En manlig präst och två kvinnor sitter vid ett bord med varsin dator och samtalar. — Foto: Alex Giacomini /Ikon

Integritetsskyddspolicy

I vår integritetsskyddspolicy informerar vi om hur Norra Ölands pastorat behandlar personuppgifter om dem som på olika sätt kommer i kontakt med oss och som vi registrerar personuppgifter om.

Pastoratet styrs av kyrkorådet, som också är ytterst ansvarig för pastoratets personuppgiftsbehandling. Pastoratets verksamhet leds av kyrkoherden.

Det är viktigt för oss att våra medlemmar och andra som kommer i kontakt med oss är medvetna om vilka personuppgifter vi samlar in och hur vi behandlar dessa. Pastoratet är personuppgiftsansvariga för personuppgifter som framkommer i flera verksamheter. För att ge en överskådlig bild listas ett utdrag av verksamheter nedan där personuppgifter är centrala i processen:

i olika kontakter och möten med församlingen, till exempel när kyrkliga handlingar genomförs (dop, konfirmation, vigsel och begravningsgudstjänster).
i diakonverksamhet och annan social verksamhet
i olika grupper (till exempel i barn- och ungdomsverksamhet och körer)
vid evenemang (till exempel konserter)
när pastoratet förvaltar sina egendomar och fonder
vid rekrytering av medarbetare

I vår integritetsskyddspolicy beskriver vi hur Norra Ölands pastorat (härefter benämnd ”Norra Ölands pastorat” eller ”vi”), behandlar dina personuppgifter. Genom denna integritetsskyddspolicy lämnar vi också information om reglerna i EU:s dataskyddförordning och vår efterlevnad av regelverket.

GDPR

Hur organisationer får behandla personuppgifter regleras av EU:s dataskyddsförordning, GDPR (General Data Protection Regulation). Förordningen syftar till att stärka skyddet för den enskilda individen vid behandling av personuppgifter.

Inom Svenska kyrkan är respektive pastorat och församling personuppgiftsansvarig för sin behandling av personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med gällande lagstiftning. Är du intresserad av hur organisationen Svenska kyrkan (nationell nivå) behandlar dina personuppgifter, dvs inte ett enskilt pastorat eller församling hänvisar vi till Svenska kyrkan på nationell nivå.

Vilka personuppgifter behandlar Norra Ölands pastorat

För medlemmar inom svenska kyrkan behandlar pastoratet till exempel namn, kontaktuppgifter
(t.ex. namn, postadress, telefonnummer och e-postadress), personnummer, civilstånd, hälsoinformation, tillhörighetsuppgifter, medlemstyp, löpnummer och blankettnummer gällande kyrkliga handlingar. För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlar vi exempelvis uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, civilstånd, tillhörighetsuppgifter och kyrkouppgifter.

I samband med begravning behandlar vi relationspersonens namn, personnummer, kontaktuppgifter och information om vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna. Svenska kyrkan kan även komma att behandla dina personuppgifter om du är en närstående till en anställd eller en förtroendevald. Vi behandlar i sådana fall namn, kontaktuppgifter och information om vilken relation du har med den anställde eller förtroendevalde.

Utöver ovanstående uppgifter kan vi behandla ytterligare personuppgifter om du är aktiv i en av pastoratets församlingar, exempelvis deltar i en kör eller gruppverksamhet. Vi samlar då in de personuppgifter som behövs för att fullgöra skyldigheterna gentemot dig och vad som krävs enligt lag. Dessa uppgifter kan vara, beroende på vilken verksamhet du är delaktig i, eventuell allergi, händelseförlopp eller annan information som är relevant för den verksamhet eller aktivitet i vilken du deltar.

Vår kontakt med dig sker ofta genom telefon, post eller e-post. Uppgifter som framkommer med anledning av kommunikationen innebär ofta en personuppgiftsbehandling. I samtalen framkommer det som regel alltid personuppgifter som går att hänföra till personer, exempelvis namn och kontaktuppgifter.

Önskar du att läsa mer om vilka vi personuppgifter vi behandlar om dig, hänvisar vi dig till respektive verksamhetsinformation.

Varför behandlar Norra Ölands pastorat dina personuppgifter

För att kunna fullgöra uppdraget från staten (begravningsverksamheten) eller för att genomföra andra verksamheter som du har anmält dig, samt bevaka dina intressen, inhämtar och behandlar vi personuppgifter om dig. Vi behandlar bara personuppgifter om dig i fall det är nödvändigt för att uppfylla ett ändamål. Exempelvis kan det vara för att ingå avtal med dig eller för att vi och du har ett intresse av att upprätthålla åtaganden i relation till dig som medlem i Svenska kyrkan. Med andra ord kan vi inte fullfölja skyldigheten om vi inte har tillgång till dina personuppgifter.

Pastoratet kan behandla dina personuppgifter av olika anledningar. Några av de vanligaste listas nedan.

För medlemmar behandlas personuppgifter för att:

kunna administrera medlemskapet
kunna kommunicera med dig som är medlem
Planera och utföra konfirmation, dop och vigslar

För dig som kanske inte är medlem, kan personuppgifter ändå behandlas om:

Du är vårdnadshavare till en omyndig medlem och Svenska kyrkan behöver kunna kommunicera med dig och medlemmen, till exempel om vad församlingen erbjuder för verksamhet
Du är relationsperson vid en begravning. Svenska kyrkan behandlar dina personuppgifter för att kunna anordna begravningen
Du är närstående till en anställd och förtroendevald. Då behandlas dina uppgifter för att Svenska kyrkan ska ha en kontaktperson om något oförutsett inträffar.

Önskar du att läsa mer om varför vi behandlar dina personuppgifter, hänvisar vi dig till respektive verksamhetsinformation.

policyn - en överblick

Nedan beskriver vi kortfattat den information som policyn innehåller. Önskar du att få en djupare förståelse för hur pastoratet förhåller sig till de listade segmenten, kan denne läsa om dessa i policyn eller genom bifogad hyperlänk. I det fall du har varit i kontakt med en särskild verksamhet inom organisationen hänvisar vi till våra processbeskrivningar som innehåller fördjupande och verksamhetsspecifika beskrivningar av personuppgiftsbehandlingarna i respektive verksamhet.

Vi kommer löpande utveckla och uppdatera processbeskrivningar för olika verksamheter inom pastoratet. Om de inte finns en närmre beskrivning av den verksamhet som du har varit delaktig i, får du gärna kontakta oss.
Vi kan då lämna informationen till dig på annat sätt.

I Integritetspolicyn kan du hitta information om bland annat följande delar:

Ändamål: Vi berättar varför vi behandlar personuppgifter. Grunden för all personuppgiftsbehandling är att vi endast samlar in och behandlar uppgifter som är relevanta för de ändamål de är avsedda för. Det kan handla om övergripande ändamål med den kyrkliga verksamheten men också mer precisa ändamål som till exempel bokföring eller administration.

Laglig grund: Vi informerar också om vilken laglig grund vi stödjer oss på. Dessa är avtal (till exempel anställningsavtal och kyrkoordningen som har status av stadgar för Svenska kyrkan), samtycke, berättigat intresse (vi berättar då hur vi tänker rörande intresseavvägningen mellan dina och våra behov), allmänt intresse och rättslig förpliktelse.

Vilka personuppgifter vi behandlar och varifrån vi får uppgifter. Norra Ölands pastorat samlar in personuppgifter från dig som du lämnat när du har kommit i kontakt med oss. Vi kan även hämta in personuppgifter från annat håll om vi har stöd för det. Vilka personuppgifter som behandlas kommer att delges i de olika processbeskrivningarna för respektive kategori och verksamhet, i den takt då processbeskrivningarna är klara.

Mottagare och vilka vi lämnar uppgifter till. Uppgifter som du har lämnat till oss kommer att behandlas inom organisationen i den omfattning det krävs för att tillgodose de förpliktelser som vi har mot dig eller andra. Pastoratet kan lämna ut dina uppgifter till enskilda eller myndigheter om det är nödvändigt för att följa lag, föreskrift eller myndighetsbeslut.

Hur länge vi behåller uppgifter. Norra Ölands pastorat kommer att spara dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra de ändamål som uppgifterna behandlas för.

Personuppgiftsbiträden och Inbördes arrangemang. Norra Ölands pastorat avser att ha upprättade personuppgiftsbiträdesavtal i det fall personuppgiftsbiträdet hanterar personuppgifter får vår skull. Vi har även upprättade inbördes arrangemang mellan personuppgiftsansvariga inom Svenska kyrkan i fall gemensamt personuppgiftsansvar föreligger.

Dina rättigheter. Om pastoratet har registrerat personuppgifter om dig innebär det att du har vissa rättigheter gentemot oss. Eftersom din integritet är viktig för oss tar vi alltid sådana anspråk på största allvar.

Kontaktuppgifter. Inom pastoratet har vi en funktion som arbetar med dataskyddsfrågor och ett dataskyddsombud. Hur du ska komma i kontakt med oss beskrivs nedan.

Verksamheter

Nedan kommer vi att beskriva hur vi behandlar personuppgifter i olika verksamheter som till exempel i konfirmation, musikverksamheter, rekrytering eller när du kommunicerar med oss. I samtliga fall har pastoratet ett personuppgiftsansvar. Information om detta kommer att lämnas fortlöpande i takt med att processbeskrivningen är klar för respektive verksamhet:

Bokning av förrättningar
Dop, konfirmation, vigsel och begravningsgudstjänst
Diakonverksamhet
Barn- och ungdomsgrupper
Körer och musikverksamhet
Ungdomsledare och ledarutbildning
Kommunikation
In- och utträden gällande medlemskap i Svenska kyrkan
Hantera inkomna ärenden
Rekrytering
Styrning och ledning av verksamhet
Ekonomiprocesser

LAGLIG GRUND

För att behandla dina personuppgifter måste vi stödja oss på en av sex lagliga grunder. Beroende på i vilka sammanhang vi behandlar dina personuppgifter skiljer sig den lagliga grunden vi stödjer oss på. Nedan beskriver vi vilka lagliga grunder vi använder oss av i vanligt förekommande situationer.

I vissa fall behöver vi behandla dina personuppgifter på grund av att vi har en rättslig förpliktelse enligt lag. Bland annat behandlar vi dina uppgifter med hänvisning till lagen om Svenska kyrkan (1998:1591) och lagen om avgift till registrerat trossamfund (1999:291). Behandling kan även uppstå på grund av lagkrav i samband med bokföring eller ärende kring inkomstskatt, vilket innebär att vi ofta måste spara uppgifter en längre tid än vad som krävdes för det ursprungliga ärendets natur.

Du bör också vara uppmärksam på att vi ibland baserar våra behandlingar på berättigat intresse, såsom vid inkommande e-post. I de fall vi stödjer oss på berättigat intresse får du gärna höra av dig till oss för att lära dig mer om hur vi resonerar.

Svenska kyrkan lyder under kyrkoordningen, där vissa skyldigheter stadgas. Vi bedömer att kyrkoordningen har funktionen som ett avtal mellan organisationen och medlemmar. Vi stödjer oss således på avtal när vi behandlar dina personuppgifter i registret över våra medlemmar eftersom det stadgas så i kyrkoordningen. Likaså stödjer vi oss på avtal när en medlem deltar i lägerverksamhet och gruppverksamhet.

När det gäller bildmaterial från verksamheter baserar pastoratet i första hand behandlingen på samtycke eller avtal från den som förekommer på bilden.

Ofta behandlar vi känsliga personuppgifter om personer. I sådana fall kräver det att vi även har ett förordningsstadgat undantag för att samla in dessa personuppgifter. Om vi behandlar känsliga personuppgifter om dig, lämnar vi alltid information om vilket undantag vi använder oss av i den specifika situationen.

Önskar du att läsa mer om vilka lagliga grunder vi använder oss av i specifika situationer, hänvisar vi dig till respektive verksamhetsinformation.

Rättigheter

Som registrerad innehar du flera rättigheter som du kan ta i anspråk gentemot pastoratet. Nedan hittar du information om vilka rättigheter du har och exempel på sådana rättigheter.

Rätt till tillgång

Du har alltid rätt att få veta vilka av dina personuppgifter som organisationen behandlar. Detta besked kallas för registerutdrag. Om behandling pågår ska du få tillgång till personuppgifterna, tillsammans med information om bland annat ändamål med behandlingen, vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, om personuppgifterna överförs till en extern mottagare samt hur länge organisationen planerar att behandla dina personuppgifter.

Rätten att ta del av de personuppgifter som Norra Ölands pastorat behandlar om dig är dock inte ovillkorlig. Dels kan vi inte lämna ut handlingar där dina personuppgifter finns om det är ett förbud att röja dessa enligt kyrkoordningen, dels om detta kommer i konflikt med krav på tystnadsplikt i lag och kollektivavtal.

Exempel: Du har konfirmerat dig i pastoratet och är sedan några år tillbaka delaktig i körverksamheten. Nu undrar du vilka personuppgifter som pastoratet behandlar om dig.

Rätt till rättelse av personuppgifter

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter, som rör dig, rättade utan onödigt dröjsmål. I vissa fall kan du även ha rätt att komplettera personuppgifter som du anser vara ofullständiga.

Exempel: Du får hem ett brev från din församling/pastorat där det framkommer fel kontaktuppgifter till dig. För att hindra att uppgifter hamnar fel, kontaktar du pastoratet för att få detta rättat.

Rätt till radering

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade. Vanligtvis används anspråket när dina personuppgifter inte längre än nödvändiga för de ändamål som uppgifterna behandlats för, när du återkallat ditt samtycke till behandlingen eller när du invänder mot behandlingen och det inte finns något berättigat skäl för behandlingen som väger tyngre. Med andra ord kommer vi att radera personuppgifterna om det är möjligt i förhållande till ändamålet och de lagkrav som vi är skyldiga att följa.

Observera dock att vi är i flera fall skyldiga att självmant radera personuppgifterna om dig när vi inte längre har ett ändamål att behandla dessa. Information om detta hittar du i respektive process, där vi beskriver våra kriterier för bevaring och gallring/radering.

Exempel: Du har deltagit på en gudstjänst där du lämnat ditt samtycke att bli fotograferad. Efter ett tag ångrar du dig och vill ta tillbaka ditt samtycke. Pastoratet ska då radera bilderna på dig.

Rätt till begränsning av behandlingen

Du kan i vissa fall begära att pastoratet begränsar behandlingen av dina personuppgifter för avgränsande syften. Vanligtvis innebär begränsningen att organisationen inte får radera registrerade uppgifter under en viss tid. Du har också rätt att begära begränsning när du ber oss rätta/radera uppgifter, vilket innebär att vi inte får använda uppgifterna under den tid vi undersöker om vi kan rätta/radera dem.

Exempel: Om du är i en rättslig tvist, eller liknande, och behöver dina personuppgifter som bevis, kan du begära att vi inte raderar dina uppgifter

Om behandlingen är olaglig men du önskar att behandlingen begränsas istället för att uppgifterna raderas

Om Svenska kyrkan inte längre behöver uppgifterna, men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt att flytta personuppgifter

Du har rätt att få ut de personuppgifter som vi har om dig, för att använda dessa på annat håll. Vi kommer att lämna ut personuppgifterna i ett strukturerat format och du kan sedan överföra uppgifterna till en annan organisation om du så önskar. Denna rätt har du bara om du samtyckt till behandlingen av dina personuppgifter eller om behandlingen baserar sig på ett avtal med Svenska kyrkan.

Om behandlingen uppfyller kraven på så kallad dataportabilitet kan vi även överföra personuppgifterna direkt till den mottagare som du vill överlämna uppgifterna till.

Rätt att göra invändningar

Svenska kyrkan behandlar ibland personuppgifter på den lagliga grunden berättigat intresse. Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingar av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse. Vi kommer då pröva om att upphöra med att behandla dina personuppgifter för det syftet.

Exempel: Pastoratet behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring. Du vill att de ska upphöra med detta och invänder mot behandlingen. Pastoratet måste då sluta behandla uppgifterna för det ändamålet.

Kontakta oss

Vi är måna om din personliga integritet och att skydda dina personuppgifter.
Inom pastoratet finns en funktion som arbetar med dataskyddsfrågor och ett dataskyddsombud. Hur du skall komma i kontakt med oss beskrivs här.

Telefonnummer: 0485-153 00
norra.oland.pastorat@svenskakyrkan.se

Kontakta vårt dataskyddsombud

Du kan kontakta vårt dataskyddsombud Tom Angeling, telefonnummer 0470-77 38 18,
tom.angeling@svenskakyrkan.se.

Dataskyddsombudet har tystnadsplikt och kan självständigt vidta åtgärder i syfte att verka för ett gott inbyggt dataskydd i församlingen/pastoratet. Om du lämnar uppgifter till vårt dataskyddsombud kommer de att användas i det syfte du har med din kontakt. De kommer också ibland att lagras för att dataskyddsombudet ska kunna visa vilken grund det finns för rekommendationer och åtgärder, en viktig del i det inbyggda dataskyddet. Uppgifter som inte behövs för detta ändamål kommer att gallras.

Kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Du har alltid rätt att kontakta Integritetsskyddsmyndigheten om du har synpunkter på vår behandling. Detta får du givetvis göra utan att kontakta oss först, men vi värdesätter förstås om du också berättar för oss vad du tycker så vi kan rätta till felaktigheter och ta med synpunkterna i vårt kontinuerliga förbättringsarbete.

ÄNDRING AV POLICYN

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera denna policy. Vid materiella ändringar, exempelvis som följd av ny eller förändrad behandling av dina personuppgifter, kommer vi informera om detta på lämpligt sätt.

Uppdaterad: 21 september 2022

Synpunkter eller frågor på sidans innehåll?

norra.oland.pastorat@svenskakyrkan.se