Valadministration

Det är viktigt att registrera korrekta kontaktuppgifter till valnämnden så att information och material når fram på utsatt tid. Kyrkoherden ansvarar för att registreringen är korrekt.

Uppgifter som ska registreras enligt regelverket är:

• namn, personnummer och postadress till varje ledamot och ersättare i nämnden.

Därutöver behöver även följande registreras för att valarbetet ska fungera:

• e-postadress till varje ledamot och ersättare,
• för att kunna kommunicera med valnämnden (inte församlingens/pastoratets e-postadress, de får informationen ändå)telefonnummer till varje ledamot och ersättare
• leveransadress till den fysiska plats dit valmaterialet ska levereras
• korrekta start- och stoppdatum för respektive persons uppdrag

Obs! Som valnämnd kan ni inte själva gå in och registrera i Kyrksam. Ta kontakt med pastorsexpeditionen eller en administratör i församlingen och be denna person att registrera valnämnden i Kyrksam. 

Det finns möjlighet att registrera en särskild kontaktperson utöver dem som valts till ledamöter i valnämnden. Kontaktpersonen kan vara en anställd som eventuellt är sekreterare eller har andra verkställande uppgifter för valnämnden.

En viktig informationskanal till valnämnder och församlingar/pastorat är det nyhetsbrev som Valkansliet skickar via e-post varje månad med start i våren 2024.

Nyhetsbrevet skickas till valnämnder som finns registrerade i Kyrksam. 

För att fler personer i församlingen/pastoratet ska få nyhetsbrevet är det viktigt att anmäla ytterligare mottagare/medarbetare. Detta registrerar församlingen/pastoratet i Kyrksam under ”valnämnd” samt som ”kontaktperson” och/eller ”informationsmottagare”.  

Det går att anmäla hur många informationsmottagare som helst. Nyhetsbrevet skickas även till alla kyrkoherdar samt kanslichefer/ekonomichefer.

Här hittar du en lista med tidigare utgivna nyhetsbrev.

Att registrera valnämnd för församling eller pastorat som indelningsändrar kräver samma handhavande i Kyrksam som om man inte indelningsändrar, men har andra datum att ta hänsyn till och kan komma att behöva registreras mer än en gång. 

Instruktion för registrering av valnämnder i enheter som indelningsändrar

Läs mer om hur Kyrksam fungerar i Utbildningsportalen.

Inloggning till Kyrksam. Endast församlingar/pastorat kan se och ändra uppgifter i Kyrksam.

Lathundar:

• Registrera valnämnder i Kyrksam (pdf, 8 sidor)
• Instruktion för registrering av valnämnder i enheter som indelningsändrar (pdf, 2 sidor)
• Kopiera medarbetare, grupper och eller personegenskaper i samband med indelningsändring (pdf, 9 sidor)

Om en ändrad indelning innebär att en ny församling eller ett nytt pastorat bildas ska en ny valnämnd utses för den nya församlingen eller pastoratet.

Om en ändrad indelning innebär att en ny församling eller pastorat bildas, ska indelningsdelegerade snarast utse en valnämnd för den nya församlingen eller pastoratet. Denna valnämnd ansvarar då för valets genomförande.

Kyrkofullmäktige beslutar om antal ledamöter och ersättare som ska finnas i valnämnden. Ledamöter och ersättare väljs för fyra år, räknat från 1 januari året efter valåret. Från hösten 2019 gäller att

• antalet ledamöter i valnämnden inte får vara färre än tre
• antalet ersättare ska vara minst hälften av antalet ledamöter.  

Ändringen ska tillämpas första gången när det nyvalda kyrkofullmäktige efter kyrkovalet 2021 väljer valnämnd.

Bland valnämndens ledamöter ska kyrkofullmäktige välja en ordförande och en eller två vice ordförande. För valnämnden gäller samma valbarhetsvillkor och valbarhetshinder som för kyrkorådet.  

Valnämnden ska utse valförrättare och röstmottagare och utbilda dem. Valnämnden ansvarar också för att se till att vallokaler och röstningslokaler har den utrustning som krävs.

Valnämnden utser röstmottagare som ska tjänstgöra i röstningslokaler samt valförrättare som ska tjänstgöra i vallokalen. Valnämnden bör samråda med kyrkoherden eftersom kyrkoherden är den som leder all verksamhet i församlingen eller pastoratet. 

All rekrytering av personal som tjänstgör i valet ska ske via den som har chefs- och arbetsledaransvar. Det kan gälla även andra än kyrkoherden.

Valnämnden har även ansvar för att de som ska tjänstgöra i röstningslokaler och vallokaler får den utbildning och information som krävs för att de ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Alla valförrättare och röstmottagare ska ha genomgått utbildning för att få tjänstgöra under valet. Till stöd för detta finns bland annat häften om valförrättarnas och röstmottagarnas uppgifter samt utbildningsfilmer.

Det är stiftens ansvar att se till att valnämnderna har rätt kunskap för att kunna utbilda valförrättare och röstmottagare.

Valnämnden ansvarar för att se till att vallokal och röstningslokaler har den utrustning som krävs för att kunna genomföra valet. Kyrkostyrelsen/Valkansliet ansvarar för att ta fram merparten av det material som behövs för att genomföra valet och även för att distribuera det till valnämnderna.

• Det mesta av det material som kommer från kyrkostyrelsen/Valkansliet skickas ut samlat till valnämnderna i augusti under valåret.
• Röstlängderna levereras separat i början av veckan för valet. 
• Grupp- och kandidatförteckningarna skickas ut tillsammans med resultatbilaga ungefär en månad innan valet.
• Särskilt information om utskicket av material sänds till valnämnderna i början av valåret.

Valnämnderna är mottagare av allt material som behövs för att valet ska kunna genomföras. Valnämnden ansvarar också för att materialet fördelas till vallokaler och röstningslokaler inom dess ansvarsområde.

Här finns en checklista med översiktliga uppgifter för valnämnden. Uppgifterna kan utföras i olika tidsföljd, vissa uppgifter har regelstyrda datum att förhålla sig till. Det kan komma till uppgifter och datum för er valnämnd som inte finns med i översikterna och checklistan.

Valnämnden har i sitt uppdrag ett särskilt informationsansvar:  

Valnämnden ska på lämpligt sätt informera de röstberättigade om valet och möjligheterna att rösta. Valnämnden ska på lämpligt sätt informera församlingen eller pastoratet om vikten av likabehandling av de nomineringsgrupper som har anmält kandidater i valet till kyrkofullmäktige. 

Valnämnden kan själv ta ansvar för den allmänna informationen om kyrkovalet, men samverkan med dem som normalt arbetar med kommunikation i församlingen och bruk av ordinarie kanaler för kommunikation rekommenderas. Kom överens med kyrkoherden om vilka resurser som ska användas. Bestäm på ett tidigt stadium hur valnämnden och anställda i församlingen ska samarbeta, så att oklarheter inte behöver uppstå längre fram. 

Även om valnämnden själv bara är begränsat engagerad i de direkta informationsinsatserna, är det valnämndens uppgift att säkerställa att informationen finns tillgänglig och sprids. 

På röstkortet som skickas från valkansliet till alla röstberättigade framgår var vallokalen finns och när den är öppen. Utöver det ingår begränsad information om kyrkovalet och hänvisning vidare till mer information på webben. Väljarna behöver därför få lokal information om var de kan förtidsrösta och var det finns så kallade bud- och brevröstningspaket att beställa och hämta. Denna information ges lämpligen i församlingens ordinarie kanaler, på webbplatsen, i församlingsbladet, i sociala medier eller annonsering i tidningar. 

Valnämnden behöver tydligt markera vilka lokaler det går att rösta i före och på valdagen. Det ska vara tydligt markerat när lokalen för förtidsröstning är öppen. Vid vallokalen ska det framgå att det är en vallokal, samt vilket eller vilka valdistrikt lokalen gäller för. Det behöver finnas tydliga skyltar och pilar som markerar vart väljarna ska gå.  

Vid eller i vallokalen och lokalen för förtidsröstning ska det vara enkelt att se var det finns blanka valsedlar och var väljarna kan förse sig med tillgängliga namnvalsedlar från olika nomineringsgrupper. Markera också tydligt var grupp- och kandidatförteckningarna finns för dem som vill ta del av dessa. I en vallokal eller lokal för förtidsröstning ska det också vara möjligt att ta del av grupp- och kandidatförteckningarna för alla valkretsar i hela landet. På valwebben finns grupp- och kandidatförteckningen tillgänglig för att valnämnderna ska kunna ladda ner och eller skriva ut dem. På svenskakyrkan.se/kyrkoval finns kandidatvisningen där det går att söka upp rätt församling där man är röstberättigad. För det här alternativet krävs internetuppkoppling i lokalerna. 

De väljare som befinner sig på äldreboenden, sjukhus, i fängelse, på anstalt och andra institutioner eller av annan anledning inte kan ta sig till en vallokal eller en lokal för förtidsröstning, kan brevrösta med post eller bud. Det är därför viktigt att planera hur information ges till medlemmar som vistas på institutioner av olika slag. Ett sätt är att kontakta ledningen för en institution och komma överens om hur information om brevröstning med post och bud kan ges. Väljare som önskar rösta på detta sätt behöver också få information om hur de får det material de behöver för att kunna nyttja sin rösträtt. På valwebben finns ett enklare informationsblad som bland annat kan användas. 

Därför är det viktigt att överväga hur information ges till medlemmar som vistas på institutioner av olika slag. Ett sätt är att kontakta ledningen för en institution och komma överens om hur de får information.

Berätta om möjligheterna till brevröstning genom postbefordran och bud och hur de som önskar rösta på detta sätt får det material de behöver för att kunna utnyttja sin rösträtt.

Röstkortet är en del i den grundläggande informationen till väljarna. Till hjälp för informationsarbetet i församlingen tar kyrkokansliet fram texter, bilder, annonser med mera. Materialet samlas på valwebben. Ta tillvara befintliga kanaler och mötesplatser där det finns tillfälle att informera. Utöver det behöver församlingen i god tid budgetera för extra kommunikationsinsatser inför valet. Kom även ihåg att avsätta tid för arbetet i planeringen. 

En nationell kampanj tas fram inför kyrkovalet. Kampanjen är även detta kyrkoval utformad så att församlingar kan göra lokala versioner av temat. Stift och församlingar kommer även att erbjudas möjlighet att förstärka kampanjen ekonomiskt för att gemensamt åstadkomma en ökad synlighet. 

Mål och målgrupper  

De röstberättigade i församlingen eller pastoratet är målgruppen för lokal information. Det är en grupp med olika grundförutsättningar som ofta har olika informationsbehov. Gemensamt är att de behöver motiveras att rösta, få grundläggande information om hur ett val går till, veta något om kyrkans verksamhet, om hur kyrkan är organiserad och varför väljarna ska rösta i tre val (kyrkofullmäktige, stiftsfullmäktige och kyrkomöte). Kommunikationen med de röstberättigade kan till exempel handla om att: 

• ge väljarna praktisk information om var, när och hur kyrkovalet genomförs  
• motivera de röstberättigade att utnyttja sin rösträtt  
• öka kunskapen om vad Svenska kyrkan är och gör. 

En viktig delmålgrupp är unga väljare och i synnerhet förstagångsväljare som är svåra att nå via traditionell post. I den nationella kampanjen kommer yngre väljare att få en särskild satsning. Även lokalt är det viktigt att tänka in de unga målgrupperna. Kom ihåg möjligheten att involvera ungdomsgruppen eller Svenska Kyrkans Ungas lokalavdelning i arbetet kring valet.  

I de senare kyrkovalen har intresset ökat för möjligheten att förtidsrösta. Tänk därför extra på att synliggöra information om förtidsröstning tidigt.  

Vad ska informationen innehålla?  

Samordna gärna informationen om var och när det är möjligt att rösta med en mer allmänt inriktad information om kyrkovalet och vad valet handlar om. Den begränsade information som kommer tillsammans med röstkortet behöver kompletteras med valnämndens egen information.  

Inför ett val riktas fokus mot Svenska kyrkan, både hos massmedia och allmänhet. Utöver praktisk information om valet, är det också viktigt att kommunicera den roll som Svenska kyrkan spelar i samhället gärna speglat utifrån verksamhet och engagemang i den lokala församlingen.  

Praktisk information som behöver kommuniceras:  

• Vilka får rösta?  
• Vilken dag är valet?  
• Var kommer kyrkovalet att ske?  
• Var och när äger förtidsröstning rum?  
• Vilka tider är det möjligt att rösta?  
• Hur går valet till?  
• Finns det möjlighet att personrösta?  
• Vilka val äger rum?  
• På vad kan man rösta? 
• När behöver väljaren sitt röstkort?  
• Kom ihåg id-kort!  
• Hur kan en väljare som har fler frågor få svar?  

Val av kanaler  

Använd församlingens eller pastoratets ordinarie kanaler för information. Till exempel webb,  
sociala medier, e-nyhetsbrev, församlingstidning, programblad, affischer och annonser i lokal press. Glöm inte bort möjligheten att informera i anslutning till gudstjänster. En del församlingar passar även på att göra ett brett utskick av en kyrkovalstidning till hushållen i församlingen eller pastoratet.  

Media är en av de viktigaste kanalerna för information till allmänheten, och då i första hand pressen. Lokala medier har tidigare skrivit mycket om kyrkovalet. Vad finns det i församlingen att informera lokalpressen om? Vem är lämplig att vara talesperson i olika frågor? Många stift har pressansvariga som kan ge råd och tips inför mötet med media. Tänk alltid igenom vad som behöver sägas innan kontakten tas och träna gärna på det.  

Dagen efter valdagen vill många ta del av resultatet och då kan det vara bra att till exempel ha förberett ett pressmeddelande, lagt ut preliminärt resultat på webben och sett till att någon är beredd att svara på frågor. 

I församlingar och pastorat finns många erfarenheter från tidigare val att ta vara på när informationsinsatser för kommande val ska planeras. Ta fram utvärderingen från förra kyrkovalet och följ upp vad som fungerade bra eller behöver förbättras inför det här kyrkovalet. I många stift möts informationsansvariga i församlingen eller pastoratet på nätverksträffar, där kan man ta del av andras erfarenheter och få inspiration.  

Kom ihåg att dokumentera och följa upp det här kyrkovalet. Exempelvis kan korta noteringar göras fortlöpande och efteråt kan en enkel enkät bland medarbetarna ge en uppfattning om vad som lyckats och vad som behöver förbättras till nästa val.  

Valdagen är i sig ett unikt tillfälle för medlemskommunikation, både i mötet mellan människor och genom att erbjuda smakprov på verksamhet och information. Att visa på Svenska kyrkans roll i lokalsamhället. Dagen är ett tillfälle att skapa en positiv upplevelse. Exempel på aktiviteter är samtal, kaffe, utställning, visning av kyrkan, musik och att visa upp information om kyrkans verksamhet.  

Propaganda  

Det får inte förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val, varken i vallokalen eller i utrymmen intill lokalen.  

Nomineringsgrupperna har en viktig roll för röstberättigades vilja att delta i valet. 

Tidigare val har visat att bristerna på information om nomineringsgruppernas frågor har varit ett återkommande tema. Att informera om dessa frågor är nomineringsgruppernas eget ansvar. Församlingen eller pastoratet kan ge de olika grupperna möjlighet att sprida sin information via utfrågningar, församlingstidningar eller liknande så länge alla grupper behandlas lika. Om en nomineringsgrupp avstår från att delta i en enkät eller annan aktivitet där den erbjudits plats, är det bra att ange det i presentationen, så att röstberättigade slipper undra varför en grupp saknas. 

I samband med valen till riksdag och kommuner är det politiska diskussioner mellan partierna. Massmedierna bevakar dem och sprider information om var partierna står i olika frågor. En motsvarande valrörelse har inte funnits i samband med kyrkovalet.  

Valkansliet tar fram informationsmaterial om att ställa upp i kyrkovalet som bör anslås på lämpliga ställen i församlingarna. 

Kyrkovalet på webben 

För er som arbetar i valnämnder och församlingar finns den inomkyrkliga valinformationen på Valwebben. 

En stor del av informationen till allmänheten och nomineringsgrupperna samlas på svenskakyrkan.se/kyrkoval. Länka gärna till denna webbplats från den lokala församlingswebben.  

Stiftsanställda, kyrkoherdar och anställda som arbetar med kyrkovalet kan även hitta rubriken Kyrkovalet på intranätet Kornet. Följ gärna ämnet Kyrkoval. 

På avdelningen Kommunikation här på Valwebben, finns mall för en lokal kommunikationsplan, samt en checklista och tidsplan för informationsarbetet. 

Övergripande information om kyrkovalet översätts till en rad olika språk. Dessa översättningar kommer att finnas tillgängliga på svenskakyrkan.se/kyrkoval.

Kyrksam och interninformation  

Svenska kyrkans gemensamma verksamhetsregister Kyrksam spelar en viktig roll för interninformation om kyrkovalet. Här ska valnämndens ledamöter vara registrerade, liksom kontaktpersoner och övriga informationsmottagare. De måste registrera sig för att bland annat få de nyhetsbrev som skickas från valkansliet på nationell nivå inför valet.  

Nyhetsbrevet Kyrkoval 2025 skickas regelbundet inför valet till dem som är registrerade i Kyrksam. I nyhetsbrevet lyfts aktuella uppgifter fram, samt fördjupar den information som ges i denna handbok. Nyhetsbrevet innehåller information som kan vara intressant för personer som ska hjälpa valnämnden i dess uppdrag. Det är därför bra om dessa personer registreras som prenumeranter och får information om att nyhetsbrevet finns.