Du som är medlem, anställd, förtroendevald eller ideell medarbetare har gett Kalmar pastorat ett förtroende att hantera dina personuppgifter. Även du som varit i kontakt med Svenska kyrkan i andra ärenden kan ha uppgifter lagrade i våra system. Du kanske är kontaktperson vid en begravning, är målsman för en minderårig medlem eller har anförtrott oss uppgifter om dig i ett e-postmeddelande.
För att du ska veta att dina personuppgifter hanteras på ett tryggt och säkert sätt vill vi informera om vilka personuppgifter vi hanterar, varför, samt hur länge vi hanterar dem.
Personuppgiftsbehandlingen regleras av EU:s dataskyddsförordning, GDPR (General Data Protection Regulation).
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR SVENSKA KYRKAN?
För medlemmar behandlar Svenska kyrkan bland annat namn, kontaktuppgifter, personnummer, civilstånd, tillhörighetsuppgifter, medlemstyp, folkbokföringsdatum, diarienummer för hindersprövning, löpnummer och blankettnummer gällande kyrkliga handlingar.
För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlar vi exempelvis uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, civilstånd, tillhörighetsuppgifter och kyrkouppgifter.
I samband med begravning behandlar vi relationspersonens namn, personnummer och information om vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna.
Svenska kyrkan kan även komma att behandla dina personuppgifter om du är en närstående till en anställd eller en förtroendevald. Vi behandlar i sådana fall namn, personnummer, kontaktuppgifter och information om vilken relation du har med den anställde eller förtroendevalde.
Vilka personuppgifter behandlar Kalmar pastorat?
Utöver ovanstående uppgifter kan det finnas ytterligare personuppgifter om du är aktiv i en av pastoratets församlingar, exempelvis deltar i en kör eller gruppverksamhet. Dessa uppgifter kan vara, i vilken verksamhet du är delaktig, eventuell allergi eller annan information som är relevant för den verksamhet eller aktivitet i vilken du deltar.
Kalmar pastorat har en bildbank med bilder från verksamheten. Innan bilderna används hämtas samtycke in från den eller de personer vars identitet kan utläsas av bilden.
VARFÖR BEHANDLAR SVENSKA KYRKAN DINA PERSONUPPGIFTER?
För medlemmar behandlas personuppgifter för att Svenska kyrkan ska:
Kunna administrera medlemskapet och ta ut kyrkoavgiften.
Kunna kommunicera med dig som är medlem för att du till exempel ska kunna delta i kyrkliga val.
Planera, administrera och utföra konfirmation, dop och vigslar.
För dig som kanske inte är medlem, kan personuppgifter ändå behandlas om:
Du är vårdnadshavare till en omyndig medlem och Svenska kyrkan behöver kunna kommunicera med dig och medlemmen, till exempel om vad församlingen erbjuder för verksamhet.
Du är relationsperson vid en begravning. Svenska kyrkan behandlar dina personuppgifter för att kunna anordna begravningen. Vi sparar även uppgifter om vilka som är relationspersoner till personer i Svenska kyrkans begravningsbok och kontaktpersoner till dödsbo för den administration som utförs efter begravningen.
Du är närstående till en anställd och förtroendevald. Då behandlas dina uppgifter för att Svenska kyrkan ska ha en kontaktperson om något oförutsett inträffar.
Varför behandlar Kalmar pastorat dina uppgifter?
Utöver ovanstående anledningar kan det finnas ytterligare skäl till att Kalmar pastorat behandlar uppgifter om dig. Till exempel om du är aktiv i en av pastoratets församlingar, du kanske deltar i en kör eller gruppverksamhet, eller deltar i en utflykt eller kurs. Då kan vi behöva behandla personuppgifter för att administrera ditt deltagande eller för att tillgodose dina intressen.
Om du på digital väg har tagit kontakt med Kalmar pastorat, till exempel via vårt rekryteringssystem eller via e-post, behandlas dina uppgifter för att vi ska kunna hantera det ärende i vilket du sökt kontakt med oss.
Kalmar pastorat har en bildbank med bilder från verksamheten. Dessa bilder kan komma att användas för att sprida information om den verksamhet som bedrivs i församlingarna och för att kommunicera Svenska kyrkans budskap. Innan bilderna används hämtas samtycke in från den eller de personer vars identitet kan utläsas av bilden.
LAGLIG GRUND
I de flesta fall behandlar Svenska kyrkan dina uppgifter på grund av rättslig förpliktelsesom hänför sig till Lagen om Svenska kyrkan, 1998:1591; Lagen om avgift till registrerat trossamfund 1999:291 samt Lagen om trossamfund 1998:1593.
I vissa fall baserar vi våra behandlingar på berättigat intresse, såsom när det gäller dop och andra kyrkliga handlingar.
När det gäller bildmaterial från verksamheten baserar Kalmar pastorat i första hand behandlingen på samtycke från den som förekommer på bilden. Visst bildmaterial kan behandlas i allmänt intresse.
LAGRINGSTID
Svenska kyrkan behandlar dina personuppgifter under tiden du är medlem. I vissa fall fortsätter vi att behandla dina uppgifter även efter att du har upphört att vara medlem. Till exempel behandlas:
Utträdda medlemmar under tre månader efter utträdet.
Avregistrerade under tre månader efter avregistreringen.
Temporärt lagrade under sex veckor från det att informationen inhämtades.
Avlidna medlemmar under två år efter dödsdagen.
Barn som är antecknade i avvaktan på dop i fyra månader,
Svenska kyrkan är även skyldig att registrera och arkivera handlingar, vilket innebär att vi i vissa fall vidarebehandlar dina personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.
Lagringstid i Kalmar pastorat
Utöver ovanstående kan Kalmar pastorat vid vissa omständigheter lagra personuppgifter som behandlats inom pastoratets verksamhet. Det kan till exempel vara personuppgifter som behandlats vid ett anställningsförfarande eller korrespondens via e-post. Vi behandlar dina personuppgifter under tiden som vi har ett behov av uppgifterna för att uppfylla ändamålet med behandlingen.
I och med anpassningen till GDPR ser Kalmar pastorat över interna rutiner för personuppgifter som behandlas inom verksamheten.
Kalmar pastorat har en bildbank med bilder från verksamheten där det även förekommer bilder med personuppgifter. Det pågår ett arbete med att rensa och gallra samt inhämta samtycke från de personer som förekommer på bilderna.
MOTTAGARE
Personnummer och tillhörighetsuppgifter lämnas ut till Skatteverket, som i enlighet med 16 § lagen (1998:1593) om trossamfund, hjälper Svenska kyrkan med bestämmande, debitering och redovisning av avgifter från medlemmar samt med att ta in avgifterna.
Personuppgifter kan kommas att lämnas ut i enlighet med Svenska kyrkans offentlighetsprincip, vilken framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.
Uppgifterna behandlas även av IT-leverantörer och kan vidare komma att överföras till Svenska kyrkans utlandsförsamlingar varav några ligger i tredje land.
Mottagare som tar emot uppgifter från Kalmar pastorat
Utöver ovanstående mottagare lämnar Kalmar pastorat relevanta uppgifter till bank, försäkringsbolag, studieförbundet Sensus samt systemleverantörer.
VARIFRÅN KOMMER UPPGIFTERNA?
Inför kyrkliga handlingar hämtas personnummer direkt från den registrerade eller dess vårdnadshavare. I övrigt hämtas dina kontaktuppgifter från folkbokföringen.
Varifrån kommer uppgifterna i Kalmar pastorat?
Utöver uppgifter i folkbokföringen hämtas personuppgifter direkt från den registrerade eller dess vårdnadshavare.
Dina rättigheter
RÄTT TILL TILLGÅNG
Du har alltid rätt att få veta ifall personuppgifter som rör dig håller på att behandlas. Om behandling pågår ska du få tillgång till personuppgifterna, tillsammans med information om bland annat ändamål med behandlingen, vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, om personuppgifterna överförs till en extern mottagare samt hur länge Svenska kyrkan planerar att behandla dina personuppgifter.
RÄTT TILL RÄTTELSE AV PERSONUPPGIFTER
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som rör dig, rättade utan onödigt dröjsmål. I vissa fall kan du även ha rätt att komplettera personuppgifter som du anser vara ofullständiga.
RÄTT TILL RADERING
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade. Denna rättighet gäller bland annat när dina personuppgifter inte längre än nödvändiga för de ändamål som uppgifterna behandlats för. När du återkallat ditt samtycke till behandlingen och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen samt när du invänder mot behandlingen och det inte finns något berättigat skäl för behandlingen, som väger tyngre.
RÄTT TILL BEGRÄNSNING AV BEHANDLINGEN
Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, exempelvis i följande fall:
Under perioden du bestrider personuppgifternas korrekthet.
Om behandlingen är olaglig men du önskar att behandlingen begränsas istället för att uppgifterna raderas.
Om Svenska kyrkan inte längre behöver uppgifterna, men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra eller försvara rättsliga anspråk.
Om du invänt mot behandling och väntar på en kontroll av om Svenska kyrkans berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.
Om behandlingen av dina personuppgifter begränsas kommer vi enbart att lagra dina personuppgifter, ifall du inte har samtyckt till annat.
RÄTT ATT FLYTTA PERSONUPPGIFTER (DATAPORTABILITET)
Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig eller som du tillhandahållit oss. Vi kommer att lämna ut personuppgifterna i ett strukturerat format och du kan sedan överföra uppgifterna till en annan organisation om du så önskar.
Denna rätt har du bara om du samtyckt till behandlingen av dina personuppgifter eller om behandlingen baserar sig på ett avtal med Svenska kyrkan.
Om behandlingen uppfyller kraven på så kallad dataportabilitet kan vi även överföra personuppgifterna direkt till den mottagare som du vill överlämna uppgifterna till.
RÄTT ATT GÖRA INVÄNDNINGAR
Svenska kyrkan behandlar ibland personuppgifter på den lagliga grunden berättigat intresse. Du har rätt att när som helst, av skäl som rör din specifika situation, göra invändningar mot behandlingar av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse.
Om vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring har du alltid rätt att invända mot behandlingen. Vi kommer då att upphöra med att behandla dina personuppgifter för just direktmarknadsföringssyften.
RÄTT ATT DRA TILLBAKA SAMTYCKE
Om du har samtyckt till att Svenska kyrkan får behandla dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vi kan komma att fortsätta behandla uppgifterna i enlighet med det ursprungliga samtycket, men vi kommer inte att uppdatera eller komplettera uppgifterna.
Kontaktuppgifter
Kalmar pastorat/Svenska kyrkan i Kalmar
Södra Vallgatan 25
392 31 Kalmar
Växel: 0480-42 14 00
Personuppgiftsansvarig: Svenska kyrkan, Växjö pastorat org. nr. 252003-8635
Dataskyddsombud för Kalmar pastorat: Tom Angeling, tel 0470-77 38 18.
vaxjostift.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se
FRÅGOR ELLER BEGÄRAN OM REGISTERUTDRAG
Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas av Kalmar pastorat skickar du e-post till kalmar.pastorat@svenskakyrkan.se
Om du vill ha ett registerutdrag från Kalmar pastorat fyller du i blanketten "Begäran om registerutdrag" som du kan ladda hem här. Observera att din begäran måste lämnas in personligen till Kalmar pastorats kansli eller en av våra församlingsexpeditioner. Giltig legitimation måste kunna uppvisas.
Om du inte skulle vara nöjd med hur Svenska kyrkan hanterat din begäran, har du alltid rätt att framföra klagomål till Datainspektionen.
Läs mer- Svenska kyrkans nationella hemsida: