Dokumentet är framtaget för att informera dig som är anställd eller arvodist i Hjo pastorat om hanteringen av dina personuppgifter. Genom detta dokument vill vi vara tydliga med vår hantering av personuppgifter och visa att hanteringen är förenlig med dataskyddsförordningen.
Anställd
Följande personuppgifter är insamlade:
• Namn
• Personnummer
• Adress
• Telefonnummer (arbetstelefon)
• E-postadress (arbetsmail)
• Funktion
• Lön
• Namn och telefonnummer till nära anhörig
Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att kunna uppfylla skyldigheterna enligt anställningsavtal och lag samt främja en god relation mellan anställda på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att anställningsavtal ska kunna ingås och fullgöras.
Enligt anställningsavtalet är du skyldig att tillhandahålla ovanstående uppgifter. Tillhandahåller du inte personuppgifterna kan du inte bli anställd hos oss. Under vissa omständigheter kan vi be dig om kompletterande personuppgifter för att uppfylla lagar och krav.
Timanställd/arvodist
öljande personuppgifter har samlats in:
• Namn
• Personnummer
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Funktion
• Lön/arvode
• Namn och telefonnummer till nära anhörig. (avser timanställd)
Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt anställningsavtal och lag samt främja en god relation mellan anställda och övriga på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att anställningsavtal ska kunna ingås och fullgöras.
Enligt anställningsavtalet är du skyldig att tillhandahålla ovanstående uppgifter. Tillhandahåller du inte personuppgifterna kan du inte bli anställd hos oss. Under vissa omständigheter kan vi be dig om kompletterande personuppgifter för att uppfylla lagar och krav.
Dina rättigheter
Dina uppgifter skyddas genom att efterfölja interna rutiner samt regler som uppställs i lag. Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att du kan bevisa din identitet. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare. Om du vill begära utdrag av de personuppgifter vi lagrar om dig, hör av dig till expeditionen.
Du har även rätt att begära rättelse, komplettering eller radering av personuppgifter som vi behandlar om dig. Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Datainspektionen.
Utdrag av personuppgifter
För att begära utdrag av de personuppgifter som hanteras om dig, vänligen ta kontakt med Hjo pastorats expedition, Regeringsgatan 14 i Hjo. Har du frågor kan du kontakta expeditionen på telefon 0503-323 80 eller via e-post hjo.pastorat(a)svenskakyrkan.se.
Dataskyddsombud
Hjo pastorats dataskyddsombud är Erika Malmberg. Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter, hör av dig till henne:
072-549 64 34, dataskyddsombud@intechrity.se
Vanliga frågor och svar
Vad är personuppgifter?
All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.
Vad är behandling av uppgifter?
Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.
Var är personuppgifter insamlade från?
Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.
I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.
Varför är det nödvändigt att behandla mina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som pastorat i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.
Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.
Vem får tillgång till mina personuppgifter?
Hjo pastorat är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.
Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan nås av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Hjo pastorat, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.
För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.
Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.
Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i HRM Flex. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.
Uppdatering av dokument
Detta dokument kan uppdateras när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Senaste uppdatering: 14 november 2019.
Prata med oss:
Telefon: 0503-323 80
E-post: hjo.pastorat(a)svenskakyrkan.se
Besök: Regeringsgatan 14 i Hjo