Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
När du är intresserad av att hyra, eller hyr, en av Slaka-Nykils pastorats bostäder kommer vi att behandla vissa personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden som hyresvärd. Detta inkluderar intresseanmälan, avtalstecknande, hantering av nycklar, ev. elavtal, hyresavisering och uppsägning. Grund för behandling av uppgifterna är det avtal du ingår med oss.
Om du lämnar kontaktuppgifter till en eller flera referenser behandlar vi deras uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse att minimera risken för problem såsom betalningssvårigheter, störningar eller skador på fastigheten.
När du lämnar bostaden du hyrt av oss genomför vi en besiktning av den för att kunna dokumentera eventuella skador som uppkommit under hyrestiden. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse att ta tillvara våra rättsliga anspråk kopplade till hyresavtalet.
Om du som hyresgäst uppträder på ett störande sätt, exempelvis genom att spela hög musik, ha fester, eller på andra sätt ha stör andra hyresgäster eller andra i närområdet i den grad att vaktbolag eller polis tillkallas upprättas ett störningsärende. Då noterar vi vad som hänt, tillsammans med datum och tid för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt hyreslagen. Vi kan också vara förpliktade att lämna ut sådana uppgifter till socialnämnden i den kommun där lägenheten är belägen.
Som hyresvärd har vi rätt att utföra underhåll av lägenheten enligt hyreslagen. För att underlätta för dig i samband med underhåll kan vi med ditt samtycke lämna dina kontaktuppgifter till hantverkare som vi anlitar för sådant underhåll.
För att kunna uppfylla ändamålen med vår personuppgiftsbehandling, dvs. att kunna administrera och tillhandahålla dig de här tjänsterna, behöver vi i förekommande fall anlita systemleverantörer. Det innebär att systemleverantörerna kan komma att behandla de personuppgifter du lämnar till oss. Systemleverantörerna behandlar personuppgifterna på uppdrag av oss och får endast utföra behandlingen i enlighet med våra uttryckliga instruktioner och lag, vilket innebär att de inte får använda uppgifterna för egna ändamål.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du lämnar en intresseanmälan behandlar vi namn, adress, telefonnummer och mejladress. När vi tecknar avtal behandlar vi också personnummer, lägenhetsnummer och dokument som styrker inkomst. Under hyresavtalets gång kan också uppgifter såsom nyckelnummer, passerkoder och ev. störningar behandlas. I samband med avflyttning registreras uppgifter i besiktningsprotokoll.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet gentemot dig. Uppgifter i intresseanmälan som inte leder till tecknat hyresavtal raderas så fort vi avslutat behandlingen, detsamma gäller referenspersoners uppgifter som raderas efter kontakt.
Uppgifter om eventuella störningar sparas i två år.
Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen. Avtalet arkiveras i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen.
Vilka rättigheter har du?
Slaka-Nykils pastorat ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, se startsidan för denna integritetspolicy. Där hittar du även kontaktuppgifter till oss och vårt dataskyddsombud.