En nomineringsgrupp kan registrera flera personer som kan arbeta med information om gruppen och dess kandidatlistor i Gkand. Alla grupper måste ha ett ombud. Ombudet har behörighet att arbeta med gruppens alla kandidatlistor oavsett vilket valområde de hör till. Gruppens ombud registreras av stift eller valkansli.
Till sin hjälp kan ett ombud utse företrädare och kontaktpersoner vid behov. Om gruppen är registrerad på kyrkomötesnivå kan ombudet utse en eller flera företrädare för varje stift som gruppen önskar ställa upp i. Ombudet och företrädarna kan också utse en eller flera kontaktpersoner för de pastorat och församlingar som gruppen önskar ställa upp i.
Är gruppen registrerad på stiftsnivå så kan en eller flera kontaktpersoner utses per pastorat eller församling.
Ett ombud kan också utse en ersättare till sin hjälp.
Vad ombudet kan göra
Ombudet representerar nomineringsgruppen och får registrera gruppbeteckning, anmäla kandidater, utse nytt ombud, ny ersättare, företrädare och kontaktpersoner. Ombudet får också beställa valsedlar för samtliga val.
Ombudets ersättare har samma behörighet som ombudet. Dock kan ersättaren inte begära att nomineringsgruppen ska upphöra.
Företrädarna får utse kontaktpersoner för en församling eller pastorat samt anmäla kandidater och beställa valsedlar för val till stiftsfullmäktige eller kyrkofullmäktige inom sitt stift.
Kontaktpersonerna får anmäla kandidater och beställa valsedlar för val till kyrkofullmäktige inom den församling eller det pastorat uppdraget gäller.
Hur många ombud som kan utses
En nomineringsgrupp måste alltid ha ett utsett ombud. Om ombudet avgår måste ett nytt anmälas, annars upphör registreringen av gruppen att gälla. Om en nomineringsgrupp inte lämnat något besked senast tre veckor efter det att gruppen fick begäran att utse ett nytt ombud upphör gruppbeteckningen att gälla.
Gruppen får också utse en ersättare för ombudet. Ett ombud får utse en eller flera företrädare för gruppen i ett stift. Nomineringsgruppen får också utse en kontaktperson för gruppen i en församling eller ett pastorat. Uppdraget som ombud fortsätter till dess att nytt ombud utses. Företrädare och kontaktpersoner väljs däremot på nytt inför varje val.
Att byta ombud eller ersättare
Använd blanketten Anmälan om nytt ombud/ersättare (blankett 6) för att registrera ett nytt ombud eller en ny ersättare för en nomineringsgrupp. Blanketten finns också på inloggningssidan till Grupp- och kandidatsystemet. Skicka blanketten till kyrkostyrelsen för grupper som är registrerade för val till kyrkomötet och till stiftsstyrelsen för grupper som är registrerade till övriga val.
När församling eller pastorat upphör
Vad händer med en nomineringsgrupp som är registrerad på en församling eller ett pastorat som upphör i samband med en indelningsändring?
En registrerad gruppbeteckning upphör att gälla om det inte ska ske något val till den församling eller det pastorat som gruppbeteckningen anger. Det innebär att om en grupp registrerats för val till en församling eller ett pastorat som berörs av en indelningsändring behöver gruppen registrera sig på nytt, och då till den nya enheten som bildas. Detta hänger ihop med bestämmelsen i kyrkoordningen (38:22). En nomineringsgrupp som registrerats för val till stiftsfullmäktige ska alltid innehålla stiftets namn och en grupp som registrerats för kyrkofullmäktigevalet ska alltid innehålla församlingens eller pastoratets namn.