Personuppgiftsbehandling

Information om vår personuppgiftsbehandling

Som medlem i Svenska kyrkan är du en del av en församling. Svenska kyrkan och dess församlingar erbjuder bland annat dop, konfirmationer, vigslar och begravningar, och firar gudstjänster. Kyrkan ordnar också aktiviteter som ungdomsgrupper, pensionärsträffar, läger och språkcaféer. För att vi ska kunna erbjuda det här till våra medlemmar måste vi behandla vissa personuppgifter.

Information om personuppgiftsbehandling avseende…

MEDLEMSKAP

Som medlem i Svenska kyrkan hanterar vi ditt namn, personnummer, adress, civilstånd. Uppgifterna hämtas från folkbokföringen. Detta gör vi för att kunna hantera medlemskapet och för att kunna kommunicera med dig samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas så länge du är medlem och tre månader därefter.

DOP

När du bokar dop kommer vi att hantera personnummer, namn och adress till dopkandidaten samt, om dopkandidaten är minderårig, även vårdnadshavarnas personnummer, namn, adress, civilstånd, telefonnummer och e-postadress samt uppgift om eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan. Uppgifterna hämtas dels från den som bokar dopet, dels från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra dopet, kunna kommunicera i samband med dopet och i framtiden samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas på obestämd tid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser (SvKB 2017:1). 
(PDF.fil öppnas i nytt fönster).

KONFIRMATION

Om du vill konfirmera dig hanterar vi ditt personnummer, namn, adress, uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan, uppgifter om specialkost och eventuella sjukdomar samt gruppfotografi. Uppgifterna hämtas från konfirmanden själv och från medlemsregistret. Om du är under 13 år måste vårdnadshavare samtycka till behandlingen av dina personuppgifter. Personuppgifterna används för att kunna genomföra konfirmationen och för att kunna kommunicera med dig samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Vi hanterar också namn och telefonnummer till en anhörig för att kunna kommunicera. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna om specialkost och sjukdom raderas efter konfirmationens slut, resterande uppgifter sparas på obestämd tid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser. Dina uppgifter kan komma att hanteras av ett så kallat personuppgiftsbiträde som hjälper oss med tjänsten. Detta personuppgiftsbiträde kommer då endast att behandla uppgifterna i enlighet med de syften som dina personuppgifter samlats in för och inte spridas vidare.

Om du är gymnasiekonfirmand hanteras dina personuppgifter av Luleå domkyrkoförsamling. Lär mer här om hur de hanterar dina personuppgifter.

VIGSEL

Par som vill gifta sig behöver uppge bådas personnummer, namn, adress, uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan och minst en persons telefonnummer och eventuellt e-postadress. Uppgifterna hämtas dels från den som bokar vigseln, dels från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra vigseln och för att kunna kommunicera i samband med detta samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas på obestämd tid enligt Svenska kyrkans arkivbestämmelser.

BEGRAVNING

Vid begravning hanterar vi en anhörigs personnummer, namn, adress, telefonnummer och uppgift om medlemskap i Svenska kyrkan. Personuppgifterna kommer från den som bokar begravningen, vilket i de flesta fall är en begravningsbyrå, samt från folkbokföringen. Personuppgifterna används för att kunna genomföra begravningen och för att kunna kommunicera i samband med detta, samt för att uppfylla de lagar och regler som styr vår verksamhet. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas på obestämd tid enligt Arkivlagen.

GRAVRÄTTSINNEHAVARE

För den som är gravrättsinnehavare hanterar vi namn, personnummer, adress och eventuellt telefonnummer. Personuppgifterna hämtas direkt från gravrättsinnehavaren samt från folkbokföringen. Uppgifterna införs i gravbok/gravregister för att vi ska kunna uppfylla begravningslagen och utgör underlag för erbjudande om förnyelse av gravrätt och för övrig kommunikation med gravrättsinnehavare.

Behandlingen sker på grund av rättslig förpliktelse (begravningslagen) och kommer enbart att användas inom begravningsverksamheten. Uppgifterna sparas på obestämd tid enligt arkivlagen.

GRAVSKÖTSEL

När man tecknar ett gravskötselavtal hanterar vi kundens namn, personnummer och adress. Personuppgifterna hämtas direkt från kunden samt från folkbokföringen. Uppgifterna används för att vi ska kunna uppfylla vår del av avtalet och för att kunna kommunicera med kunden. Den rättsliga grunden är avtal. Uppgifterna sparas ett år efter att avtalet upphört och raderas sedan.

VOLONTÄR

En person som ställer upp som volontär ingår ett avtal med församlingen. Vi hanterar volontärens personnummer, namn, adress, telefonnummer. Uppgifterna kommer från volontären. Detta gör vi för att veta vilka personer som innehar volontäruppdrag och för att kunna kommunicera med dem. Den rättsliga grunden är avtal. Uppgifterna sparas så länge volontären innehar uppdraget och sparas därefter för arkivändamål.

ARBETSSÖKANDE

Om du söker arbete hos oss hanterar vi de personuppgifter som du har uppgett i din ansökan. Detta gör vi för att kunna behandla din ansökan och för att kunna kommunicera med dig. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas i två år efter avslutad rekrytering för att vi ska kunna uppfylla arbetsrättslig lagstiftning, tillexempel diskrimineringslagen.

DELTAGARE I VÅRA VERKSAMHETER

Vi erbjuder många olika verksamheter, exempelvis körer, barn- och ungdomsverksamhet och sorgegrupper. I de fall vi behöver hanterar vi personuppgifter och då främst namn och telefonnummer, för att kunna kommunicera med deltagarna. Den rättsliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas så länge de behövs och raderas sedan.

Sociala medier

Hortlax församling har en Instagramsida och en Facebooksida. Om du följer eller bli medlem i någon av dessa grupper hanterar vi ditt namn. Att följa en religiös organisation kan även indirekt säga något om din trosuppfattning, vilket betraktas som en extra skyddsvärd personuppgift.

Om du som användare gör kommentarer eller inlägg i våra sociala kanaler kommer det du publicerar att överföras utanför EU, eftersom Facebook har servrar i USA. Församlingen har ingen kontroll över detta, men vi har ett delat personuppgiftsansvar med Facebook. 

USA:s lagstiftning uppfyller inte alla de krav gällande hantering av personuppgifter som ställs inom EU, vilket kan innebära vissa risker för dina personuppgifter. Exempelvis kan brottsbekämpande myndigheter i USA komma att få tillgång till personuppgifter från Facebook. Sådana myndigheter är främst intresserade av uppgifter som kan leda till att terrorism förhindras. Facebook har åtagit sig genom sina villkor att så långt möjligt skydda personuppgifterna på det sätt som krävs inom EU, men måste lämna över uppgifter till brottsbekämpande myndigheter i USA om de får en sådan begäran. Det kan vara svårt eller omöjligt för dig att hävda dina rättigheter, t.ex. rätten till radering, gällande eventuella personuppgifter som de brottsbekämpande myndigheterna har fått tillgång till. 

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

Svenska kyrkans handlingar och begravningsverksamhetens handlingar är offentliga enligt Kyrkoordningen kapitel 53 respektive Offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär att var och en har rätt att ta del av alla handlingar som inte skyddas av sekretess. De offentliga handlingarna ska arkiveras enligt särskilda regler. Läs mer om Svenska kyrkans Offentlighetsprincip. 

DINA RÄTTIGHETER 

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att du kan visa din identitet. Du kan även begära rättelse, flytt och i vissa fall begränsning av behandlingen eller radering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Om du har gett ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter kan du när som helst ta tillbaka till samtycke. Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt kan du lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Läs mer om hur Svenska kyrkan behandlar personuppgifter på nationell nivå.

Kontakt

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Ansvarig för personuppgifterna är Hortlax församling,
org.nr 252002-5558, Hortlaxvägen 30, 944 32 Hortlax.
Om du har frågor om församlingens personuppgiftsbehandling
är du välkommen att kontakta Marie Josefsson, 0911-787 84.

DATASKYDDSOMBUD

Hortlax församlings dataskyddsombud:

Gabriella Blombäck
gabriella.blomback@agio.se
070-356 46 81