Inför och under konfirmation - hur och varför behandlar vi era personuppgifter?
Torsby pastorat skickar ut inbjudan till konfirmation till medlemmar som fyller 15 år nästkommande år. Genom anmälan till konfirmation godkänner vårdnadshavare och konfirmand att Torsby pastorat registrerar de personuppgifter som lämnas. Vårdnadshavarens och konfirmandens uppgifter behandlas av pastoratet för att avtal om konfirmation ska kunna ingås och uppfyllas och i syfte att administrera konfirmationen. Vissa personuppgifter kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok som vi bevarar på grund av historiska ändamål. Efter konfirmationen kommer uppgift om konfirmation i Svenska kyrkans ordning att registreras i medlemsregistret.
Vi behöver konfirmandens personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal konfirmanden anses ingå i och med att du går med på att den deltar i vår verksamhet.
- Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om konfirmanden. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att konfirmanden inte serveras något den inte kan äta. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Torsby pastorat utan ett samtycke från vårdnadshavare. Sådant samtycke inhämtas vanligen vid anmälan eller på en blankett i anslutning till anmälan.
- För att konfirmationen ska kunna genomföras behöver vi veta om konfirmanden är döpt, och i så fall om det är i Svenska kyrkans ordning, eller annan. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.
- När det är dags för läger och/eller resa med konfirmationsgruppen kan vi behöva inhämta ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten i fråga samt för att göra den så trygg och säker som möjligt. Behandlingen utförs med stöd av det avtal konfirmanden anses ingå i och med att du går med på att den deltar i vår verksamhet. Dessa uppgifter raderas inom tre månader efter konfirmationen.
- Vi sparar kontaktuppgifter till konfirmanden för att kunna skicka ut inbjudningar till konfirmationsledarskap året efter konfirmationen. Detta gör vi baserat på intresseavvägning. Du kan invända mot denna del av behandlingen.
- Vi kan komma att ta foton på de konfirmander som deltar. Grunden till detta är att dokumentera vår verksamhet och bevara uppgifterna för historiska ändamål. Om de konfirmander som finns med på dessa foton samtycker kan de komma att publiceras på till exempel Torsby pastorats webbplats eller på våra sociala medier. Samtycket kan tas tillbaka när som helst och då publiceras inte uppgifterna igen.
Om vi inte får ditt barns personuppgifter kan det inte konfirmeras.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Konfirmandens personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Uppgifter om genomförd konfirmation är en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken ungdomen är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgiften till någon utanför Svenska kyrkan utan vårdnadshavares samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till konfirmation sker vanligtvis via ett formulär här på webbplatsen. Personuppgifterna lämnas av den som gör anmälan.
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer, adress och namnteckning.
För konfirmanden rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, e-postadress, adress, datum och ordning för dop samt eventuella hälsouppgifter.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna sparas hos oss under tiden konfirmanden deltar i vår verksamhet. Vissa uppgifter om konfirmationen kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I konfirmationsboken anges bland annat uppgifter om konfirmanden och vårdnadshavarna. Underlag till konfirmationsboken gallras efter fem år.
Vilka andra får del av era personuppgifter?
Prästen som förrättar konfirmationen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om ni har frågor om detta går det bra att kontakta Torsby pastorat eller berörd präst direkt.
Dina rättigheter
Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att få ett utdrag av era personuppgifter samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att identiteten kan styrkas.
Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig eller din ungdom. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan ni begära att behandlingen av de berörda personuppgifterna begränsas.
Om ni anser att vår behandling av era personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har ni rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Läs mer på IMY:s webbplats.
Kontakt
Om ni har frågor om vår behandling av era personuppgifter, hör av er till Torsby pastorat på telefon 0303-20 68 40 eller skicka ett mejl till torsby.pastorat@svenskakyrkan.se