Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Om du anmält dig till en kurs eller församlingsresa som Ludvika församling anordnar har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta.
Vi behöver behandla dina personuppgifter på följande grunder:
- För att administrera allting kring kursen/resan, t.ex. för att veta hur många som kommer att delta och huruvida någon specialkost behöver förberedas i de fall där mat serveras vid kurstillfället. Behandlingen utförs för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå när du anmäler dig. Om du inte anger de personuppgifter som är nödvändiga för detta syfte kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats.
- Om en kurs, konferens eller resa inkluderar övernattning så kan vi komma att lämna över deltagarlista med namn till hotellet eller kursgården där övernattningen ska ske. Behandlingen utförs för att uppfylla avtalet med dig.
- Eftersom vi serverar fika, lunch eller dylikt på våra utbildningar/resor finns även ett frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter samtycker du till att vi behandlar dem. I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan uppgifterna om dina allergier komma att lämnas ut till den parten om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer etc.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter vi behandlar i normalfallet är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, faktureringsuppgifter och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Om du anger att du är allergisk mot något kan vi komma att behandla de hälsouppgifterna.
I vissa fall tar vi betalt för våra kurser, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare. Personnummer behandlas även för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Fakturaunderlag sparas av oss i 7 år i enlighet med Svenska kyrkans bestämmelser och bokföringslagen. Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part direkt efter arrangemanget. Kontaktuppgifter gallras efter att arrangemanget ägt rum.
Vilka andra tar del av dina personuppgifter?
I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan vissa av dina personuppgifter komma att delas med den parten. Så kan till exempel vara fallet om en kurs eller konferens inkluderar övernattning. Vi kan även komma att lämna ut uppgifter om allergier till sådana parter om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer etc.
För att kunna uppfylla ändamålen med vår personuppgiftsbehandling, dvs. att kunna administrera och tillhandahålla dig de här tjänsterna, behöver vi i förekommande fall anlita systemleverantörer. Det innebär att systemleverantörerna kan komma att behandla de personuppgifter du lämnar till oss. Systemleverantörerna behandlar personuppgifterna på uppdrag av oss och får endast utföra behandlingen i enlighet med våra uttryckliga instruktioner och lag, vilket innebär att de inte får använda uppgifterna för egna ändamål.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
När vi erbjuder en studiecirkel, kurs eller annat arrangemang samarbetar vi vanligtvis med Sensus studieförbund. Vi och Sensus kommer vara tydliga med att vi samarbetar innan du anmäler intresse till en sådan verksamhet. Om du anmäler intresse kommer vissa av dina personuppgifter, såsom namn, personnummer, e-postadress, enhet samt i vissa fall även uppgifter om specialkost, att skickas till Sensus i syfte att de ska kunna uppfylla sin del av samarbetet. Sensus och Ludvika församling ansvarar alltid självständigt för den behandling av personuppgifter vi utför inom ramen för våra respektive verksamheter. Ludvika församling ansvarar för den behandling vi utför för att kunna uppfylla våra skyldigheter gentemot dig som medlem, medan Sensus ansvarar för den behandling av personuppgifter som krävs för att kunna tillhandahålla studiecirklar, kurser och andra arrangemang i egenskap av studieförbund i enlighet med Folkbildningsrådets kriterier. Vid frågor om hur dina personuppgifter behandlas av Sensus ska du i första hand vända dig till dem på e-postadressen dataskydd@sensus.se. Om du är osäker kan du dock alltid kontakta Ludvika församling så hjälper vi dig att komma rätt.
Vi kan även komma att samarbeta med andra parter för att arrangera kurser eller liknande, exempelvis andra församlingar, pastorat eller stift inom Svenska kyrkan, folkhögskolor, föreningar eller konferensgårdar. Information om sådant samarbete och vem du kan vända dig till för frågor framgår i så fall i anslutning till övrig information om aktuellt arrangemang.