Fastställd av Kyrkorådet 2018-04-26 § 68, Dnr: 2018-46
1. Tillämplighet och omfattning
Denna Policy är tillämplig på alla anställda i Varbergs församling.
Denna policy ska, på begäran och i enlighet med tillämplig lag, göras tillgänglig för Integritetsskyddsmyndigheten, vilken är svensk tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.
I den mån dataskyddsförordningen ((EU) 2016/679) fastställer ytterligare krav ska den tillämpas vid sidan av denna policy. Om någon del av denna policy strider mot dataskyddsförordningen ska dataskyddsförordningen tillämpas i den berörda delens ställe.
2. Syfte
Denna policy har tagits fram i syfte att säkerställa att Varbergs församling behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt med hänsynstagande till individens rätt till skydd av integritet. Policyn förklarar Varbergs församling inställning vad gäller skydd av personuppgifter och fastställer instruktioner för hur dessa ska hanteras.
3. Definitioner
Med ”personuppgifter” menas i denna policy all information som direkt eller indirekt går att härleda till en identifierbar levande person, särskilt med hänvisning till en identifierare såsom namn, ID-nummer, lokaliseringsuppgifter eller onlineidentifikatorer eller faktorer som är specifika för personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.
Med ”registrerad” menas i denna policy en identifierbar levande person vars personuppgifter är föremål för behandling.
4. Policy
Varbergs församling ska följa dataskyddsförordningen och bedriva sin verksamhet på ett sätt som respekterar individers integritet. I detta avseende gäller följande för Varbergs församling behandling av personuppgifter:
- Laglighet, korrekthet och öppenhet. Insamling, användning och övrig behandling av personuppgifter ska ske på ett lagligt, korrekt och öppet sätt gentemot den registrerade. Varbergs församling ska underlätta för den registrerade att utöva sina rättigheter i enlighet med dataskyddsförordningen.
- Ändamålsbegränsning. Personuppgifter ska samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och får senare inte behandlas på ett sätt som går emot dessa ändamål. Varbergs församling ska tillse att det finns rutiner för gallring eller avidentifiering av personuppgifter vars behandling inte längre är nödvändig för sina ursprungliga ändamål.
- Endast behandling på laglig grund. Personuppgifter ska endast behandlas om en laglig grund finns för behandlingen.
- Lagringsminimering. Varbergs församling ska endast lagra personuppgifter så länge detta är nödvändigt för att uppfylla verksamhetens fastställda behov av behandlingen. När lagring inte längre är nödvändig av dessa skäl, ska Varbergs församling radera, begränsa eller anonymisera personuppgifterna i fråga.
- Information om behandling av personuppgifter. Varbergs församling ska, i enlighet med dataskyddsförordningen, tillhandahålla information till berörda personer om behandlingen av personuppgifter.
- Åtkomst till personuppgifter. Varbergs församling ska ge åtkomst till personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.
- Invändningar mot behandling. Varbergs församling ska tillse att den registrerade kan invända mot behandling som utförs på basis av ett allmänt eller berättigat intresse eller i direkt marknadsföringssyfte och ska godta en sådan begäran när det är aktuellt.
- Dataportabilitet. Personuppgifter ska, på begäran från den registrerade och under förutsättning att det är tekniskt möjligt, överföras från Varbergs församling till en annan organisation. I vilket fall som helst ska Varbergs församling, i de fall det är aktuellt enligt dataskyddsförordningen, kunna lämna ut personuppgifter i ett allmänt använt, strukturerat och maskinläsbart format och underlätta så långt möjligt för den registrerade att själv överföra sina uppgifter till en annan organisation.
- Uppgiftsminimering och korrekthet. Personuppgifter ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande för behandlingens ändamål och ska uppdateras vid behov. Felaktiga uppgifter ska rättas eller kompletteras, antingen på Företagets eget initiativ eller på den registrerades begäran.
- Anlitande av personuppgiftsbiträden. Varbergs församling får tilldela tredje parter uppgifter vilka innebär att de kommer att ha åtkomst till och behandla personuppgifter på Varbergs församling vägnar (personuppgiftsbiträden). Varbergs församling ska alltid säkerställa att personuppgiftsbiträdena uppfyller denna policys krav samt krav som följer av dataskyddsförordningen. Varbergs församling ska särskilt ingå biträdesavtal med personuppgiftsbiträden för att kunna ställa krav på hur personuppgifterna får behandlas.
- Personuppgifter utanför EU/EES. Varbergs församling ska följa de restriktioner för överföring av personuppgifter till mottagare utanför EU/EES som ställs upp av dataskyddsförordningen.
- Integritet och konfidentialitet. Varbergs församling ska utvärdera risker i relation till sin behandling av personuppgifter samt vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska säkerställa en tillräcklig nivå av konfidentialitet och säkerhet. Varbergs församling ska i synnerhet säkerställa skydd av personuppgifter mot obehörig eller otillåten behandling, förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse.
- Inbyggd integritet (privacy by design). Varbergs församling ska säkerställa att IT-system och rutiner utformas med dataskyddsförordningens krav i åtanke redan från början.
- Dataskydd som standard (privacy by default). Varbergs församling ska säkerställa att personuppgifter inte behandlas i onödan och att IT-system och rutiner uppfyller dataskyddsförordningens krav som standard. Integritetsskydd ska vara regeln, inte undantaget.
5. Ansvar och överträdelser
Samtliga arbetstagare ska ha kännedom om Varbergs församling inställning vad gäller skydd av personuppgifter och ska samarbeta med arbetsgivaren för att policyn ska kunna uppfyllas. Leverantörer och andra samarbetspartners förväntas följa denna policy i den mån de behandlar personuppgifter på Varbergs församling vägnar.
Överträdelser av denna policy kan leda till disciplinära och/eller rättsliga åtgärder. Samtliga arbetstagare och samarbetspartners är skyldiga att omedelbart rapportera misstänkta överträdelser av denna policy till närmaste chef eller, för samarbetspartners, till Varbergs församlings kyrkoherde.