämnat till oss för att kunna hantera och ta ett beslut angående din ansökan. Den lagliga grunden för denna behandling är att den är nödvändig för att kunna vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås. Personuppgifter vi behandlar är namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, bankkonto, uppgift om ekonomiska- och familjeförhållanden.
Om din ansökan beviljas är den lagliga grunden för fortsatt behandling av dina personuppgifter ett avtal om bidrag som vi lämnar till dig.
När vi beslutat om vilka som beviljats bidrag, meddelar vi alla som ansökt om de beviljats bidrag eller inte. Din ansökan sparas i två år enligt Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB 2019:2 11 kap. § 1). För dig som beviljats bidrag lämnas uppgift om namn och kontonummer till vår ekonomiavdelning för administration av utbetalningen. Vid revision kan underlag till ekonomiska transaktioner undersökas. Revisorerna har tystnadsplikt. I övrigt lämnar vi inte ut några uppgifter till tredje part.
Om din ansökan beviljas och en utbetalning görs kommer uppgifter om utbetalningen att sparas i 7 år med stöd av bokföringslagen (SFS 1999:1078) och Svenska kyrkans bestämmelser.
OM DU BOKAR EN AV VÅRA LOKALER
Bokar du en lokal i Hjärnarp-Tåstarps församling som privatperson behandlar vi dina personuppgifter för att administrera lokalbokningen och kontakta dig vid behov. Den lagliga grunden för behandlingen är avtalet vi ingår vid bokningen.
Om du representerar en annan kyrklig enhet eller annan organisation behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt och din organisations berättigade intresse av att kunna ingå och uppfylla avtal om lokalbokning.
När du bokar får du uppge namn, e-postadress, telefonnummer, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Vid utlämnande av nyckel till lokalen, i förekommande fall, skriver personen som hämtar nyckeln på en kvittens där hens namn, adress, ,mobilnummer, datum för utlämnande och nyckelns nummer/ID framgår. Om bokningen är avgiftsbelagd, ber vi om personnummer om du som privatperson är fakturamottagare.
I de fall vi anlitar extern systemleverantör för att administrera din bokning, kan leverantören komma att behandla personuppgifterna du lämnar till oss. Då säkerställer vi att dina personuppgifter hanteras säkert genom att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören.
Vi kan komma att diarieföra (registrera) handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan. Mer information om detta finns i stycket ”Hantering av allmänna och egna handlingar”.
Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet gentemot dig. Uppgifter kring betalningen av hyran sparas i 7 år efter räkenskapsårets slut med stöd av bokföringslagen (SFS 1999:1078).
Upp till rubriker.
OM DU BETALAR MED SWISH HOS OSS
Vi är anslutna till Swish för att kunna hantera och underlätta vissa betalningar. Om du betalar med Swish hos oss går betalningen genom Swish och din bank innan pengarna sätts in på vårt konto. Banken är ansvarig för den behandling av personuppgifter de utför i och med transaktionen medan vi är ansvariga för den behandling vi utför efter att ha tagit emot din betalning.
Vi behandlar ditt telefonnummer och eventuellt meddelande du skrivit in när du betalat. Detta gör vi för att uppfylla en rättslig förpliktelse i bokföringslagen (SFS 1999:1078) att spara bokföringsunderlag och i vissa fall även för att kunna uppfylla ett avtal om betalning mellan oss.
Uppgifter om betalningen sparas i 7 år efter räkenskapsårets slut med stöd av bokföringslagen (SFS 1999:1078).
BEGRAVNINGSVERKSAMHETEN
Hjärnarp och Tåstarps kyrkogårdar är en del av Svenska kyrkan Hjärnarp-Tåstarp. Vi anordnar och håller begravningsplatser, för avlidna som var medlemmar i Svenska kyrkan.
De lagliga grunderna för vår behandling är rättslig förpliktelse, ett allmänt intresse eller myndighetsutövning. Om ärendet kräver att vi behandlar känsliga personuppgifter, sker detta med den rättsliga grunden allmänt intresse. De lagar som ligger till grund för vårt uppdrag är Begravningslag (1990:1144), Förvaltningslag (2017:900), Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Behandlar vi uppgifter som hör till Svenska kyrkan är den lagliga grunden Avtal eller Intresseavvägning.
Alla handlingar som berör begravningsverksamheten är allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen. I stycket ”Hantering av allmänna och egna handlingar” kan du läsa vad som gäller begravningsverksamhetens handlingar.
Svenska kyrkans handlingar som begravningsverksamheten hanterar, såsom handlingar kring gravskötsel, är offentliga enligt Lagen om Svenska kyrkan. I stycket ”Hantering av allmänna och egna handlingar” kan du läsa vad som gäller för dessa handlingar.
Dina uppgifter sparas enligt arkivlagen (1990:782) och tillhörande föreskrifter, såsom Riksarkivets föreskrifter. Uppgifter som berör Svenska kyrkans handlingar sparas enligt Lagen om Svenska kyrkan (1998:1591) och tillhörande föreskrifter.
Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte dessa i denna text.
Om du är gravrättsinnehavare
Är du gravrättsinnehavare behandlar vi vanligtvis personnummer, kontaktuppgifter till dig, betalningsinformation samt släktskap/anknytning till person som gravrätten kan överföras till eller från.
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att föra gravbok enligt begravningslagen. Gravboken innehåller personuppgifter om den eller de som gravplatsen har upplåtits eller överlåtits till. En gravrätt får endast överlåtas till någon som har släktskap eller nära anknytning till gravrättsinnehavaren eller den som är gravsatt på gravplatsen, varför information om släktskap eller anknytning i vissa fall är nödvändig för att kunna föra gravbok.
Vem eller vilka som är gravrättsinnehavare anmäls till begravningsverksamheten senast sex månader efter dödsfallet. Vanligtvis får vi dina uppgifter från begravningsbyrån men kan även få dem från dig direkt, via myndighet eller via annan församling. Gravrätten upplåts oftast en viss tid och kan förlängas mot betalning. Det är gravrättsinnehavaren som ansvarar för att en gravplats med full gravrätt (kist- eller urngravplats) sköts.
En gravrättsinnehavare får förse gravplatsen med en gravanordning, ex gravsten. Innan en gravanordning sätts upp ska begravningsverksamheten pröva om den kan tillåtas. Personuppgifter behandlas för gravrättsinnehavare eller dess ombud som intygar montering av gravanordning. Vi kan behöva kontakta en gravrättsinnehavare för att påminna om att vårda graven eller om en grav vanvårdas.
Begäran om flytt av gravsatt stoft
När en begäran om flytt av gravsatt stoft inkommer behandlar vi personuppgifter om närmast anförvanter, vanligtvis namn, personnummer, kontaktuppgifter och personliga förhållanden. Känsliga personuppgifter kan förekomma om de nämns i ärendet. Begravningsverksamheten inom Hjärnarp-Tåstarps församling prövar tillstånd att flytta stoft eller aska. Tillstånd får endast ges om det finns särskilda skäl enligt begravningslagen, varför prövning av tillstånd sker som ett led i Myndighetsutövning.
Känsliga personuppgifter behandlas med stöd av ett undantag i lag som gör det möjligt att behandla känsliga uppgifter inom Svenska kyrkan, så länge det sker inom organisationen och tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas. Sker behandlingen digitalt används behörighetsstyrning för åtkomst, dokument är åtkomliga endast för behörig personal.
Utlämnande av aska
Om du hämtar ut aska efter en avliden person behandlar vi dina personuppgifter. Det är namn, uppgifter i ID-handling, underskrift och vilken persons aska det gäller. Behandlingen sker inom ramen för Myndighetsövning. Utlämning sker enligt 5 kap. 14-15 §§ begravningslagen. Ett askkvitto skrivs på av den som hämtar askan. Kvittot bevaras i 10 år, övriga handlingar bevaras.
Medlingsärenden angående gravsättning
Svenska kyrkan har enligt begravningslagen till uppgift att medla mellan enskilda när de inte kan enas om kremering eller om gravsättning. I syfte att få kännedom om parterna som är oeniga samt för att genomföra medling behandlar begravningsverksamheten i Hjärnarp-Tåstarps församling personuppgifter. Det är uppgifter om närmast anförvanter, vanligtvis namn, personnummer, kontaktuppgifter och uppgifter som parterna anför (kan innefatta personliga förhållanden och känsliga uppgifter). Detta görs som ett led i Myndighetsutövning.
Om parterna enas, ska begravningsverksamheten fastställa deras överenskommelse. Om enighet inte kan uppnås, ska man istället med eget yttrande hänskjuta tvisten till länsstyrelsen. Länsstyrelsen prövar vem som ska bestämma om kremering eller gravsättning.
Länsstyrelsen ska i sin prövning särskilt beakta önskemål som den avlidne kan ha haft. Hänsyn ska också tas till parternas personliga förhållande till den avlidne, främst sammanlevnad, släktskap eller annan nära anknytning. Vid medling försöker begravningsverksamheten därför utreda dessa förhållanden och parterna ges möjlighet att framföra sina ståndpunkter med anledning av detta. Begravningsverksamheten har en skyldighet att diarieföra de handlingar som inkommer i ärendet. För det fall upplysningar lämnas muntligen ska de antecknas i enlighet med förvaltningslagen.
Känsliga personuppgifter behandlas med stöd av ett undantag i lag som gör det möjligt att behandla känsliga uppgifter inom Svenska kyrkan, så länge det sker inom organisationen och tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas. Sker behandlingen digitalt används behörighetsstyrning för åtkomst, dokument är åtkomliga endast för behörig personal.
Motparten i ärendet kan komma att få del av personuppgifterna i ärendet. Begravningsverksamheten är också skyldig att skicka meddelande till Skatteverket om tvist föreligger rörande kremering eller gravsättning. Om intyg om kremering eller gravsättning redan utfärdats när tvist uppstått ska uppgifter även skickas till förvaltare av begravningsplatser och innehavare av krematorier.
BEGRAVNINGSGUDSTJÄNST OCH GRAVSKÖTSEL
Begravningsgudstjänst, gravsättning
När du bokar en begravningsgudstjänst enligt Svenska kyrkans ordning eller begravningsceremoni i annan ordning hos oss behandlar vi kontaktuppgifter som rör dig. Syftet är att vi ska kunna administrera gudstjänsten/ceremonin och den lagliga grunden är Avtal.
Efter gravsättningen, som ett led i vår myndighetsutövning enligt begravningslagen, skickar vi Intyg om gravsättning till Skatteverket.
Efter begravningsgudstjänst enligt Svenska kyrkans ordning sparar vi dina kontaktuppgifter i upp till ett år för att kunna skicka dig en inbjudan till minnesgudstjänst vid Allhelgona. Vi har ibland också sorgegrupper som du kan inbjudas att delta i. Grunden för dessa behandlingar är berättigat intresse, då vi bedömer att du är intresserad av inbjudan vid Allhelgona/deltagande i sorgegrupp. Kontakta oss om så inte är fallet.
Vanligtvis får vi dina uppgifter via begravningsbyrån men kan också få dem direkt från dig eller via annan församling. De uppgifter vi behandlar är normalt namn, kontaktuppgifter, din relation till den avlidne samt betalningsinformation som rör dig.
Dina uppgifter sparas enligt tillämpliga lagar och föreskrifter, såsom begravningslagen. Vissa uppgifter sparas för historiska ändamål i ministerialbok.
Gravskötsel
Gravrättsinnehavaren ansvarar för att en gravplats med full gravrätt (kist- eller urngravplats) sköts. Vi erbjuder avtal om gravskötsel. Vill du ingå ett gravskötselavtal med oss behandlar vi kontaktuppgifter och betalningsinformation som rör dig. Vi behandlar dina uppgifter i syfte att administrera avtalet. Den lagliga grunden för behandlingen är Avtal.
Skötselavtalet och dina personuppgifter bevaras under avtalets giltighetstid och en period om sju år efter räkenskapsårets utgång enligt bokföringslagen (SFS 1999:1078).
KOMMUNIKATION VIA E-POST OCH ÄRENDEN
Om du skickar e-post till oss behandlar vi dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom pastoratet. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning. Grunden för behandlingen är vårt (och ditt) berättigade intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras.
Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer vi att radera alla meddelanden innehållande dina personuppgifter, såvida vi inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden.
UTSKICK NYHETSBREV, MM
När du anmäler att du vill ta del av vårt digitala nyhetsbrev fyller du i din e-postadress. Den sparas i ett system för att vi ska kunna skicka nyhetsbrevet till dig. Den lagliga grunden för vår behandling är Intresseavvägning eftersom du anmält intresse av att ta emot information om vår verksamhet.
Vi kan komma att skicka information till särskilda grupper, t.ex. deltagare i våra verksamheter eller andra personer som vi har anledning att anta är intresserade av utskick från oss. Dina kontaktuppgifter har då hämtats från det sammanhang där du varit i kontakt med oss eller från vårt medlemsregister. Vårt utskick sker på basis av vårt berättigade intresse att nå personer inom den grupp du tillhör. Kontakta oss om du inte önskar få utskick från oss.
För att administrera ovanstående utskick anlitar vi, i förekommande fall, tredje part. I sådant fall säkerställer vi alltid att den tredje parten uppfyller dataskyddsförordningen krav.
Om du avbryter din digitala prenumeration sparas dina uppgifter i en spärrlista för att undvika utskick till dig i framtiden.
NÄR DU KOMMUNICERAR MED OSS PÅ SOCIALA MEDIER
Vi är aktiva på sociala medier såsom Facebook, Instagram och Snapchat. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor samtycker du till att vi behandlar de personuppgifter du publicerar. Vi behandlar uppgifterna i syfte att kunna informera och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att kommentera, ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst där du publicerat dem, behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och i undantagsfall radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat.
Genom att publicera innehåll på våra publika sidor, lämnar du även de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Uppsala pastorat har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter. Det regleras helt av deras villkor för respektive tjänst.
Ibland marknadsför vi även våra inlägg på sociala medier. När vi gör det kan vi med hjälp av den berörda tjänsten välja att exempelvis rikta oss till personer i vissa åldrar eller inom ett visst geografiskt område. Vi får inte tillgång till några uppgifter om specifika personer.
HANTERING AV ALLMÄNNA OCH EGNA HANDLINGAR
Svenska kyrkans handlingar är offentliga. De är uppdelade i två kategorier: handlingar som förvaras på uppdrag av det allmänna (sådana som överlämnats i enlighet med lag eller som hör till kyrkans begravningsverksamhet eller kulturminnesvård) och egna handlingar som inkommit till eller upprättats hos Svenska kyrkan efter den 1 januari 2000.
Allmänheten kan vända sig till oss med begäran om att få ut någon av ovanstående handlingar.
För att uppfylla lagens krav att hålla våra arkiv ordnade, diarieför (registrerar) vi alla handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. För allmänna handlingar gör vi detta med stöd av 5 kap. 1–2 §§ och 2 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen. För Svenska kyrkans egna handlingar sker registreringen med stöd av 12 § 2 st. lagen om Svenska kyrkan.
Innan en handling lämnas ut ska en sekretessprövning göras, för att bedöma om hela eller delar av handlingen kan lämnas ut. I och med denna sekretessprövning behandlar vi de personuppgifter som finns i handlingen genom att läsa, analysera och eventuellt stryka vissa eller alla personuppgifter.
Svenska kyrkans egna handlingar sekretess prövas med stöd av 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan. Själva utlämnandet av Svenska kyrkans handlingar sker på basis av ett allmänt intresse, med stöd i 11 § lagen om Svenska kyrkan. Personuppgifter i en handling som begärts ut kommer att behandlas för sekretessprövning och utlämnande under den tid som ärendet om utlämnande pågår. Handlingen återgår därefter till att lagras som en del av vårt arkiv. Om ett nytt ärende om utlämnande inkommer påbörjas en ny behandling.
Sekretessprövning och utlämnande av allmänna handlingar inom begravningsverksamheten eller rörande den kyrkoantikvariska ersättningen, omfattas vanligtvis inte av dataskyddsförordningen, eftersom sådan hantering regleras av Tryckfrihetsförordningen och därmed faller under undantaget i 1 kap. 7 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Om du begär ut en stor mängd handlingar som innehåller känsliga personuppgifter kan begäran dock komma att avslås med hänsyn till dataskyddsförordningens regler om när och hur känsliga personuppgifter får behandlas. Detta på grund av en ändring i Tryckfrihetsförordningen 1 kap. 13 §, som gäller fr.o.m. januari 2019
MOTTAGARE
Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till allmänheten enligt stycket ”Hantering av allmänna och egna handlingar” ovan, till leverantörer av IT-system, konsulter, revisor, myndigheter om det krävs enligt lag, begravningsombud, banker, andra enheter inom Svenska kyrkan där det anses nödvändigt eller offentliga personregister; ifall vi automatiskt kontrollerar dina lämnade uppgifter mot offentliga register. I de fall vi anlitar underleverantörer säkerställer vi alltid att det finns ett särskilt personuppgiftsbiträdesavtal på plats för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt.
BEHANDLINGEN
Vår behandling ska vara öppen, korrekt och laglig. Vi ska endast behandla och lagra personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla verksamhetens fastställda behov av behandlingen eller om det krävs enligt lag eller förordning. Vi ska tillhandahålla information till berörda personer om behandlingen. Vi ska tillse att enskild person är informerad om sina rättigheter enligt förordningen. Personuppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande för behandlingens ändamål. De ska uppdateras vid behov.
Upp till rubriker.
SÅ LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER
Hjärnarp-Tåstarps församling behandlar dina personuppgifter under tiden som vi har ett behov av uppgifterna för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Kyrkostyrelsen har beslutat om vad som gäller för bevarande av Svenska kyrkans egna handlingar. Församlingen följer dessa bestämmelser. Om det inte finns några särskilda bestämmelser bevaras handlingarna.
Handlingar som hör till kyrkans begravningsverksamhet eller kulturminnesvård sparas enligt arkivlagen (1990:782) och tillhörande föreskrifter, såsom Riksarkivets föreskrifter.
DINA RÄTTIGHETER
Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem. Du behöver legitimera dig eller om du begär uppgifterna via annan kanal, skickar vi dem till din folkbokföringsadress.
Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare.
Du har rätt att, av skäl som hänför sig till din specifika situation, invända mot den behandling av personuppgifter som vi utför som ett led i myndighetsutövning eller på basis av en intresseavvägning/ett berättigat intresse. Om du invänder får vi inte längre behandla personuppgifterna för det berörda ändamålet om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Du kan också begära att vi raderar dina personuppgifter, men om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås.
Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
DATASKYDDSOMBUD
Vårt dataskyddsombud är Petra Oddson. Se kontaktuppgifter nedan.
PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Personuppgiftsansvarig är Hjärnarp-Tåstarps församling, org.nr. 252002-7752.
Vid frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till Hjärnarp-Tåstarps församling via e-post.
Ytterligare information om Dataskyddförordningen hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.
