Domkapitlets handläggning av tillsynsärenden som rör behörigheten att utöva Svenska kyrkans vigningstjänst, sker i enlighet med kyrkoordningens regler om sådana ärenden. Processen kan skilja sig något åt, beroende på ärendets specifika karaktär, men ser i huvudsak ut på följande sätt:
Om en präst eller diakon blir anmäld för olämpligt agerande, eller om domkapitlet på annat sätt får information om olämpligt beteende, inleds ett tillsynsärende. Det formella beslutet att inleda ett tillsynsärende kan föregås av en begäran om att den anmälande förtydligar något eller inkommer med ytterligare information, eller på annat sätt klargör något som behöver klargöras.
När ett tillsynsärende inletts, ges den anmälda prästen eller diakonen möjlighet att yttra sig över anmälan. Om den information som domkapitlet har inte grundar sig i en formell anmälan, så ges den präst eller diakon som är föremål för tillsynsärendet, också möjlighet att yttra sig över den information som domkapitlet har. En situation av det senare slaget är ovanlig, men skulle kunna bestå i att domkapitlet uppmärksammat något i media, eller att en präst eller diakon själv informerat domkapitlet om något potentiellt klandervärt.
Om domkapitlet bedömer att prästen eller diakonen inte agerat olämpligt, så avskrivs ärendet.
Prövotid
Finner domkapitlet genom sin utredning att prästen eller diakonen agerat på ett sätt som står i strid med hur en präst respektive en diakon ska agera, så kan domkapitlet besluta om en erinran, prövotid under tre år, eller obehörighet att utöva Svenska kyrkans vigningstjänst. Vilken typ utav beslut som domkapitlet fattar, beror på graden av allvarlighet i det som inträffat.
Om domkapitlet beslutar om prövotid för en präst eller diakon, så uppställs krav för vad prästen eller diakonen ska åstadkomma under perioden. Dessa krav kan variera från att prästen eller diakonen ska avhålla sig från att upprepa ett olämpligt beteende, till att prästen eller diakonen mer aktivt ska påvisa en förändring. Vad en sådan förändring består i, är beroende av vad det ursprungliga beteendet bestod i. Det är här viktigt att poängtera att det är prästen eller diakonen som ansvarar för att leva upp till kraven som ställts på honom eller henne under prövotiden.
I enlighet med kyrkoordningens regler, så ska en präst eller diakon som är under prövotid förklaras obehörig att utöva Svenska kyrkans vigningstjänst, om han eller hon på nytt visar sig olämplig för uppdraget som präst respektive diakon. Vad detta innebär, beror på omständigheterna i det enskilda fallet, men exempel på vad Svenska kyrkans överklagandenämnd fastslagit kunna utgöra sådan olämplighet är till exempel att en präst eller diakon undvikit att delta i tillsynssamtal under prövotiden, eller att prästen eller diakonen upprepat sådant olämpligt beteende som låg till grund för det ursprungliga beslutet om prövotid.
Obehörighet utan prövotid
Om domkapitlet bedömer att ett visst agerande varit så olämpligt att prövotid inte är tillräckligt, så kan domkapitlet besluta om obehörighet utan föregående beslut om prövotid.
En präst eller diakon som förklarats obehörig, kan ansöka till domkapitlet om att åter förklaras behörig. Sådana ansökningar bedöms från fall till fall, men prästen eller diakonen bör kunna visa att hen kommit till rätta med de omständigheter som låg till grund för det ursprungliga beslutet om obehörighet.
Vad sker under en prövotid?
Om domkapitlet beslutar om prövotid, så är denna prövotid alltid tre år. Vad som sker under denna tid varierar från fall till fall, men gemensamt för alla fall, är att tillsynssamtal sker kontinuerligt med en eller flera representanter från domkapitlet. Syftet med sådana samtal är att säkerställa att prästen eller diakonen aktivt jobbar med att åtgärda sådant som i beslutet om prövotid befunnits utgöra olämpligt agerande. En prövotid upphör inte i förtid om en präst eller diakon bedöms ha hanterat sådant som behövt hanteras, men tidsintervallet mellan samtalen kan i sådana situationer bli längre. På motsvarande sätt kan samtal ske oftare, om det behövs.
Domkapitlets roll
Domkapitlets funktion i sådana ärenden som beskrivits ovan, är närmast att jämföra med en disciplinnämnd för exempelvis läkare. Domkapitlet har inget arbetsgivaransvar. Domkapitlet tittar på om en präst eller diakon agerat på ett sätt som gör honom eller henne olämplig att utöva sitt ämbete. Det är upp till prästen eller diakonen att ta ansvar för att hantera sådana problem eller beteenden som legat till grund för ett beslut om erinran, prövotid eller obehörighet. En präst eller diakon som till exempel uppvisat aggressivt eller annat olämpligt beteende, har beroendeproblem, eller på annat sätt agerat olämpligt, har själv ansvaret för att komma till rätta med sina problem. Har prästen eller diakonen en anställning, så kan dennes arbetsgivare ha ett arbetsrättsligt ansvar att hjälpa individen, men domkapitlet har inte något sådant ansvar. Det utesluter dock inte att en individ som söker hjälp hos domkapitlet eller stiftet, kan få hjälp när detta är möjligt. Domkapitlet har allt intresse av, och ser det som mycket viktigt, att präster eller diakoner som hamnat i problem, kommer till rätta med dessa problem.