Patos - Mycket logistik för smidig skötsel av gravplatserna

– En skötselsäsong sträcker sig från 1 maj till 30 september och det behövs framförhållning för att vi ska kunna planera och ta hand om alla gravplatser på ett bra och effektivt sätt, säger Marie Danielsson, som administrerar kyrkogårdsförvaltningens skötselavtal tillsammans med Ulla Öhman. Ett nytt och samlat datasystem kommer att underlätta och förbättra servicen ytterligare när systemet är intrimmat under nästa år.

Totalt finns det idag omkring 10 000 enskilda gravplatser på Håjums och Götalundens begravningsplatser. För närmare 4 000 av dem finns skötselavtal. Varje år kommer ett erbjudande automatiskt via brev eller e-faktura om att förlänga skötselavtalet ytterligare ett år.

– Det ska vara inbetalt senast 31 mars och eftersom det är ett erbjudande och inte krav att ha skötselavtal, så skickar vi ingen påminnelse. Om inte betalningen kommit in så avslutas avtalet, påpekar Marie Danielsson, som håller i administrationen tillsammans med Ulla Öhman.

– Det är ett serviceinriktat yrke, där du också träffar många människor i olika skeden i livet. Vår uppgift är att både guida, ha koll på det administrativa och samtidigt finnas som stöd för de som hör av sig och ofta har det jobbigt efter att en anhörig har dött, säger Marie.

Skötselavtalen ses över varje år och även inför 2024 görs prisjusteringar på grund av ökade kostnader. Det gäller både skötselpaketen och tillvalstjänsterna. En nyhet inför 2024 är att det blir sista säsongen med erbjudandet om skötselavtal för gravar med enbart perenner, istället för säsongsplanteringar. När de infördes för flera år sedan så erbjöds enbart fyraårsavtal. I takt med att de nu successivt löper ut så förnyas inte avtalsformen för perenner

– Orsaken är att vi helt enkelt inte hinner med skötseln i förhållande till den intäkt vi har, eftersom det kräver en extra stor arbetsinsats från vår sida. Men självklart kan de som vill ha kvar sina gravplatser med perenner behålla dem även efter 2024, men skötseln måste var och en då ansvara för själva, förklarar kyrkogårdschefen Frank Thorén Hall.

Ett skötselavtal kan tecknas under den lagstadgade gravrättstiden, som är 25 år och knuten till den avlidne. När gravrättstiden, som regleras i kyrkolagen och ingår i den obligatoriska begravningsavgiften, löpt ut så kan gravrättsinnehavaren förlänga rätten i ytterligare 15 år mot en engångsavgift som år 2024 är 1 320 kronor.

För Ulla Öhman och Marie Danielsson underlättar det såklart mycket om alla kontaktuppgifterna för alla gravrättsinnehavare och alla skötselavtal uppdateras löpande.

– Vi är oerhört tacksamma att alla förändringar gällande kontaktpersoner som görs verkligen meddelas till oss så vi alltid har aktuella uppgifter. Plus att man respekterar slutdatumet 28 februari för beställning och nytecknande av avtal. Då kan vi ge en bättre service, säger Ulla.

Under januari 2024 kommer dessutom ett nytt och enhetligt administrationsprogram. Det är en omfattande investering som utvecklar och gör den digitala hanteringen ännu smidigare.

– Nu har vi två system, ett för skötselavtal och ett för ekonomin. Men nu samlas allt i ett och samma och det kommer att bli smidigare och effektivare, konstaterar Marie.

– På sikt kommer det att bli ett väldigt bra verktyg för alla som jobbar inom kyrkogårdsförvaltningen, men precis som med alla nya system så behöver vi en liten inkörningsperiod. Därför ber vi om lite extra tålamod hos alla som kontaktar oss under årets första månader 2024. Under övergångsperioden kan det uppstå vissa förseningar, men det gamla systemet kommer att leva parallellt under kommande år, så vi har alltid en backup innan allt är på plats med det nya, säger kyrkogårdschefen Frank Thorén Hall.

Utöver löpande skötsel erbjuder kyrkogårdsförvaltningen en rad engångsarbeten i mån av tid, främst under perioderna mars-april och augusti-september. Du kan exempelvis beställa stentvätt och justering av mindre liggande gravsten, igenläggning av rabatt och nivåjustering av gravytan. Du kontaktar då kyrkogårdsexpeditionen för offert.

Kyrkogårdsförvaltningen besiktigar också alla gravplatser löpande för att exempelvis undvika att stenen riskerar att ramla. Vid behov av upprustning kontaktas gravrättsinnehavaren och ett kostnadsförslag tas fram. Vissa arbeten utförs också enbart av externa entreprenörer. Som exempelvis gravering, montering av stående stenar och förgyllning