Personuppgiftsbehandling
I flera hundra år har Svenska kyrkan hanterat personuppgifter. Varje människas integritet är en del av vår identitet som kyrka. Här kan du läsa mer om hur vi i Södra Lapplands pastorat hanterar dina personuppgifter.
I flera hundra år har Svenska kyrkan hanterat personuppgifter. Varje människas integritet är en del av vår identitet som kyrka. Här kan du läsa mer om hur vi i Södra Lapplands pastorat hanterar dina personuppgifter.
I Svenska kyrkan finns välordnade arkiv och en inomkyrklig offentlighetsprincip och som räknas som en del av Sveriges nationella kulturarv. Lag (1998:1591) om Svenska kyrkan §10-12 bestämmer att det ska vara på det sättet. Syftet är att var och en ska ha rätt att ta del av Svenska kyrkans handlingar samt att vi ska möta tillhandahålla behov av information för bland annat rättskipning, förvaltning, forskning och granskning.
Personuppgifter som vi samlar in arkiveras i enlighet med arkivlagen (1990:782), och Lag (1998:1591) om Svenska kyrkan samt SvKB 2017:1 och 2019:1.
Vi kan också vara skyldiga att lämna ut dem ifall någon begär ut dem enligt den inomkyrkliga offentlighetsprincipen. Observera att detta inte gäller sekretessbelagda uppgifter av olika slag.
Läs mer om den inomkyrkliga offentlighetsprincipen och arkivlagen i Svenska kyrkan här: https://www.svenskakyrkan.se/svenska-kyrkans-offentlighetsprincip
Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att, utan kostnad, få ett utdrag av de av dina personuppgifter som vi behandlar samt information om hur vi behandlar dem Observera att det gäller under förutsättning att du kan bevisa din identitet.
Du har även rätt att begära rättelse, radering, begränsning av användningen, flyttning eller komplettering av de av dina personuppgifter som vi behandlar. Du har också rätt att dra tillbaka ett samtycke, om du tidigare samtyckt till att vi behandlar dina personuppgifter på ett visst sätt men ångrar dig.
Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Södra Lapplands pastorat har en kontaktperson.
Anna-Erika Kjellrén, förvaltningsassistent (kansliet)
Tele: 0950 - 276 80
anna-erika.kjellren@svenskakyrkan.se
Södra Lapplands pastorat har avtal med Xeeda.
Avtalet är upphandlat av Luleå stift avseende Dataskyddsombud. Dataskyddsombudet gör en årlig revision och ser till att lagen efterföljs.
Kontaktuppgifter:
Erik Blandin, Xeeda
072-587 72 89
dso@xeeda.se
Såhär hanterar församlingen dina personuppgifter när du deltar i gruppverksamhet.
Vilka personuppgifter, hur och varför?
Ofta behöver vi kontaktuppgifter till dig och ibland också en nära anhörig. Vi får uppgifterna från dig eller från din(a) vårdnadshavare och komplettar vid behov från folkbokföringsregistret.
Det blir ett slags avtal mellan dig och församlingen när du börjar i gruppverksamheten och lämnar dina personuppgifter. Din församling behöver personuppgifterna för att kunna genomföra verksamheten på ett bra och säkert sätt.
Personnumret
Personnumret är extra skyddsvärt enligt lagen. Det behöver vi för att kunna använda våra egna system och automatiken i dem, till exempel så att vi lätt kan söka reda på var vi har dina personuppgifter ifall vi behöver ändra dem, ta bort dem eller behandla dem på något annat vis. Det möjliggör att vi kan fullgöra dina rättigheter (läs mer om dina rättigheter nedan).
Personnumret behövs också för att vår samarbetspartner Sensus studieförbund ska kunna rapportera sin verksamhet till staten.
Skyddad indentitet
Kyrkan ska vara en fristad för människor. Om du har skyddad identitet – prata med verksamhetens ledare eller församlingsherden.
Samarbetspartner
Om det är nödvändigt för att genomföra verksamheten behöver vi ibland dela dina personuppgifter med samarbetspartners, som till exempel Sensus Studieförbund. Det kan även handla om resebyrå/flygbolag ifall verksamheten gör gemensamma resor, när vi samarrangerar med en annan församling eller folkhögskola/kommun.
Under 16 år
Om du är under 16 år, samlar vi in dina uppgifter med din(a) vårdnadshavares godkännande.
Hur länge?
Församlingen sparar dina personuppgifter max sex månader efter att:
gruppverksamheten slutar
du meddelar att du slutar i gruppverksamheten
eller det är uppenbart att du har slutat i gruppverksamheten.
Förvaltningen behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra det myndighetsuppdrag Södra Lapplands pastorat har som huvudman för begravningsverksamheten.
Uppdraget innefattar bl.a. att föra register över gravsatta. I registret framgår framförallt vem eller vilka som är gravrättsinnehavare samt tid för gravens upplåtelse.
Personuppgifter på gravrättsinnehavare krävs för att förvaltningen ska kunna säkerställa att rätt person är kopplad till en särskild gravplats.
Exempel på när förvaltningen kan behöva komma i kontakt med gravrättsinnehavare:
* Vid medgivande till gravsättning.
* Vid meddelande till, eller föreläggande av dödsbon i samband med att en gravrättsinnehavare avlidit.
* Vid erbjudande om förnyelse av gravrätten när gravrätten löper ut.
* Vid frågor rörande gravanordningen som montering av ny gravanordning eller förändring av befintlig.
Avlida omfattas inte av GDPR.
Vid frågor - kontakta våra gravadministratörer nedan:
Så här hanterar församlingen dina personuppgifter vid fotografering, ljud och videoinspelningar.
Din församling använder bilder och ibland ljud/film för att berätta både i text och bild om Svenska kyrkans verksamhet. För att visa levande verksamhet behöver människor synas.
Bilderna/ljuden/filmerna publiceras i olika former på församlingens egen webbplats och i egna sociala kanaler.
VI UPPLYSER FÖRST
Församlingen har som grundregel att informera att olika sammanhang och aktiviteter kommer att dokumenteras genom foto och/eller ljud och filminspelning, för informationssyfte om verksamhet.
För att vi ska kunna publicera material där du finns med behöver vi ditt samtycke.
Om du är under 16 år, ska även vårdnadshavare godkänna att du inte vill synas.
Om du har gett ditt samtycke, kan du också ta tillbaka det. Kontakta då aktuell verksamhetsledare eller din församlingsexpedition. Se ”kontakt” på din församlings webbsida.
Om du prenumererar på tips om valda verksamheter i din församling så skickas informationen via sms, mejl eller post. Här kan du läsa mer om hur vi hanterar personuppgifter om dig när du prenumererar.
Följande information gäller den som har blivit vald till något av Södra lapplands pastorats beredande eller beslutande organ såsom kyrkofullmäktige, kyrkoråd eller utskott. Alternativt har du utsetts till ett förtroendeuppdrag i församlingen, så som revisor, kyrkvärd eller ombud för exempelvis Svenska kyrkans internationella arbete ACT. För att möjliggöra och administrera ditt uppdrag behöver vi spara och hantera vissa av dina personuppgifter inom ramen för ditt uppdrag.
Vi samlar in följande personuppgifter från dig:
* Namn
* Personnummer
* Adress
* Telefonnummer
* E-postadress
* Funktion
* Arvode
Under din mandatperiod kan vidare följande personuppgifter samlas in om dig:
* Användarnamn, inkl. GIP-namn (användarnamn för åtkomst till IT-system)
* Fotografier av dig
Sociala medier bygger på att du som användare skapar och delar eget innehåll. Genom att interagera med andra personer och sidor skapar du ett mervärde för dig själv och andra. Samtidigt betyder detta att du bidrar till spridandet av personuppgifter (både dina egna och andras) som är mer eller mindre känsliga.
Södra Lapplands pastorat behandlar uppgifterna i syfte att kommunicera med människor som tar kontakt med oss, samt med andra som är intresserade av Svenska kyrkans innehåll. Vi behandlar uppgifter genom att läsa, besvara, dölja och ibland radera kommentarer och inlägg i våra kanaler.
Om du väljer att publicera innehåll (till exempel skriva kommentarer, dela ett inlägg, skicka ett direktmeddelande, ladda upp en bild) på någon av våra sidor så kommer dina personuppgifter att behandlas. Det kan vara genom att ditt namn blir synligt och klickbart eller att dina intressen loggas.
Dina personuppgifter lagras/används alltid i den tjänst du publicerat dem i (till exempel Facebook). Svenska kyrkan har ingen kontroll över hur dessa leverantörer hanterar dina uppgifter, det regleras helt av deras villkor.
Du kan alltid radera det du har publicerat (till exempel kommentarer) och sluta gilla/följa Södra Lapplands pastorats församlingarns konton för att minska de personuppgiftsbehandlingar som görs när du interagerar med kontona.
Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att vara kyrka på nätet.
När en begravning bokas, får vi personuppgifter om den avlidnes närmast anhörig. Vi behöver uppgifterna för att kunna administrera och genomföra begravningen.
Församlingen använder också närmast anhörigs personuppgifter till att bjuda in till exempelvis en gudstjänst där den avlidnes namn läses upp, minnesgudstjänst i samband med kommande Allhelgonahelg samt ibland även samtalsgrupp om sorg.
Den lagliga grunden för hanteringen är avtal.
Arkivering och kyrkobokföring
Efter begravningen skriver prästen på en begravningsblankett. Om den som avlidit haft en make/maka, står även dennes personuppgifter där. Församlingen arkiverar blanketten i 5 år, om den är fullständigt ifylld. Om den är ofullständigt ifylld (eller utfärdad av annat samfund) säger reglerna att vi ska bevara den även efter det.
Informationen sparas också i Kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå Kyrkokansliet ansvarar för. Läs mer om hur och varför personuppgifter behandlas i Kyrkobokföringen på Svenska kyrkans nationella sida.
Personuppgifterna sparas för medlemsadministration och för framtida forskningsbehov, enligt Lag (1998:1591) om Svenska kyrkan §12.
HUR LÄNGE SPARAS PERSONUPPGIFTERNA?
Personuppgifterna gallras efter 18 månader, med undantag för begravningsblanketten samt uppgifterna i kyrkobokföringen (se ovan).
VILKA ANDRA FÅR DEL AV PERSONUPPGIFTERNA?
Om den som avlidit var skriven i en annan församling, kommer denna församling också kunna ta del av den anhörigas personuppgifter. Därmed har de möjlighet att bjuda in till särskilda minnestillfällen där den avlidnas namn kommer att nämnas, samt eventuellt samtalsgrupp om sorg.
Uppgifterna behandlas i församlingens bokningssystem.
Personuppgifter sparas även i kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå ansvarar (läs mer ovan). Om någon begär ut handlingar med personuppgifter enligt den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, kan vi vara skyldiga att lämna ut dem (läs mer nedan).
Har du frågor, kontakta den församlingsexpedition som utför begravningen.
Här får du information om hur vi hanterar personuppgifter i samband med att en människa döps.
1. Inför dopet: Bokning & förberedelser
När någon bokar en tid för dop, godkänner denne att församlingen behandlar dopkandidatens namn och personuppgifter.
Om den som ska döpas är ett barn, behöver vi även ta reda på eventuell annan vårdnadshavares kontaktuppgifter och civilstatus - eftersom dopet bara får genomföras om samtliga vårdnadshavare godkänner det. Vi får uppgifterna från den som bokar samt i vissa fall även från folkbokföringen.
Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna administrera och genomföra dopet inklusive kyrkobokföringen som är den del av det (läs mer nedan).
2. Efter dopet: Kyrkobokföring
När någon har döpts skriver prästen på en dopblankett. Där finns den döptas namn och personnummer, datum för dopet och namn på eventuella faddrar. Om det gäller ett barndop, står även vårdnadshavares namn, personnummer samt kontaktuppgifter med på blanketten. Personuppgifterna kommer från den döpta eller vårdnadshavarna och kompletteras i vissa fall från folkbokföringen.
Församlingen arkiverar blanketten i 20 år, om den är fullständigt ifylld. Om den är ofullständigt ifylld (eller utfärdad av annat samfund eller utlandskyrka) säger reglerna att vi ska bevara den även efter det. Informationen sparas också i Kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå Kyrkokansliet ansvarar för.
Personuppgifterna sparas för medlemsadministration och för framtida forskningsbehov, enligt Lag (1998:1591) om Svenska kyrkan §12.
Läs mer om hur och varför personuppgifter behandlas i Kyrkobokföringen på Svenska kyrkans nationella sida.
https://www.svenskakyrkan.se/sa-behandlar-svenska-kyrkan-dina-personuppgifter
HUR LÄNGE SPARAS PERSONUPPGIFTERNA?
Personuppgifterna gallras efter 18 månader, med undantag för dopblanketten som arkiveras i minst 20 år samt uppgifterna i kyrkobokföringen (se ovan). En del präster sparar även en kopia på dopblanketten, som hjälp för minnet i det fortsatta arbetet.
VILKA ANDRA FÅR DEL AV PERSONUPPGIFTERNA?
Uppgifterna behandlas i församlingens bokningssystem.
Om den som döps bor i en annan församling kommer vi att dela personuppgifterna med denna församling.
Personuppgifter sparas även i kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå ansvarar (läs mer ovan). Om någon begär ut handlingar med personuppgifter enligt den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, kan vi vara skyldiga att lämna ut dem.
https://www.svenskakyrkan.se/svenska-kyrkans-offentlighetsprincip
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAS OCH VARFÖR?
När du anmäler dig till konfirmation godkänner du att vi behandlar dina personuppgifter och i vissa fall också din(a) vårdnadshavares personuppgifter ifall du är minderårig.
Dina personuppgifter
Vi behöver ditt namn, kontaktuppgifter och personnummer för att kunna hantera din anmälan och genomföra konfirmationstionen. Vi får dem av dig/dina vårdnadshavare vid anmälan. Om något har råkat bli fel när du skrivit in uppgifterna, händer det att vi hämtar korrekta uppgifter från folkbokföringen.
Oftast behöver vi fler personuppgifter än så. Det varierar lite beroende på vilket konfirmationsalternativ du har fått plats på. Därför samlar vi inte in allt vid anmälan. Istället tar vi reda på fler personuppgifter genom att fråga dig under konfirmationstiden om det behövs, till exempel:
* om du har någon specialkost så att vi kan fixa bra mat och fika till dig
* om det är något särskilt vi behöver veta för att du ska kunna följa med på resor/läger.
Vill du veta exakt vilka personuppgifter vi hanterar för det konfirmationsalternativ du fått plats på? Fråga din ledare.
Om du är minderårig behöver vi din(a) vårdnadshavares kontaktuppgifter också. Vi behöver kunna kontakta dem under konfirmationstiden, för att kunna:
* ge dig en bra och säker konfirmationstid.
* ge vårdnadshavare bra information om vad som händer under din konfirmationstid.
* efter konfirmationen; hantera handlingarna för arkiv & kyrkobokföring.
När du har konfirmerat dig så kommer en del av dina personuppgifter att sparas. De sparas på en konfirmationsblankett som församlingen arkiverar i 20 år, om den är fullständigt ifylld. Om den är ofullständigt ifylld (eller utfärdad av annat samfund) säger reglerna att vi ska bevara den även efter det.
I Kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå Kyrkokansliet ansvarar för. Läs mer om hur och varför personuppgifter behandlas i Kyrkobokföringen på Svenska kyrkans nationella sida.
https://www.svenskakyrkan.se/sa-behandlar-svenska-kyrkan-dina-personuppgifter
HUR LÄNGE SPARAS PERSONUPPGIFTERNA?
Personuppgifterna gallras efter 18 månader, med undantag för konfirmationsblanketten som arkiveras i minst 20 år samt uppgifterna i kyrkobokföringen (se ovan). En del präster sparar även en kopia av konfirmationsblanketten, som hjälp för minnet i det fortsatta arbetet.
VILKA ANDRA FÅR DEL AV PERSONUPPGIFTERNA?
Olika för olika konfirmationsalternativ
Vi delar personuppgifter med andra organisationer och företag om vi måste för att kunna genomföra konfirmationstiden, exempelvis samarrangemang och resor.
Vill du veta exakt vilka personuppgifter vi delar med vilka organisationer för det konfirmationsalternativ du fått plats på? Fråga din ledare.
Om du är skriven i en annan församling kommer vi att dela dina personuppgifter med denna.
Kyrkobokföring, arkiv och inomkyrklig offentlighetsprincip
Personuppgifter sparas även i kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå ansvarar. Om någon begär ut handlingar med personuppgifter enligt den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, kan vi vara skyldiga att lämna ut dem (läs mer nedan).
https://www.svenskakyrkan.se/svenska-kyrkans-offentlighetsprincip
1. Inför vigseln: Bokning och förberedelser
När ni bokar en vigsel, godkänner ni att vi behandlar era personuppgifter. Vi får uppgifterna från er själva och i vissa fall kompletterar vi från folkbokföringen.
Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna administrera och genomföra vigseln samt registrera i kyrkobokföringen (läs mer nedan).
2. Efter vigseln: Arkivering och kyrkobokföring
Efter vigseln skriver prästen på en vigselblankett där era personuppgifter finns, inklusive vigselns datum. Församlingen arkiverar blanketten i 5 år, om den är fullständigt ifylld. Om den är ofullständigt ifylld (eller utfärdad av annat samfund eller utlandskyrka) säger reglerna att vi ska bevara den även efter det.
Personuppgifterna sparas för medlemsadministration och för framtida forskningsbehov, enligt Lag (1998:1591) om Svenska kyrkan §12.
HUR LÄNGE SPARAS PERSONUPPGIFTERNA?
Personuppgifterna gallras efter 18 månader, med undantag för vigselblanketten samt uppgifterna i kyrkobokföringen (se ovan).
VILKA ANDRA FÅR DEL AV PERSONUPPGIFTERNA?
Uppgifterna behandlas i församlingens bokningssystem.
Om någon av de som vigs bor i en annan församling kommer vi att dela personuppgifter med denna församling.
Personuppgifter sparas även i kyrkobokföringen som Svenska kyrkans nationella nivå ansvarar (läs mer ovan). Om någon begär ut handlingar med personuppgifter enligt den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, kan vi vara skyldiga att lämna ut dem (läs mer nedan).
https://www.svenskakyrkan.se/svenska-kyrkans-offentlighetsprincip