Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår diakonala verksamhet.
Uppgifter om dig som konfident
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- Om ett samtalstillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt deltagande i vår verksamhet behöver vi kunna kontakta dig. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
- För att kunna behandla ansökan om ekonomiskt bistånd och för att hantera fondansökan behöver vi behandla dina personuppgifter. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
- Om du önskar det kan diakonin även bistå med att ansöka om ekonomiskt stöd från egna eller externa fonder som församlingen har, eller bistå med att skriva intyg till en sådan ansökan. Behandlingen utförs med stöd av vårt (och ditt) berättigade intresse av att ge/få hjälp med sådana ansökningar.
I de fall vi tar emot ansökningar om ekonomiskt stöd eller bistår med att skriva sådana ansökningar eller intyg kan vi komma att behandla uppgifter om hälsotillstånd, såsom sjukdomshistoria eller missbruksproblematik. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Onsala församling (exempelvis till en extern stiftelse) utan ett samtycke från dig.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Enligt 54 kap. 1 § kyrkoordningen gäller förbud mot att röja uppgifter som har anförtrotts en diakon under enskild själavård. Detta innebär att diakonen har tystnadsplikt.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Bokning av samtal med diakon sker oftast via telefon eller e-post. Vid samtalet med diakonen kan minnesanteckningar föras, de görs manuellt och förvaras i låst skåp. Personuppgifter hanteras också vid ansökan om bistånd samt vid hjälp att ansöka ur externa fonder.
För dig som konfident rör det sig vanligen om namn, telefonnummer, e-postadress, personnummer. Vid samtal med diakonin behandlas även andra personliga uppgifter som lämnas under samtalet. Vid ansökan om ekonomiskt bistånd samt vid fondansökan behandlas även adress, kontonummer, familjesituation, ekonomisk situation, boendesituation, ev. hälsotillstånd och ev. missbruksproblem.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Bokningen sker på lösenordsskyddad arbetsmail och kalender som endast aktuell diakon har tillgång till. Minnesanteckningar från samtalet gallras när de inte längre behövs för att bistå dig. Dokument avseende ansökan om ekonomiskt bistånd och intyg till fondansökan raderas när ärendet är sluthanterat hos oss. Uppgifter om utbetalning av medel bevaras upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.
Vilka rättigheter har du?
Onsala församling ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.