Lyssna

Arkivering

Övergripande bestämmelser om arkiv och hanteringen av handlingar inom Svenska kyrkan finns i kyrkoordningen 53-56 kap. samt i Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB).

För de handlingar som inkommer till eller upprättas hos Svenska kyrkan i samband med direkta val gäller samma bestämmelser som för övriga handlingar. I korthet betyder det att handlingarna ska registreras eller hållas så ordnade att det utan svårigheter kan fastställas om de har kommit in eller upprättats (kyrkoordningen 55 kap 3§).

Handlingar som hanterats enligt ovan utgör en del av svenska kyrkans arkiv. Utgångspunkten för svenska kyrkans arkivhandlingar är att de ska bevaras, hållas ordnade och vårdas. Handlingar får emellertid gallras, men detta förutsätter att gallringsbeslut har fastställts av kyrkostyrelsen.

Gallring

  • Gallring av handlingar inom kyrkovalet regleras av SvKB 2019:1 10 kapitel. 
  • SvKB 2019:1 kap. 12 möjliggör gallring av handlingar som anses ha liten eller tillfällig betydelse för en verksamhet.

Kategorier

Handlingar som upprättats av eller inkommer till Svenska kyrkan i samband med direkta val kan delas in i tre grupper

  1. Handlingar som registreras enligt ordinarie rutiner och bevaras
  2. Handlingar som inte registreras men arkiveras i annan ordning och bevaras
  3. Handlingar som förvaras tills gallringsfristen har gått ut, varefter de gallras.

Rensning från föremål

Handlingar som ska bevaras ska vid arkiveringen rensas från föremål av t.ex. plast och metall som kan skada handlingarna. Röstlängderna hålls samman av en spiral av plastbelagd ståltråd som enkelt kan lyftas av utan att skada handlingarna. Efter att spiralen har tagits bort läggs röstlängden i ett aktomslag. 

Aktuella bestämmelser

Följande bestämmelser reglerar vård, redovisning och gallring av svenska kyrkans handlingar samt hantering av handlingar i direkta val

  • SvKB 2017: 1 kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vård och annan hantering av handlingar i kyrkans arkiv. Denna bestämmelse innefattar även de förteckningsplaner som ska användas vid redovisning av svenska kyrkans handlingar.
  • SvKB 2019:1 Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om gallring. Denna bestämmelse innehåller regler för gallring av handlingar.
  • SvKB 2024:2 Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om direkta val. Denna bestämmelse innehåller bl a. regler för hanteringen av lämnade valsedlar.

Läs arkiveringsinstruktionen för kyrkovalshandlingar i sin helhet