Om hur Svenska kyrkan i Söderhamn och sandarne skyddar personuppgifter
Den tidigare personuppgiftslagen, PUL har ersatts av en dataskyddsförordning, GDPR som är gemensam för alla länder inom EU.
Syftet med GDPR är att bättre skydda människors personuppgifter, stärka deras kontroll över sina egna personuppgifter och skärpa företags och organisationers användning av personuppgifter. Företag och organisationer ska försäkra sig om att ha ett samtycke från alla vars personuppgifter de samlar in, använder och sparar.
Församlingen samlar, använder och sparar personuppgifter på ett säkert sätt
Svenska kyrkan i Söderhamn har följt den tidigare personuppgiftslagen och har nu anpassat sig för att följa den nya lagen. I sin verksamhet har Söderhamn-Sandarne församling laglig grund för att samla in, lagra och använda vissa personuppgifter.
Församlingen samlar bara in, använder och sparar personuppgifter från medlemmar och andra som deltar i församlingsverksamheten, om de som har uppdrag i församlingen, de som väljer att använda sig av församlingens tjänster och de som anlitas av församlingen som t.ex. föreläsare, sångare och musiker.
Det är viktigt att alla medlemmar i församlingen och alla andra människor som har med församlingen att göra upplever att personuppgifterna används på ett tryggt och säkert sätt och att det finns skäl för Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne att samla in, använda och spara dem.
Bara de personuppgifter som behövs och de som människor gett samtycke till
Församlingen begränsar användningen av personuppgifter till det som behövs för att verksamheten ska fungera och till de personuppgifter som människor gett sin tillåtelse, sitt samtycke till att de används. Ett samtycke kan ha lämnats muntligen, digitalt eller på papper. För barn och ungdomar under 18 år är det föräldrar som ger samtycke. Och det är församlingen som ska bevisa att det finns ett samtycke, ett godkännande.
Bara i begränsad utsträckning delar Svenska kyrkan i Söderhamn personuppgifter med annan organisation, men gör det till exempel med studieförbundet Sensus. Men Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne säljer aldrig personuppgifter vidare.
Mer om Sensus och dataskydd https://www.sensus.se/om-sensus/vi-skyddar-dina-personuppgifter/dataskydd-i-svenska-kyrkan/
Det här är vad som menas med personuppgifter
En personuppgift är all sorts information som kan användas för att identifiera en människa, direkt eller indirekt. Här är några exempel på information som församlingen samlar in och använder: namn, personnummer, telefonnummer, postadress och e-postadress, men även foton och uppgifter om i vilka församlingsgrupper personen deltar och om hen inte kan äta viss mat.
Det vanligaste sättet för församlingen att få personuppgifter är att människor lämnar dem då de anmäler sig till en grupp eller annan församlingsverksamhet, bokar dop, vigsel eller begravning eller då de mejlar församlingen i något ärende. Uppgifterna kan då lämnas på pappersblankett, i ett formulär på församlingens webbplats, i ett mejl eller ha tagits emot muntligen av någon församlingsmedarbetare.
Medlemmar kyrkobokförs – deltagare registreras så länge de är med
Medlemmar i Svenska kyrkan är kyrkobokförda. Personuppgifter om de som deltar i verksamheten och de som har uppdrag i församlingen finns i organisations- och verksamhetsregistret, som kallas Kyrksam. När människor inte längre deltar i en verksamhet eller avslutar sitt uppdrag så raderas informationen om det inte finns ett samtycke om att någon personuppgift får behållas av församlingen, till exempel namn och kontaktuppgifter.
Säkra system, rutiner och ett dataskyddsombud
Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne har datasystem och rutiner för att skyddat och säkert samla in, använda och spara personuppgifter. Det finns anställda medarbetare i församlingen som har tillgång till personuppgifter. De är verksamhetsansvariga, registeransvariga och administratörer. Församlingen har ett dataskyddsombud som ska se till att systemen används på rätt sätt och att rutinerna följs. Hitta kontaktuppgifterna till dataskyddsombudet längre ner på den här sidan.
Rätten att få ut sina personuppgifter och veta vad de används till
Den nya lagen ger dig som lämnat ifrån dig personuppgifter till församlingen fler och tydligare rättigheter. Du har rätt att helt utan kostnad beställa utdrag från församlingens register som visar vilka av dina personuppgifter som Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne har och information om hur församlingen använder dem. Du har också har rätt att begära att personuppgifter rättas och raderas.
Vänd dig till församlingsexpeditionen för att få utskrifter av de personuppgifter församlingen har om dig. Mejla soderhamnsandarne.forsamling@svenskakyrkan.se eller skicka ett brev till Svenska kyrkan i Söderhamn, Box 10, 82621 Söderhamn. Eller kom till församlingsexpeditionen och legitimera dig, för att begära att få se personuppgifter om dig som församlingen har.
Du som inte tycker att Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne samlar in, använder och sparar rätt personuppgifter på ett riktigt sätt kan anmäla församlingen till Datainspektionen.
Läs mer om Svenska kyrkan och GDPR
https://www.svenskakyrkan.se/personuppgifter
E-post
Ofta finns det personuppgifter i e-post, som namn, epostadress och telefonnummer. Den som skickar e-post till Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne och till församlingens medarbetare med e-postadress som slutar på @svenskakyrkan.se ska räkna med att de personuppgifter som kan finnas i mejlet blir lästa, använda och sparade. När det behövs kan mejlet skickas vidare till annan medarbetare inom församlingen.
Du kan begära att dina meddelanden som innehåller dina personuppgifter ska raderas om det blivit ett ärende. Undantaget är om församlingen har en skyldighet att spara enligt en annan lag eller det finns någon annan så kallad berättigad anledning att spara.
När en mejlväxling är avslutad kommer församlingen, beroende på innehållet i mejlet, antingen radera det eller sparar på ett sätt som regleras av arkivlagstiftning.
Om du nämner någon annan människa i ett mejl kan det vara svårt för församlingen att informera hen. Se därför till att bara skriva om andra än dig själv om du anser att det är nödvändigt.
Deltagare i evenemang
Den som anmäler sig eller sitt barn till ett evenemang, en aktivitet i Söderhamns och Sandarne församling delar med sig av personuppgifter som församlingen behöver använda för att kunna genomföra evenemanget, men när evenemanget är genomfört raderas informationen.
Gruppverksamhet
Den som anmäler sig eller sitt barn till gruppverksamhet i Söderhamn–Sandarne församling delar med sig av personuppgifter och de behöver församlingen använda för att kunna genomföra verksamheten, men när gruppen är avslutad raderas informationen.
Dop av barn och vuxna
När barn 0-18 år döps tar församlingen emot barnets namn och personnummer, och föräldrarnas namn och kontaktuppgifter. Och de här personuppgifterna används för att administrera och genomföra dopet.
Efter barnets dop kan församlingen välja att använda kontaktuppgifterna för att skicka hälsningar och inbjudningar. Personuppgifter sparas så länge barnet är medlem i församlingen och föräldrarnas kontaktuppgifter ersätts av barnets egna då hen fyller 18 år.
Namn på den som döps som vuxen och kontaktuppgifter tas emot av församlingen och används för att kunna administrera och genomföra dopet. Uppgifterna sparas så länge den döpte är medlem i Svenska Kyrkan.
Finns det faddrar registreras deras namn i församlingens egna system efter dopet.
Vissa uppgifter om dopet sparas för alltid i en så kallad ministerialbok av historiska skäl.
Vid konfirmation
Personuppgifter som tas emot vid anmälan till konfirmation används bara för att administrera konfirmationsundervisningen och konfirmationen. När som helst under konfirmationstiden kan samtycket tas tillbaka och då raderas uppgifterna.
Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne sparar vissa personuppgifter för att kunna skicka ut inbjudningar till återträffar efter konfirmation åren närmast efter konfirmation. Vissa uppgifter om konfirmander sparas för alltid i en så kallad ministerialbok av historiska skäl.
Vid vigsel
Personuppgifter som namn, personnummer och kontaktuppgifter kommer bara att användas av församlingen för att administrera vigseln. När som helst före vigseln kan ett samtycke tas tillbaka och då raderas uppgifterna.
Vigselintyget skickas till Skatteverket. Vissa uppgifter om vigsel sparas för alltid i en så kallad ministerialbok av historiska skäl.
Jobbansökan
Du som söker jobb hos Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne godkänner att församlingen registrerar namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress, liksom de andra personuppgifter som du själv lämnar i din ansökan.
Församlingen kan komma att lämna ut vissa av dina personuppgifter till en utomstående konsult om en sådan används för rekryteringen. Om du inte anställs raderas uppgifterna ur församlingens system inom två år. Anställs du, då sparas uppgifterna under anställningen.
Samtycke till fotografering och publicering av foto
Svenska kyrkan i Söderhamn och Sandarne använder foto och video på sin egen webbplats, i egna trycksaker och sociala medier för att berätta om församlingslivet och även i bilder presentera olika församlingsverksamheter. Här behövs bilder på människor.
Människor som kan identifieras på foton och filmer som församlingen använder ska ha gett sitt samtycke och godkänt användningen, publiceringen. När som helst kan den som vill kontakta församlingen, meddela att samtycket inte gäller längre och begära att fotot eller filmen där man själv syns ska tas bort.
Just för församlingens webbplats gäller lite andra regler eftersom det finns ett utgivningsbevis och en ansvarig utgivare för webbplatsen, som med det omfattas av grundlagen om yttrandefrihet under tryckfrihetsförordningen. Men i alla fall tar församlingen hänsyn till människors integritet och att de är med på att synas.
Regeln är att foton och filmer i församlingens arkiv inte ska vara sökbara med personuppgift. Foton och filmer som används i församlingens kommunikation ska gå att söka med personuppgift. De gallras, tas bort när de inte längre är aktuella för församlingen.
Församlingens dataskyddsombud
För Söderhamn-Sandarne församling finns ett utsett dataskyddsombud, med uppgift att kontrollera så att församlingens följer lagen och bestämmelserna och sina egna interna styrdokument som handlar om personuppgifter.
Dataskyddsombudet är kontaktperson för alla som församlingen registrerat, för församlingens medarbetare och för Datainspektionen. Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att församlingen följer dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos församlingens styrelse och ledning som personuppgiftsansvariga eller hos personuppgiftsbiträdet i församlingen.