För visselblåsare

Visselblåsning handlar om att uppmärksamma missförhållanden och begreppet har kommit att användas både för larm till medier och när medarbetare internt uppmärksammar problem.

Svenska kyrkan Örebro pastorat har ett visselblåsarsystem där anställda och andra berörda parter anonymt kan uppmärksamma organisationen på missförhållanden inom verksamheten. Visselblåsarsystemet ligger hos en extern part för att omöjliggöra efterforskning av uppgiftslämnares identitet. Information om kanalen finns på intranätet och externwebben. Det är inte möjligt att identifiera den som står bakom en anmälan och det är därför inte möjligt att verifiera om personen är anställd/förtroendevald inom Örebro pastorat. Alla rapporterade ärenden kommer att beaktas.

Systemet ska tydliggöra allas ansvar att gemensamt uppmärksamma problem och områden där vi som organisation eller våra medarbetare inte följer rådande lagar, eller på ett allvarligt sätt bryter mot pastoratets riktlinjer. Systemet blir också en påminnelse om organisationens ansvar att tydliggöra vilka regler som gäller och vad som förväntas av de anställda. Sammantaget ska visselblåsarsystemet stärka en kultur där problem görs talbara och hanteras.

Förhoppningen är att alla medarbetare ska känna att det är tillräckligt högt i tak för att föra dialoger om problem öppet. Men möjligheten att anonymt lämna tips är ett sätt att visa att ingen ska behöva oroa sig för konsekvenser av att påtala missförhållanden.

Visselblåsarfunktionen är alltså ett komplement och ska inte ses som en ersättning för ett öppet samtalsklimat. Normalt vänder medarbetaren sig till närmaste chef eller någon person i ledningen som denne känner förtroende för.

Örebro pastorat tillämpar ett totalt repressalieförbud. Det innebär att vi har nolltolerans mot åtgärder ämnade att straffa någon som påtalat missförhållanden – faktiska eller upplevda – så länge agerandet skett i god tro. Medveten smutskastning eller ryktesspridning tolereras dock inte.

Visselblåsarfunktionen är avsedd för allvarliga överträdelser, som brott mot svensk lagstiftning eller EU-lagstiftning samt ärenden som kan anses vara av allmänintresse. Det är sådana ärenden som kommer att hanteras i visselblåsarsystemets definierade handläggningsprocess. Övriga ärenden kommer att hänvisas vidare till lämplig part.

För att systemet ska vara trovärdigt är det viktigt med transparens och tydlighet kring hur Örebro pastorat skyddar användarens integritet. Det är också viktigt att hjälpa uppgiftslämnare att lämna så bra information som möjligt. Några aspekter som Örebro pastorat har fäst speciellt avseende vid är:

• Oberoende ärendehandläggning. Ärenden som bedöms vara visselblåsarärenden enligt lagens definition utreds inledningsvis av HR och kanslichef alternativt av extern oberoende advokat.
• Information till användare. En uppgiftslämnare ska veta hur den är skyddad tekniskt och vad uppgiftslämnaren själv måste tänka på för att inte lämna för mycket information. Det kan handla om användardata i bilagor, risker med att rapportera från arbetsplatsens nätverk eller risken att avslöja sig genom sättet att uttrycka sig.
• Datalagring. Örebro pastorat har valt en leverantör med servrar placerade i Sverige. Handlagda ärenden raderas ur systemet så att information inte sparas längre än nödvändigt.
• Informationshantering. Ingen känslig information ska skickas via mejl, utan det krävs alltid personlig inloggning för att komma åt och arbeta med ärendeinformation.
• Inrapporteringskvalitet. Tydliga frågeformulär hjälper uppgiftslämnare att ge fullständig information som gör ärenden möjliga att utreda på ett bra sätt. Som ett komplement finns möjligheten att korrespondera anonymt med uppgiftslämnaren.
• Tillgänglighet. Mobilanpassning av rapporteringssidan är självklar då alltmer kommunikation sker via mobila enheter. En extra poäng med detta är att mobila enheter ofta ligger utanför arbetsplatsens nätverk och därmed under arbetstid är ett integritetsmässigt bra alternativ till arbetsdatorn. Möjlighet att lämna ärenden per telefon erbjuds också.

Ärenden handläggs av HR och kanslichef. Utredning och eventuell rekommendation för åtgärd eller vidare hantering föredras till kyrkoherden. Vid förändrade rutiner, nya riktlinjer eller liknande som beror på visselblåsning informerar handläggare Örebro pastorats stora ledningsgrupp samt kyrkorådets ordförande.

Om handläggare eller kyrkoherde är jäviga, eller om det finns andra skäl till att ovan beskrivna process inte kan säkra oberoende i handläggningen, så utreds ärendet av extern oberoende jurist som rapporterar till kyrkorådets ordförande.

Ärenden som faller utanför systemets syfte kommer avskrivas från visselblåsarprocessen.

Personer som pekas ut i ett ärende informeras om pågående utredning så snart det är möjligt med hänsyn till utredningsarbetet. Vem som står bakom anmälan förmedlas dock inte, även om det skulle vara känt för utredaren.

Efter handläggning raderas ärendet ur databasen. Om ärendet behöver utredas vidare sparas nödvändig information utanför databasen. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det med hänsyn till utredningen är möjligt.

Om en uppgiftslämnare väljer att vara öppen med sin identitet kommer ändå dennes identitet uteslutande att tillgängliggöras för den grupp som utsetts att hantera visselblåsarärenden. Undantaget är om ärendet resulterar i en brottsutredning, då uppgiftslämnaren kan komma att kallas som vittne.

För att visselblåsarsystemet ska vara ändamålsenligt görs regelbundna utvärderingar av hur kanalen används, om berörda personer känner till kanalen, om typen av ärenden stämmer överens med systemets syfte och om rutinerna kring hanteringen fungerar som det är tänkt.

Vid frågor om visselblåsarfunktionen eller systemet kan du alltid vända dig till:

HR-enheten: Sune Gunnarson, 019-15 45 04 eller Eva-Marie Lennartsson, 019-15 45 0