Så behandlar vi dina personuppgifter

Du är mycket viktig för Svenska kyrkan och det är en självklarhet att värna om din integritet när vi hanterar dina personuppgifter.

Dataskyddsförordningen - GDPR

Den 25 maj 2018 trädde den nya Dataskyddsförordningen i kraft. Förordningen syftar till att stärka skyddet för individen vid behandling av personuppgifter. Den ersätter Personuppgiftslagen (PuL).

Svenska kyrkan är Sveriges största medlemsorganisation och hanterar många personuppgifter. Det är viktigt både av lagliga och etiska skäl att Svenska kyrkan och Hörnefors församling anpassar sig till och följer de krav som förordningen ställer.

Just nu pågår ett omfattande arbete för anpassning till dataskyddsförordningen
Det handlar om att inventera och anpassa våra tekniska system samt se över och justera arbetssätt och rutiner i pastoratet.

Hörnefors församling är personuppgiftsansvarig och ska se till att du som medlem, deltagare i våra verksamheter, ideell medarbetare, förtroendevald eller anställd tryggt kan anförtro dina uppgifter till oss i vetskap om att vi behandlar dem med respekt och i enlighet med gällande lagar och förordningar.

Grund för behandling

Dataskyddsförordningen anger sex lagliga grunder för behandling: Samtycke, Avtal, Rättslig förpliktelse, Skydd av grundläggande intresse, Allmänt intresse, Intresseavvägning.

De grunder som vi som regel använder är: Avtal - när det gäller ingångna avtal exempelvis med de anställda, Intresseavvägning – i fall där vi behöver personuppgifter för att kunna driva vår verksamhet, Samtycke – när vi behöver tillstånd att exempelvis publicera och lagra fotografier.

Det är endast när vi hävdar Samtycke som laglig grund som vi ber den enskilde om direkt underskrift. Enligt förordningen behöver vi vara tydliga, så den som ger sitt samtycke förstår exakt vad den samtycker till. Samtycke kan i vissa fall även ske muntligt.

Ändamål

Vi samlar endast in personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för det ändamål de är avsedda för.

Ändamålet/syftet med att vi samlar in personuppgifter bestäms för varje ny behandling. Exempel på ändamål kan vara att vi behöver uppgifter om våra anställda för att kunna betala ut lön, uppgifter om medlemskap för att kunna genomföra en vigsel eller att vi vill publicera text och bild för att berätta om vår verksamhet på sociala medier.

Medlem i Svenska kyrkan

Om du är medlem i Svenska Kyrkan behandlar vi vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet mellan oss – det involverar att ta ut avgifter, skicka ut relevant information m.m. Vi skickar varje år in uppgifter om de som är medlemmar i Svenska Kyrkan till Skatteverket enligt 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund.

Hur Svenska kyrkan behandlar personuppgifter om medlemmar kan du läsa om under Mer om personuppgifter i Svenska kyrkan.

Deltagare i verksamhet

Vill du vara med i våra verksamheter registrerar vi ibland uppgifter om dig för att kunna genomföra aktuell verksamhet. Grunden för detta är Intresseavvägning. Personuppgifter vi registrerar vid anmälan, i tillämpliga fall, är namn, adress, telefon, e-post, personnummer. När det gäller barnverksamhet behöver vi också namn och kontaktuppgifter på målsman samt i vissa fall uppgifter om skola/förskola.

Vi kan även behöva uppgift om allergier eller andra hälsorelaterade uppgifter för ex. lägervistelse eller måltider i samband med verksamheten. Enligt förordningen är de senare känsliga uppgifter som vi måste behandla med extra säkerhet. Det är endast personal som berörs som har tillgång till sådana uppgifter.

Om du inte kan/vill anmäla dig via våra vanliga kanaler, exempelvis anmälningsformulär på vår webbplats, ber vi dig ta kontakt med oss direkt.

Bild och film

När det gäller film och fotografering tar vi in separata  samtycken för detta. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke, kontakta oss om så är fallet. Den användning som gjorts av bilderna innan samtycket tas tillbaka påverkas inte av att samtycket dras tillbaka. Du har rätt att få tillgång till bilder vi har på dig och även kräva att de raderas.

Från större offentliga sammankomster kan bilder lagras och publiceras även utan enskilt samtycke från varje deltagare. Besökarna ska i sådana fall informeras om att fotografering eller videoupptagning sker, vilket syfte fotograferingen har, och ges möjlighet att lämna lokalen eller flytta till anvisad plats där fotografering ej kommer att ske. 

Volontär

Vill du bli volontär ber vi om personuppgifter för att kunna administrera ditt volontärarbete. Grunden för detta är Avtal som vi ingår med dig.

Behandlingen

Vår behandling ska vara öppen, korrekt och laglig. Vi ska endast lagra personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla verksamhetens fastställda behov av behandlingen. Vi ska tillhandahålla information till berörda personer om behandlingen. Vi ska tillse att enskild person är informerad om sina rättigheter enligt förordningen. Personuppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande för behandlingens ändamål. De ska uppdateras vid behov.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem. Du behöver legitimera dig eller om du begär uppgifterna via annan kanal, skickar vi dem till din folkbokföringsadress.

Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare.

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt kan du inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (tid. Datainspektionen).

Ytterliga information om Dataskyddförordningen hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Mer om personuppgifter i Svenska kyrkan