Det här dokumentet är framtaget för att informera dig som är anställd i Norra Ölands pastorat om vår hantering av dina personuppgifter. Genom detta dokument vill vi vara transparenta med vår hantering av personuppgifter och påvisa att hanteringen är förenlig med dataskyddsförordningen.
Insamlade personuppgifter
Vi har samlat in följande personuppgifter gällande dig:
Namn.
Personnummer.
Adress.
Telefonnummer (jobbtelefon).
E-postadress (jobbmail).
Eventuellt foto föreställande dig.
Funktion.
Lön.
Bankkontonummer.
Namn och telefonnummer till nära anhörig.
Ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter är att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt anställningsavtal och lag samt främja en god relation mellan anställda på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att anställningsavtalet ska kunna ingås och fullgöras. Enligt anställningsavtalet är du skyldig att tillhandahålla ovanstående uppgifter. Tillhandahåller du inte personuppgifterna kan du inte bli anställd hos oss, bortsett från eventuellt fotografi vilket har tagits med ditt samtycke.
Vanliga frågor och svar
Vad är personuppgifter?
All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation, CV och beteendeinformation.
Vad är behandling av uppgifter?
Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.
Var är personuppgifter insamlade från?
Majoriteten av personuppgifterna om dig har du själv lämnat in till oss. Telefonnummer och e-postadress fås från andra källor medan loggar och användargenererad data kopplad till dig genereras genom ditt arbete.
Varför är det nödvändigt att behandla dina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som arbetsgivare för dig. Det inkluderar exempelvis behörighet till IT-system, internkommunikation, schemaplanering, löneutbetalning och pensionsavsättning. Vi är också skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.
Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge som de måste hanteras enligt lagkrav. När din anställning avslutas kan vissa uppgifter komma att sparas under en tid, nämligen:
Sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål;
Betyg och tjänstgöringsintyg som vi givit dig;
Om du sagts upp på grund av arbetsbrist, vissa uppgifter som ska sparas enligt lag;
Uppgifter som behövs för att vi ska kunna avgöra om du är lämplig för en annan befattning.
Vem får tillgång till mina personuppgifter?
Vi är vad som kallas personuppgiftsansvariga för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.
Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter är delade öppet inom Norra Ölands pastorat, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter, medan uppgifter i lönesystemet bara kan kommas åt av närmsta chef samt av de som sköter lönerna.
För att sköta våra uppgifter som arbetsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet (se nedan om personuppgiftsbiträden). Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.
Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket, Försäkringskassan, Fora, övriga pensionssamarbetspartners och andra där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.
Personuppgiftsbiträden:
Vi använder olika IT-system för att hantera personuppgifter. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. Nedan följer de personuppgiftsbiträden som kan behandla/ha tillgång till dina uppgifter.
System
Biträden
Beskrivning av systemet
Typiska personuppgifter som hanteras
Kyrksam
Dina rättigheter och övriga frågor:
Behandling av personuppgifter innebär alltid vissa risker i större eller mindre grad, t.ex. för obehörigt intrång i de system i vilka uppgifterna lagras. Vi gör dock allt vi kan för att skydda dina uppgifter genom att efterfölja interna rutiner samt regler som uppställs i lag. Vill du ha information om vilka skyddsåtgärder som vidtas av oss för att säkerställa ett högt skydd för dina personuppgifter, hör av dig till oss. Information om dina grundläggande rättigheter enligt lag följer nedan.
Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att du kan bevisa din identitet.
Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare.
Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Vid frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till vårt kansli på telefon 0485-131 11 eller norra.oland.pastorat@svenskakyrkan.se
Uppdatering av dokument
Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. När uppdateringar sker skickas det ut ett mail om att informationen är uppdaterad. Du uppmuntras till att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.