Behandling av personuppgifter i begravningsverksamheten

Arkivering och kyrkobokföring

Efter begravningen skriver prästen på en begravningsblankett. Om den som avlidit haft en make/make, står även dennas personuppgifter där. Församlingen arkiverar blanketten i 5 år, om den är fullständigt ifylld. Om den är ofullständigt ifylld (eller utfärdad av annat samfund eller utlandskyrka) säger reglerna att vi ska bevara den även efter det.

Informationen sparas också i Kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå Kyrkokansliet ansvarar för. Läs mer om hur och varför personuppgifter behandlas i Kyrkobokföringen på Svenska kyrkans nationella sida.

Personuppgifterna sparas för medlemsadministration och för framtida forskningsbehov, enligt Lag (1998:1591) om Svenska kyrkan §12.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifterna gallras efter 18 månader, med undantag för begravningsblanketten samt uppgifterna i kyrkobokföringen (se ovan). En del präster sparar även en kopia på begravningsblanketten, som hjälp för minnet i det fortsatta arbetet.

När en begravning bokas får församlingen personuppgifter om den avlidnas närmast anhöriga. Vi behöver uppgifterna för att kunna administrera och genomföra begravningen. 

Församlingen använder också närmast anhörigas personuppgifter till att bjuda in till exempelvis en gudstjänst där den avlidnas namn läses upp, minnesgudstjänst i samband med kommande Allhelgonahelg samt ibland även i en samtalsgrupp om sorg.

Personuppgifter som behandlas

I vissa fall gör du en framställan till oss i frågor som rör begravningsverk­samheten och som församlingen måste ta ställning till. Församlingen har enligt förvaltningslagen en skyldighet att ta reda på vem du är och kontaktupp­gifter till dig. Om du inte anger dina personuppgifter kan församlingen inte pröva din framställan.
Församlingen har också en skyldighet att utreda ärendet och registrera de handlingar som har betydelse i ärendet. De personuppgifter som du har uppgivit till oss kan komma att framgå av beslutet. I vissa fall förekommer så kallade känsliga personuppgifter.

Handlingar som förekommer i begravningsverksamheten är allmänna handlingar och dina personuppgifter kan komma att behandlas och lämnas ut till allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen.

Ändamål och laglig grund för behandlingen

Ändamålet med behandlingen är att fullgöra församlingens förpliktelser enligt lag och utföra uppgifter inom ramen för församlingens skyldighet att bedriva begravningsverksamhet.

De lagliga grunderna för behandlingen sker med stöd av begravnings­lagen, förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Församlingen behandlar personuppgifter med stöd av en rättslig förpliktelse, med stöd av ett allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Känsliga personuppgifter behandlas för att ärendet ska kunna handläggas. Den rättsliga grunden för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktigt allmänt intresse

Personuppgifter som behandlas

I vissa fall begär du att en begravningsceremoni ska hållas. Det kan också vara så att du vill ingå ett gravskötselavtal med församlingen. I sådana fall behandlar församlingen kontaktuppgifter och betalningsinformation som rör dig. Om du inte anger dina personuppgifter kan församlingen inte pröva din begäran eller ingå ett avtal. Handlingar som förekommer inom Svenska kyrkan är offentliga enligt handlingsoffentligheten för Svenska kyrkans handlingar. Dina personuppgifter kan komma att behandlas och lämnas ut till allmänheten med stöd av handlingsoffentligheten för Svenska kyrkans handlingar.

Ändamål och laglig grund för behandlingen 

Den lagliga grunden för behandling är att församlingen behandlar person­uppgifter med stöd av ett avtal med dig.

Behandlingen som sker med anledning av handlingsoffentligheten för Svenska kyrkans egna handlingar sker för att fullgöra en rättslig förpliktelse som församlingen har, alternativt med stöd av ett allmänt intresse.

Personuppgifter som behandlas

Församlingen använder namn och adress till alla nya gravrättsinnehavare för att skicka information om vilka gravskötseltjänster som går att beställa. I många fall vill gravrättsinnehavarna ingå ett gravskötselavtal med pastoratet.

Ändamål och laglig grund för behandlingen

Den lagliga grunden för behandling är allmänt intresse där pastoratet bedömer att gravrättsinnehavarna som enligt lag är skyldiga att hålla graven i ordnat och värdigt skick har intresse av att få veta vilka skötseltjänster de kan köpa.

- inom begravningsverksamheten
- vid begravningsceremoni och gravskötselavtal
- inom serviceverksamhet för gravskötsel

4.1 Mottagare av personuppgifter

Församlingen kan komma att dela dina personuppgifter med följande:

• Allmänheten. Eftersom församlingen har en skyldighet att lämna ut handlingar kan mottagare från allmänheten bli mottagare av information om personuppgifter om de inte är skyddade av sekretess.
• It-företag. It-företag hanterar nödvändig drift och support för att pastoratet ska kunna uppfylla våra skyldigheter gentemot dig. IT-företaget är personuppgiftsbiträde och får endast behandla personuppgifter efter instruktion från oss.
• Andra församlingar. Ibland är flera församlingar ansvariga i en begravning. I sådana fall kan personuppgifter komma att mottas av en annan församling inom Svenska kyrkan som blir mottagare av personuppgifter. Om den som avlidit var skriven i en annan församling, kommer denna församling också kunna ta del av den anhörigas personuppgifter. Därmed har de möjlighet att bjuda in till särskilda minnestillfällen där den avlidnas namn kommer att nämnas, samt eventuellt till samtalsgrupper om sorg.
• Offentliga personregister. I vissa fall kontrolleras personuppgifter som du lämnar automatiserat mot offentliga register som blir mottagare av dina personuppgifter.
• Myndigheter och begravningsombud. Myndigheter och utsett begravningsombud kan komma att få del av personuppgifter om dig om det krävs enligt lag. Ett begravningsombud övervakar församlingens verksamhet för att granska hur pastoratet tar till vara de personers intressen som inte tillhör Svenska kyrkan.
• Motpart. Om församlingen anser att en motpart ska få yttra sig i ett ärende efter framställan från dig, får motparten del av dina personuppgifter.
• Rådgivare. Församlingen tar i vissa frågor hjälp av rådgivare för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lag. Personuppgifter ges endast ut om det är nödvändigt för att fullgöra uppdraget. Rådgivare i frågor som rör begravningsverksamheten är bl.a. kyrkokansliet inom Svenska kyrkan, men pastoratet kan också komma att använda sig av andra ombud.
• Revisor och bank. Den revisor som anlitats av församlingen kan komma att få del av personuppgifter om dig. Om du tillhandahåller betalning kan även vår bank få del av dina personuppgifter.
• Mottagare vid beslut om begravningsgudstjänst. Beslut om hållande av begravningsgudstjänst fattas av kyrkoherden. Beslutet får överklagas hos stiftets domkapitel, som då blir mottagare av person­uppgifter. Domkapitlet är ett inomkyrkligt organ som har tillsyn och kan besluta i frågor som rör församlingens beslut om begravnings­gudstjänster.  
• Personuppgifter sparas även i kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå Kyrkokansliet tillsammans med församlingen ansvarar för. Om någon begär ut handlingar med personuppgifter enligt den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, kan vi vara skyldiga att lämna ut dem.

4.2 Hur länge sparas personuppgifterna?

Församlingen behandlar dina personuppgifter under tiden som församlingen har ett behov av uppgifterna för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Det finns i vissa fall särskilda bestämmelser för hur länge handlingar enligt begravningslagen ska behållas. Det finns också bestämmelser för hur länge handlingar ska behållas enligt kyrkostyrelsens beslut som gäller Svenska kyrkans egna handlingar.

Församlingen behåller de allmänna handlingarna där dina personuppgifter förekommer så länge det behövs för att organisationen ska uppfylla dessa skyldigheter. Om det inte finns några särskilda bestämmelser bevaras handlingarna.

4.3 Dina rättigheter

• Du har rätt att få information om huruvida dina personuppgifter behandlas och om så sker få tillgång till dessa tillsammans med viss ytterligare information.
• Du har även rätt att få dina personuppgifter rättade om felaktiga personuppgifter om dig behandlas. I vissa fall kan du även begära att komplettera personuppgifter som du anser är ofullständiga.
• Du har även i vissa fall rätt till radering av personuppgifter. När dina personuppgifter behövs för att pastoratet ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller personuppgifterna framgår av en handling som omfattas av offentlighet har pastoratet ingen möjlighet att radera uppgifterna.
• Om församlingen behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.
• Du har i vissa fall, till exempel om du har begärt att personuppgifterna ska rättas, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.
• När församlingen behandlar personuppgifter inom ramen för myndighetsutövning har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om församlingen inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna kommer pastoratet upphöra med behandlingen.

4.4 Undantag till kostnadsfri information och åtgärder

Församlingen kan komma att ta ut en avgift eller vägra tillmötesgå en begäran från dig om att få tillgång till och information om vilka personuppgifter som behandlas, eller en begäran från dig om att en åtgärd ska vidtas, om begäran eller åtgärden är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva karaktär.

4.5 Varifrån dina personuppgifter hämtas

I vissa fall får församlingen information om dig från en annan person, t.ex. gravrättsinnehavaren eller en person som begär medling.

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kan församlingen också komma att samla in personuppgifter från offentliga personregister. Dessa kontaktuppgifter samlas in för att vara säkra på att församlingen har rätt uppgifter till dig när församlingen ska kontakta dig i frågor som rör ditt ärende hos oss.