Lokalt ansvar att uppdatera
Det ska finas utsedda behörighetsansvariga i församlingar/pastorat för arbetet med ajourhållningen i Svenska kyrkans fastighetsregister. Två anställda inom respektive församling/pastorat utsågs 2018 till dessa ansvarsfulla roller och då ingick även att registrera in fastighetsbeståndet. Nu är det viktigt att säkerställa vilka som har detta ansvar att kontinuerligt ajourhålla registret vid eventuella förändringar - om fastigheter säljs, köps eller hyrs in eller hyrs ut.
Därför skapade Svenska kyrkan ett gemensamt fastighetsregister
Ett fastighetsbestånd i balans och en effektiv fastighetsförvaltning – det är dit vi ska. Därför beslutade kyrkomötet i november 2016 att församlingar och pastorat ska få bättre redskap som förenklar och förbättrar arbetet inom fastighetsområdet. Ett viktigt sådant redskap, och en förutsättning för att nå hela vägen, är ett gemensamt fastighetsregister.
Läs mer på Nationell nivås sida om Fastighetsregistret.
Effektivitet skapar vi tillsammans
Fastighetsregistret är Svenska kyrkans gemensamma system där varje inmatat innehåll, såväl förrådsbod som kyrka, är lika viktigt. Kyrkokansliet i Uppsala tillhandahåller strukturen för nomenklaturen, IT-stöd och ett rekommenderat arbetssätt kring det – men det är församlingarna och pastoraten som, med stöd från stiften, ger det liv genom att tillsammans fylla det med innehåll.
Fastighetsregistret ger oss en överblick av vårt fastighetsinnehav. Det möjliggör i sin tur analys och jämförelser av detsamma, i såväl nutid och historiskt som i en prognostiserad framtid. På så vis kan vi säkerställa att vi på både kort och lång sikt fattar så goda beslut som möjligt. Fastighetsregistret kommer även att kunna kopplas till andra informations- och IT-system som ytterligare kan effektivisera det dagliga arbetet inom fastighetsområdet.
Är Fastighetsregistret samma sak som ett Fastighetssystem?
Nej, Fastighetsregistret i sig är inte ett heltäckande fastighetssystem. För den löpande fastighetsförvaltningen kan det behövas ytterligare systemstöd. Underhållskostnader och felanmälan ska till exempel inte hanteras i Fastighetsregistret, utan i andra system. Stockholms stift erbjuder ett ramavtal för fastighetssystemet DeDU.
Förvaltning och ajourhållning
Alla fastighetsansvariga i församling/pastorat hade den speciellt utformade sidan med praktiska råd med steg för steg under projektet 2018. Där finns även Handboken för nedladdning samt "Inventeringsmallen" som användes under projekttiden. Nu har vi gått från projekt till löpande förvaltning - och alla fastighetsansvariga har eget ansvar att ajourhålla församlingen/pastoratets uppgifter i Fastighetsregistret.
Intensivt arbete under hösten 2018 gjorde att vi kom i mål
Hela hösten 2018 pågick ett mycket intensivt samarbete mellan församlingarna/pastoraten och Team Fastighet och kulturarv på stiftskansliet. Alla byggnader och markområden mättes in på ett fackmannamässigt sätt och lades in i en särskild mall, "Inventeringsmallen". Sedan, efter hjälp från stiftskansliet med en kvalitetssäkring av mallen, överfördes data till det nya registersystemet. Alla av Stockholms stifts 53 församlingar/pastorat uppfyllde Kyrkomötets krav på att vara klar till senast 1/1 2019.
Gemensam upphandling av scanning för digitaliserade ritningar
Cirka 70 % av församlingarna/pastoraten i Stockholms stift nappade på stiftskansliets erbjudande 2018 om gemensam upphandling av konsulthjälp för inmätningshjälp av bruksarea via laserscanning. I samband med detta var det ett gyllene tillfälle att samtidigt passa på att beställa digitala uppritningar (dwg-filer) av den scannade bruksarean till församlingen/pastoratet.
Har du frågor om, eller vill ha hjälp med, fastighetsregistret så kontakta Kristina Segerström, 08-508 940 60, kristina.segerstrom@svenskakyrkan.se