Så behandlar Karlstads stift dina personuppgifter
Ändamålen för Karlstads stifts behandling av personuppgifter varierar. Det kan handla om övergripande syften med verksamheten, som till exempel att hantera stiftets tillsyn, men också mer precisa ändamål som till exempel bokföring eller administration. Här nedan kan du läsa om olika ändamål där Karlstads stift behandlar personuppgifter.
E-post
Om du skickar e-post till Karlstads stift kommer vi att behandla de personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom stiftsorganisationen. De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är de som du anger i ditt e-postmeddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning. Om du nämner ditt medlemskap i Svenska kyrkan innebär detta att vi även behandlar uppgifter om din religiösa åskådning.
Den lagliga grunden för denna behandling är en utförd intresseavvägning, där vi har gjort bedömningen att vårt (och ditt) intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du en rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer vi att radera alla meddelanden innehållande dina personuppgifter, såvida vi inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden.
Efter att kommunikationen ochärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt e-postmeddelande, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med tillämplig arkivlagstiftning.
Om du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss behandlas även sådana personuppgifter med stöd av en intresseavvägning, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.
Fondansökan
Om du skickar in en fondansökan till Karlstads stift behöver stiftet hantera och lagra de personuppgifter om dig som du själv angivit, vilket inkluderar uppgifter i personligt brev, inkomstdeklaration och andra dokument du skickar in.
Karlstads stift behöver dina personuppgifter för att kunna administrera din ansökan, göra en bedömning av om den ska beviljas och därefter göra en eventuell utbetalning till dig. Grunden för behandlingen av dina personuppgifter är att den krävs för att kunna vidta nödvändiga åtgärder innan ingående av avtal samt därefter, om din ansökan beviljas, för att uppfylla avtal om utbetalning. I de fall ansökan gäller en stiftelse behöver stiftet även behandla dina personuppgifter för att efterleva kraven i stiftelselagen på att en stiftelse endast ska använda sina tillgångar i enlighet med sitt fastslagna ändamål. Tillhandahåller du inte de uppgifter som Karlstads stift efterfrågar kan din ansökan inte beviljas eftersom stiftet inte kan kontrollera att du uppfyller de krav som ställs, vilket innebär att det inte heller kan göras någon utbetalning till dig.
Eftersom Kammarkollegiet sköter utbetalningar delas dina kontouppgifter med dem.
Dina personuppgifter kommer att sparas hos Karlstads stift i tio år enligt bokföringslagen och Svenska kyrkans bestämmelser.
Foto och film
Karlstads stiftstar ibland fotografier eller spelar in filmer i olika grupper, under tillställningar och vid andra tillfällen i vår verksamhet. Syftet med detta är att dokumentera verksamheten och bevara bild- och filmmaterialet för arkivändamål och framtida forskning. Dessa fotografier är inte sökbara på person.
Karlstads stift använder inte bild- och filmmaterial i kommunikation utan godkännande från de personer som går att identifiera i materialet. Sådant godkännande inhämtas vanligtvis skriftligen via blanketter men kan undantagsvis även inhämtas muntligen. Har du en gång lämnat ditt godkännande kan du när som helst ta tillbaka det, men det påverkar inte eventuell publicering vi redan gjort med ditt godkännande.
Karlstads stifts webbplats, svenskakyrkan.se/karlstadstift, har utgivningsbevis och ansvarig utgivare. Detta innebär att publicering på webbplatsen lyder under Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen, vilka går före dataskyddsförordningens regler om samtycke. Självfallet tar Karlstads stift ändå alltid vederbörlig hänsyn till personers integritet och kommer inte att publicera personuppgifter som kan upplevas som intrång i den personliga integriteten.
Tillsyn över beslut fattade av församling eller pastorat
Enskilda kan i enlighet med kyrkoordningens bestämmelser om beslutsprövning begära att domkapitlet genomför överprövning av olika beslut fattade i stiftets församlingar och pastorat. Domkapitlets ansvar att utöva tillsyn över församlingar och pastorat regleras i 57 kap. 1 § 7 p. Kyrkoordningen och beslutsprövning regleras mer specifikt i 57 kap. 8–18 §§. Kyrkoordningen är ingen lag, men ses däremot som ett avtal för dess medlemmar, likt en förenings stadgar.
För att kunna hantera ärendet och fatta ett välgrundat och rättssäkert beslut behöver personuppgifter behandlas om sökandens identitet (namn och kontaktuppgifter). Ytterligare personuppgifter om även andra personer kan tillkomma under domkapitlets utredning av ärendet. Behandlingen av den sökandes uppgifter utförs på basis av Kyrkoordningen i enlighet med föregående stycke, medan behandlingen av personuppgifter om eventuella andra som inte är medlemmar i Svenska kyrkan utförs med stöd i en intresseavvägning, där det berättigade intresset som anses väga tillräckligt tungt för att utföra behandlingen är intresset av att kunna utreda och hantera tillsynsärendet på ett ändamålsenligt sätt. Dessa personer kan invända mot att vi behandlar deras personuppgifter, i vilket fall vi kommer att radera deras uppgifter om vi inte kan visa berättigade skäl för fortsatt behandling.
I ett typiskt ärende behandlas personuppgifter genom:
- Insamling från sökanden och andra relevanta parter.
- Kommunikation med inblandade för att kunna hantera ärendet.
- Fattande av beslut.
- Utlämnande av samtliga handlingar till Svenska kyrkans överklagandenämnd om fattat beslut överklagas.
Alla handlingar i ärendet diarieförs i enlighet med Kyrkoordningen. När ärendet avslutats arkiveras relevanta handlingar i enlighet med Svenska kyrkans gallringsrutiner.
Tillsyn över präster och diakoner
Domkapitlet utövar bland annat tillsyn för att se så att präster och diakoner följer sina vigningslöften. Domkapitlet kan efter särskilt tillsynsförfarande förklara att en präst eller diakon inte längre får vara präst eller diakon, besluta om en treårig prövotid eller utdela en skriftlig erinran. Domkapitlets ansvar att utöva sådan tillsyn över präster och diakoner regleras i 57 kap. 1 § 4 p. Kyrkoordningen. Förutsättningarna för tillsynen regleras i 31 kap. 12 § för präster och 32 kap. 12 § för diakoner.
För att kunna hantera anmälan och fatta ett välgrundat och rättssäkert beslut behöver vi behandla personuppgifter om berörda personer såsom eventuell anmälare, vittnen, anhöriga eller andra. De personuppgifter som kan komma att behandlas är namn, kontaktuppgifter och ibland även funktion.
Personuppgifter om anmälare, vittnen, anhöriga och andra behandlas med stöd i en intresseavvägning, där det berättigade intresset som anses väga tillräckligt tungt för att utföra behandlingen är intresset av att kunna utreda och hantera tillsynsärendet på ett ändamålsenligt sätt. Dessa personer kan invända mot att vi behandlar deras personuppgifter, i vilket fall vi kommer att radera deras uppgifter om vi inte kan visa berättigade skäl för fortsatt behandling.
I ett typiskt ärende behandlas personuppgifter genom:
- Insamling, vanligtvis från anmälaren men ibland även från andra personer som är inblandade i ärendet.
- Kommunikation med inblandade för att kunna hantera ärendet.
- Utlämnande av samtliga handlingar till Svenska kyrkans överklagandenämnd om fattat beslut överklagas.
Alla handlingar i ärendet diarieförs i enlighet med Kyrkoordningen. När ärendet avslutats arkiveras relevanta handlingar i enlighet med Svenska kyrkans gallringsrutiner.
Kursanmälan
Om du anmält dig till en kurs som Karlstads stift ska hålla har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta. Vi behöver behandla dina personuppgifter för att administrera allting kring kursen, till exempel för att veta hur många som kommer att delta. Dina personuppgifter behandlas på basis av att det är nödvändigt för uppfyllandet av det avtal du anses ingå när du anmäler dig till kursen.
Det är alltid obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Om du inte anger de obligatoriska personuppgifterna kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats på kursen.
Om en kurs eller konferens inkluderar övernattning så kan vi komma att lämna över deltagarlista med namn till hotellet eller kursgården där övernattningen ska ske.
Eftersom vi serverar fika, lunch eller dylikt på våra utbildningar finns även ett frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter samtycker du till att vi behandlar dem. I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan uppgifterna om dina allergier komma att lämnas ut till den parten om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer och så vidare. Oavsett så raderas alla sådana uppgifter av den tredje parten direkt efter arrangemanget.
I vissa fall tar vi betalt för våra kurser, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare.
Fakturaunderlag sparas av stiftet i 10 år enligt Svenska kyrkans bestämmelser. Övriga uppgifter sparas i ett år för att kunna skicka inbjudningar till våra andra kurser. Detta görs på basis av en intresseavvägning, där vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra kurser anses väga tyngre än ditt intresse av skydd för den personliga integriteten. Du kan dock invända mot sådan behandling när som helst, och då kommer vi att radera alla uppgifter som inte hör till faktureringen.
Offentliga handlingar
Sekretessprövning och utlämnande av handlingar hos Svenska kyrkan.
Offentliga handlingar hos Svenska kyrkan är uppdelade i två kategorier: vissa typer av allmänna handlingar samt handlingar som inkommit till eller upprättats hos Svenska kyrkan efter den 1 januari 2000. De allmänna handlingar som hanteras är av tre olika typer, nämligen handlingar som 1) inkommer till eller upprättas inom begravningsverksamheten, 2) rör den kyrkoantikvariska ersättningen, eller 3) inkom till eller upprättades hos Svenska kyrkan senast den 31 december 1999.
Allmänheten kan vända sig till oss för att begära att få ut någon av ovanstående handlingstyper.
Diarieföring
För att uppfylla lagens krav på att hålla våra arkiv ordnade så att allmänheten ska kunna begära ut handlingar registrerar vi alla handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. För allmänna handlingar gör vi detta med stöd av 5 kap. 1–2 §§ och 2 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen. För Svenska kyrkans egna handlingar sker registreringen med stöd av 12 § 2 st. lagen om Svenska kyrkan, med närmare bestämmelser för hur registreringen ska ske i 55 kap. Kyrkoordningen.
Sekretessprövning och utlämnande
Innan en handling lämnas ut ska alltid en sekretessprövning göras för att se om hela, delar av eller ingen del av handlingen kan lämnas ut. Vid en sekretessprövning görs en bedömning av huruvida informationen i den berörda handlingen är sekretessbelagd. I och med att denna sekretessprövning görs kommer vi att behandla de personuppgifter som finns i handlingen genom att läsa, analysera och eventuellt stryka vissa eller alla personuppgifter.
Svenska kyrkans egna handlingar sekretessprövas med stöd av 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan (närmare bestämmelser finns i 53 och 54 kap. Kyrkoordningen). Själva utlämnandet av Svenska kyrkans handlingar sker på basis av ett allmänt intresse, med stöd i 11 § lagen om Svenska kyrkan. Personuppgifter i en handling som begärts ut kommer att behandlas för sekretessprövning och utlämnande under den tid som ärendet om utlämnande pågår och återgår därefter till att lagras som en del av vårt arkiv. Om ett nytt ärende om utlämnande inkommer påbörjas en ny behandling.
Sekretessprövning och utlämnande av allmänna handlingar inom begravningsverksamheten, rörande den kyrkoantikvariska ersättningen eller sådana allmänna handlingar som inkom till eller upprättades hos Svenska kyrkan innan år 2000 omfattas vanligtvis inte av dataskyddsförordningen, eftersom sådan hantering regleras av Tryckfrihetsförordningen och därmed faller under undantaget i 1 kap. 7 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Om du begär ut en stor mängd handlingar som innehåller känsliga personuppgifter kan begäran dock komma att avslås med hänsyn till dataskyddsförordningens regler om när och hur känsliga personuppgifter får behandlas. Detta på grund av en ändring i Tryckfrihetsförordningen (1 kap. 13 §) som började gälla i januari 2019
Jobbansökan
Så här behandlar vi dina personuppgifter om du söker en tjänst på Karlstads stiftskansli eller angetts som referens i en sådan rekryteringsprocess.
När du skickar in en jobbansökan till Karlstads stift registreras namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress samt de uppgifter om dig som vi efterfrågar i formuläret eller som du själv uppger i de filer du laddar upp. Om du anger referenser kan vi komma att kontakta dem och därmed hantera de uppgifter som lämnas under det samtalet eller i e-postkommunikationen.
Har du skickat in en spontanansökan så utförs behandlingen med stöd av en intresseavvägning i stället för samtycke, där vårt intresse av att kunna hantera din ansökan bedöms väga tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandling av dina personuppgifter.
Karlstads stift behöver dina uppgifter bland annat för att kunna avgöra om du är en lämplig kandidat och för att kunna kontakta dig under rekryteringsprocessen.
Karlstads stift kan komma att lämna ut vissa av dina personuppgifter till rekryteringskonsulter.
Uppgifter om medlemskap i trossamfund
I vissa fall krävs medlemskap i Svenska kyrkan eller annat särskilt samfund för tillsvidareanställning, se 34 kap. 7 § Kyrkoordningen. I dessa fall kommer Karlstads stift att behöva behandla uppgifter om ditt medlemskap. Dessa uppgifter måste du i så fall själv lämna in till oss om du vill kunna bli anställd. Behandlingen utförs med stöd av ovan nämnda bestämmelse i Kyrkoordningen, vilken betraktas som ett avtal för de som är medlemmar i Svenska kyrkan.
Dra tillbaka ansökan
Om du vill dra tillbaka din ansökan kan du göra det genom att kontakta oss via e-postadressen nedan. Om du gör det kommer vi att radera alla dina personuppgifter och avsluta ditt rekryteringsärende, såvida vi inte har en skyldighet att spara alla eller några av uppgifterna enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina personuppgifter.
Skicka e-post till Karlstads stift: karlstads.stift@svenskakyrkan.se.
Så länge sparas dina uppgifter
Om du nekas anställning sparas dina ansökningshandlingar i två år för att kunna uppfylla diskrimineringslagens krav. Om du skickat in en spontanansökan och Karlstads stift väljer att inte gå vidare med den för att vi inte behöver anställa för tillfället, sparas dina handlingar dock i ett år, såvida du inte begär att de ska raderas innan dess.
Även om du anställs kommer dina meriter att sparas i två år, medan andra nödvändiga uppgifter såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter sparas under hela anställningen och viss tid därefter.
Om du angivits som referens
Om du inte sökt anställning själv men däremot angivits som referens av en annan sökande, behandlar vi dina personuppgifter i den personens anställningsärende. De uppgifter vi behandlar om dig är vanligtvis namn, funktion och någon form av kontaktuppgift som vi använder för att kontakta dig i ärendet i syfte.
Vi utför behandlingen på basis av vårt berättigade intresse att utreda den sökandes lämplighet för positionen ifråga. Du kan invända mot behandlingen.
Dina uppgifter sparas i max två år om den sökande ej anställs men inte överklagar beslutet och bevaras annars i ansökningshandlingarna för historiska arkivändamål i enlighet med lagen om Svenska kyrkan.
Sociala medier
Karlstads stift är aktiva på Facebook. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor samtycker du till att vi behandlar de personuppgifter som du publicerar. Vi behandlar uppgifterna i syfte att kunna informera och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst du publicerat dem behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och i undantagsfall radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat.
Kom ihåg att du genom att publicera innehåll på en av våra publika sidor även lämnar de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Karlstads stift har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av deras egna villkor för respektive tjänst.