Personuppgiftsbehandling - GDPR

När du är i kontakt med oss för att planera och boka en begravningsgudstjänst behöver vi behandla personuppgifter om dig som anhörig till den avlidne. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• Det huvudsakliga syftet med att behandla dina personuppgifter är att vi ska kunna administrera och förrätta begravningsgudstjänst och gravsättning samt dokumentera den kyrkliga handlingen i ministerialboken. Du ingår ett avtal
  genom att boka tid för förrättningen, vilket är en av grunderna för behandlingen av dina personuppgifter, men vi behandlar även personuppgifter som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen. Om du inte lämnar dina
  personuppgifter kan du inte boka en begravning.
• Utöver den behandling som utförs för att uppfylla avtal eller som ett led i myndighetsutövning behandlar vi även dina kontaktuppgifter i upp till ett år efter gravsättningen för att vi ska kunna skicka dig inbjudningar till minnesgudstjänst
  och/eller sorgegrupp. Vi gör det med stöd av vårt berättigade intresse, då vi bedömer att du sannolikt har ett intresse av att få sådana inbjudningar skickade till dig. Kontakta oss om du vill att vi tar bort dig från dessa listor.

Eventuell uppgift om att du var make/sambo/partner med den avlidne kan ses som en indirekt känslig personuppgift om din sexuella läggning. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte och som du har regelbunden kontakt med kring begravningen. Vi kommer inte att lämna ut uppgiften till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter vi behandlar i normalfallet är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, din relation till den avlidne samt faktureringsuppgifter. Vanligtvis får vi dina uppgifter från begravningsbyrån, men vi kan även få dem från dig direkt eller via annan församling.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Dina personuppgifter sparas under den tid som stadgas av tillämpliga lagar och föreskrifter, såsom begravningslagen. Vissa uppgifter om förrättningen kommer att sparas för historiska ändamål i en så kallad ministerialbok. Som angetts ovan behandlas dina kontaktuppgifter i upp till ett år efter gravsättningen.

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om du har frågor om detta går det bra att kontakta Forshaga-Munkfors församling eller berörd präst direkt.

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

I de fall du inte betalar en faktura från oss trots flera påminnelser kan vi komma att lämna ut uppgifter om den obetalda fakturan till inkassobolag

Forshaga-Munkfors församling tar ibland fotografier eller spelar in filmer i olika grupper, under tillställningar och vid andra tillfällen i vår verksamhet, och kan även komma att livesända från vissa av våra tillställningar. Vårt syfte med detta är att dokumentera och informera om vår verksamhet samt att bevara bild- och filmmaterial för arkivändamål och framtida forskning.

När vi publicerar eller på annat sätt använder bild- och filmmaterial i vår kommunikation, inklusive livesänder, kan det ske med stöd av några olika grunder beroende på sammanhang:

• Om användningen sker i informationssyfte strävar vi alltid efter att inhämta godkännande (eller samtycke) från de personer som går att identifiera i bild- och filmmaterial innan vi använder sådant material i vår kommunikation.
• Vi kan dock komma att använda bild- eller filmmaterial utan samtycke exempelvis om personerna som syns inte enkelt kan identifieras eller omständigheterna kring tillfället då materialet togs annars var sådana att vi kan motivera användningen med stöd av vårt berättigade intresse av att informera om verksamheten. Det kan exempelvis vara fallet om vi tagit bilder, livesänt eller filmat vid en offentlig tillställning som inte har ett religiöst syfte.
• Om användningen sker i marknadsföringssyfte inhämtar vi samtycke eller tecknar ett avtal (modellavtal) med personerna på bilden för användningen.

Om vi inhämtar godkännande görs det vanligtvis skriftligen via blanketter, men kan undantagsvis även inhämtas muntligen. Har du en gång lämnat ditt godkännande kan du när som helst ta tillbaka det. Om du deltar i en av våra verksamhetsgrupper är ditt godkännande giltigt i två år. I andra sammanhang kan tiden ett godkännande är giltigt
variera och framgår då i respektive sammanhang.

Vår webbplats, www.svenskakyrkan.se/forshaga-munkfors, har utgivningsbevis och ansvarig utgivare. Detta innebär att vår publicering lyder under tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen, vilka går före dataskyddsförordningens regler om bland annat samtycke. Detsamma kan gälla även utan utgivningsbevis om publiceringen sker med journalistiska ändamål. Självklart tar Forshaga-Munkfors församling ändå alltid hänsyn till personers integritet och kommer inte att publicera personuppgifter som kan upplevas som intrång i den personliga integriteten.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi kan behandla bilder eller filmer där du är med, ibland i kombination med ytterligare uppgifter såsom namn på deltagande personer eller information om sammanhanget, t.ex. att bilden är tagen vid ett visst grupptillfälle.

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi omfattas av en inomkyrklig offentlighetsprincip som innebär att vi kan vara skyldiga att lämna ut uppgifter till allmänheten, vilket kan inkludera arkiverat bild- och filmmaterial. Offentlighetsprincipen framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.

Delning och tredjelandsöverföring vid publicering på sociala medier

Forshaga-Munkfors församling är gemensamt ansvarig med leverantören för de personuppgifter som samlas in i samband med att vi publicerar information på vår sida på det sociala mediet. Leverantören är dock ensamt personuppgiftsansvarig för sin efterföljande behandling av personuppgifterna. Forshaga-Munkfors församling har ingen kontroll över vad leverantören gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av leverantörens egna villkor för respektive tjänst.

Publicering på sociala medier innebär att det material som publiceras överförs till USA. Det finns ett adekvansbeslut mellan EU och USA (Data Privacy Framework), men vissa risker kvarstår fortfarande. Framför allt kan brottsbekämpande myndigheter i USA komma att få tillgång till personuppgifter hos leverantören av den sociala tjänsten.

Sådana myndigheter är främst intresserade av uppgifter som kan leda till att terrorism förhindras. Leverantören har åtagit sig genom sina villkor att så långt möjligt skydda personuppgifterna på det sätt som krävs inom EU, men måste lämna över uppgifter till brottsbekämpande myndigheter i USA om de får en sådan begäran.

Vi strävar alltid efter att inhämta ditt samtycke innan vi publicerar bilder där du tydligt framgår eller andra personuppgifter om dig på sociala medier. Det kan vara svårt eller omöjligt att hävda sina rättigheter gällande personuppgifter som de brottsbekämpande myndigheterna har fått tillgång till. Vi ber dig att ha dessa risker i åtanke när du bestämmer ifall du vill samtycka till publicering på sociala medier eller ej.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Publicerat material kan komma att bevaras i vårt arkiv för arkivändamål av allmänt intresse, men avpubliceras från våra sidor i sociala medier och vår webbplats med jämna mellanrum. Samtyckesblanketter gallras ett år efter att det material samtycket rör har avpublicerats.

Om du skickar e-post till oss

Mejl som skickas till oss innehåller nästan alltid personuppgifter. Om du skickar mejl till oss kommer vi att behandla dina personuppgifter 

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• Vi hanterar löpande de mejl som skickas till oss genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande, inklusive att föra det vidare till rätt mottagare inom Forshaga-Munkfors församling när det behövs. Vi gör detta med stöd av vårt berättigade
  intresse av att hantera och besvara mejl från såväl medlemmar som allmänheten.

Hur ditt mejl hanteras kan skilja sig något åt beroende på vilken del av verksamheten det gäller. I andra texter i den här integritetspolicyn kan du läsa mer om hur vi hanterar personuppgifter, inklusive de som inkommer via mejl, i olika delar av vår verksamhet. Du hittar de texterna på startsidan för denna integritetspolicy.

Beroende på innehållet i mejlet kan vi komma att behandla uppgifter om ditt medlemskap i Svenska kyrkan, vilket ses som en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av ett berättigat intresse, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är de som de du anger i ditt mejl. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, mejladress, telefonnummer och befattning

Vilka andra får del av dina personuppgifter? 

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Efter att kommunikationen/ärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt mejl, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med de regler som gäller för våra arkiv.

Om ditt barn går i en barngrupp hos oss

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter?

Vi behöver behandla dina och ditt barns personuppgifter för att barnet ska kunna gå i vår barngrupp.

Uppgifter om vårdnadshavare

Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt barns deltagande i vår verksamhet. En sådan typ av utskick gör vi vid varje terminsstart för att informera de som tidigare varit med i en grupp om att den snart startar igång igen.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med Svenska kyrkans offentlighetsprincip, vilken framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.

Uppgifter om barnet

Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver veta vilka barn som går i våra barngupper. Behandlingen utförs med stöd av det avtal du anses ingå för barnets räkning när du anmäler barnet till vår grupp.
• Vi behöver skicka vissa av ditt barns personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för barnets deltagande i gruppen (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs med stöd av det avtal du anses ingå för barnets räkning när du anmäler barnet till vår grupp.
• Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ditt barn. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att barnet inte serveras något hen inte kan äta eller som kan skada hen. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Forshaga-Munkfors församling utan ett samtycke från vårdnadshavare.
• Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där ditt barn finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i informationen ovan.

Om du inte lämnar ditt barns personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppen inte ingås och ditt barn kan då inte delta i gruppen.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Barnets personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med Svenska kyrkans offentlighetsprincip, vilken framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du anmäler ditt barn till barngruppen lämnar du också in personuppgifter om dig och ditt barn till Forshaga-Munkfors församling. Detta görs vanligen på en blankett eller annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.

För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer och adress. I vissa fall kan personnummer samlas in för att vi ska kunna ta betalt för ditt barns deltagande, t.ex. vid musikundervisning.

För barn rör det sig vanligtvis om namn, födelsedatum, postadress och eventuella allergier eller andra viktiga hälsouppgifter. Under ditt barns tid i barngruppen kan vi även komma att behandla foton och filmer där ditt barn finns med.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Uppgifterna om barnet raderas varje läsår och måste därför lämnas in på nytt om ditt barn vill fortsätta i sin grupp. Dina uppgifter kommer att sparas av oss tills barnet lämnar gruppen. Uppgifter om eventuell betalning sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.

Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår diakonala verksamhet. Det kan handla om bokning av samtal, stöd i livssituationer, praktisk hjälp eller stöd i kontakt med andra aktörer.

Uppgifter om dig som konfident

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• För att kunna boka samtalet och komma i kontakt med dig, exempelvis om ett samtalstillfälle behöver bokas om eller ställas in, behandlar vi dina kontaktuppgifter. Behandlingen sker för att fullgöra ett avtal med dig.
• Under samtalet kan vi komma att föra manuella anteckningar som hjälper oss i mötet med dig. Anteckningarna finns inte i något register och slängs när de inte längre behövs för att kunna bistå dig.
• Om du ansöker om ekonomiskt bistånd från församlingens egna medel, eller önskar hjälp att ansöka från en extern fond, behandlar vi personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att bistå dig som konfident. I vissa fall kan
  även uttryckligt samtycke krävas från dig för att vi ska kunna hantera en ansökan, särskilt om känsliga personuppgifter förekommer (t.ex. hälsa eller missbruk).
• Om vi bistår dig med att skriva ett intyg eller en ansökan till en extern aktör (exempelvis en stiftelse), behandlar vi uppgifterna med stöd av vårt berättigade intresse av att bistå dig som konfident. Om känsliga personuppgifter förekommer (t.ex. hälsa eller missbruk) behöver vi ditt uttryckliga samtycke innan dessa kan delas vidare.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du är i kontakt med diakonin behandlar vi normalt namn, telefonnummer, mejladress och personnummer. I samband med samtal kan även andra personliga uppgifter som du delar med dig av komma att noteras, men i så fall endast i
samtalsanteckningar som förs manuellt och förvaras i låst utrymme.

Vid ansökan om ekonomiskt bistånd eller hjälp med fondansökan behandlas också uppgifter om din adress, familjesituation, ekonomiska och sociala situation, samt vid behov hälsotillstånd och eventuella missbruksproblem om du samtycker till det.

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan. Enligt 54 kap. 1 § kyrkoordningen gäller förbud mot att röja uppgifter som har anförtrotts en diakon under enskild själavård. Det innebär att diakonen har tystnadsplikt.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Bokningen raderas efter att samtalet har ägt rum. Minnesanteckningar från samtalet gallras när de inte längre behövs för att bistå dig. Ansökningar om ekonomiskt bistånd och intyg till fondansökan bevaras enligt tillämpliga regler om arkivering. Uppgifter om utbetalning av medel sparas upp till åtta år i enlighet med bokföringslagen.

Om du är med i en av våra vuxengrupper

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår grupp.

Uppgifter om dig

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• Om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt deltagande i vår verksamhet behöver vi kunna kontakta dig. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
• Vi behöver skicka vissa av dina personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande i gruppen (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
• Vi sammanställer alla gruppmedlemmars namn och kontaktuppgifter i en lista som lämnas ut till varje medlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt och våra gruppmedlemmars berättigade intresse av att kunna kontakta varandra inom ramen för gruppverksamheten.
• Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i informationen ovan.

Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppen inte ingås och du kan då inte delta i gruppen.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Uppgifter om anhörig

Vi kan komma att spara kontaktuppgifter till någon anhörig till dig som gruppmedlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att veta vem vi ska kontakta om något händer dig när du vistas hos oss.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du anmäler dig till en grupp hos Forshaga-Munkfors församling lämnar du också in personuppgifter om dig till oss. Detta görs vanligen på en blankett eller i annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.

För dig som deltagare rör det sig vanligtvis om namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Personnummer samlas in för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund. Under din tid i gruppen kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.

För din anhörige rör det sig vanligtvis om namn, relation och telefonnummer.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Alla personuppgifter sparas hos Forshaga-Munkfors församling under tiden du deltar i vår verksamhet. Vid terminsstart uppdaterar vi dina personuppgifter och kasserar inaktuella blanketter med personuppgifter.

Barndop

Det finns två sätt för dopprocessen att inledas: antingen bjuder Forshaga-Munkfors församling in till dop, eller så skickar vårdnadshavarna själv in en anmälan om dop. 

Inbjudan skickas enbart till barn med en eller flera vårdnadshavare som är medlemmar i Svenska kyrkan. Uppgifter om sådana barn gallras vid utgången av barnets fjärde levnadsmånad eller när vårdnadshavare innan dess begär att gallring ska ske.

Är ingen av vårdnadshavarna medlem i Svenska kyrkan behöver vårdnadshavarna vända sig till [Ange enhetens namn] för att boka tillfälle för dop.

Uppgifter om vårdnadshavare

Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig för ändamål som rör dopet, inklusive för att inhämta ditt och eventuell annan vårdnadshavares samtycke till dop.

Uppgifter om barnet

Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra dopet. Detta inkluderar inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal (kyrkoordningens stadgar) för barnets räkning. Om vi inte får de uppgifter vi behöver kan vi inte boka in och genomföra dopet.
• Vi kommer att efter dopet föra in ditt barn i vårt medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du genom ditt barns dop ingår för barnets räkning.
• Barnets namn kommer att publiceras i församlingsbladet efter dopet. Vi har utgivningsbevis för vårt församlingsblad, vilket innebär att inget samtycke behövs för sådan publicering. Vi inhämtar dock alltid godkännande från vårdnadshavare innan publicering görs.
• Med vårdnadshavares samtycke kan barnets förnamn samt datumet för dopet göras tillgängligt på en dopängel eller ett dopträd i kyrkan där barnet döptes.
• Barnets förnamn läsas upp i församlingens kyrkor vid efterföljande gudstjänst.

Uppgifter om genomfört dop och medlemskap i Svenska kyrkan är känsliga personuppgifter. Vi behandlar i normalfallet dessa känsliga personuppgifter med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte blir medlem genom sitt dop. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan vårdnadshavarens samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Vuxendop

För att du ska kunna döpas hos Forshaga-Munkfors församling behöver vi behandla dina personuppgifter.

Uppgifter om dig som ska döpas

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra dopet. Detta inkluderar kontakt kring dopet, inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen.
  Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal om medlemskap (kyrkoordningens stadgar). Om vi inte får de uppgifter vi behöver kan vi inte boka in och genomföra dopet.
• Vi kommer att efter dopet föra in dig i vårt medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du ingår genom ditt dop.
• Ditt förnamn läsas upp i församlingens kyrkor vid efterföljande gudstjänst.

Uppgifter om genomfört dop och medlemskap i Svenska kyrkan är känsliga personuppgifter. Vi behandlar i normalfallet dessa känsliga personuppgifter med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du blir medlem genom ditt dop. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Behandling av uppgifter vid barndop och vuxendop

Om du inte lämnar ditt barns eller dina personuppgifter till oss kan dopet inte genomföras.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Barnets/dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan. 

Uppgifter om genomfört dop och medlemskap i Svenska kyrkan är känsliga personuppgifter. Vi behandlar i normalfallet dessa känsliga personuppgifter med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte blir medlem genom sitt dop. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan vårdnadshavarens samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Uppgifter om eventuell fadder

Om en fadder anges kommer hen att antecknas under dopsamtalet och bevaras i dopboken för historiska ändamål. Registreringen utförs med stöd av 19 kap. 7 § Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal gentemot medlemmar i Svenska kyrkan. Bevarandet sker med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Anmälan till dop görs vanligtvis via telefon eller e-post. Personuppgifterna lämnas av den som gör dopanmälan.

För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, civilstatus, e-postadress, telefonnummer och postadress.

För barn rör det sig om namn, personnummer, datum för dop och namn på eventuell fadder.

För vuxen som ska döpas rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, adress, datum för dop och namn på eventuell fadder.

För eventuell fadder rör det sig om fadderns namn och namn på den döpte.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Vissa uppgifter om dopet kommer att sparas i en så kallad dopbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I dopboken anges bl.a. uppgifter om barnet, vårdnadshavarna och eventuell fadder. Underlag till dopboken gallras dock efter 20 år.

Uppgifter i medlemsregistret bevaras så länge ditt barn är medlem i Svenska kyrkan och tre månader efter eventuellt utträde. Anmälningar och bevis om utträde bevaras.

Dopängel tas ned senast efter ett år eller när samtycke tas tillbaka.

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om du har frågor om detta går det bra att kontakta Forshaga-Munkfors församling eller berörd präst direkt.

Om du tillhör en annan församling/ett annat pastorat än Forshaga-Munkfors församling kan ditt namn och personnummer föras över dit, för att möjliggöra överföring av medel från kyrkoavgiften mellan enheterna.

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina och ditt barns personuppgifter. Alltid när vi delar personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner. 

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Era personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Vissa uppgifter om dopet kommer att sparas i en så kallad dopbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I dopboken anges bl.a. uppgifter om barnet, vårdnadshavarna och eventuell fadder. Underlag till dopboken gallras dock efter 20 år. Uppgifter i medlemsregistret bevaras så länge ditt barn är medlem i Svenska kyrkan och tre månader efter eventuellt utträde. Anmälningar och bevis om utträde bevaras. Dopänglar och dopträd tas ned senast efter ett år eller när samtycke tas tillbaka. 

Det är Forshaga-Munkfors församling som anordnar och håller allmänna begravningsplatser för folkbokförda inom Forshaga-Munkfors församling geografiska förvaltningsområde, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.

Denna information berör dig som är i kontakt med Forshaga-Munkfors församling angående gravrätt och/eller gravskötsel; som gravrättsinnehavare, gravrättsintressent eller förordnad. Hantering av gravrätten är i stort reglerad i begravningslagen och utgör ibland myndighetsutövning. Gravskötsel faller däremot utanför begravningslagens område och regleras i stället i gravskötselavtal. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Gravrätt

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter behandlas när gravbok förs i begravningsverksamheten i enlighet med begravningslagen. Gravboken innehåller personuppgifter på den eller dem som gravplatsen har upplåtits, överlåtits eller gått över till. En gravrätt får endast gå över till någon som har släktskap eller på annat sätt har nära anknytning till gravrättsinnehavaren eller den som är gravsatt på gravplatsen, varför information om sådant släktskap eller anknytning i vissa fall är nödvändig för att kunna föra gravbok.

Begravningsverksamhetens hantering av gravrätt omfattar behandling av gravrätten från början till slut, t.ex. anmälan av gravrättsinnehavare, utfärdande av gravbrev och överlåtelse och förnyelse av gravrätt. All behandling av personuppgifter som sker för att hantera gravrätt sker för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.

Vem eller vilka som är gravrättsinnehavare anmäls till begravningsverksamheten senast sex månader efter dödsfallet som därefter utfärdar gravbrevet som bevis på att gravrätten har upplåtits. Vanligtvis får vi dina uppgifter från begravningsbyrån men kan även få dem från dig direkt, via myndighet eller via annan församling. Gravrätten upplåts oftast en viss tid och kan förlängas mot betalning. Det är gravrättsinnehavaren som ansvarar för att en gravplats med full gravrätt (kistgravplats eller urngravplats) sköts.

En gravrättsinnehavare får förse gravplatsen med en gravanordning så som gravvård, stenram, staket eller liknande. Innan en gravanordning sätts upp ska begravningsverksamheten pröva om den kan tillåtas. Personuppgifter behandlas för gravrättsinnehavare eller dess ombud som intygar montering av gravanordning. En gravrättsinnehavare kan behöva kontaktas för att påminnas om att vårda graven eller om en grav vanvårdas.

En gravrättsinnehavare kan också inkomma med ett förordnande med uppgifter om vem/vilka som ska överta gravrätten efter gravrättsinnehavarens bortgång. Om du är förordnad behandlar vi dina uppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen.

Om du är gravrättsintressent behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna kontakta dig om en gravrätt blir ledig. Du skrivs upp på vår lista med stöd av ditt samtycke, men vi kan även komma att behandla vissa personuppgifter om dig för att uppfylla rättsliga förpliktelser och/eller som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen

Vilka personuppgifter behandlar vi?

För gravrättsinnehavare rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, betalningsinformation samt släktskap/anknytning till person som gravrätten kan överföras till eller från.

För gravrättsintressenter rör det sig vanligtvis om namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress samt i vissa fall släktskap/anknytning till gravsatt person eller gravrättsinnehavare.

För förordnad rör det sig vanligtvis om namn, adress och personnummer samt släktskap/anknytning till gravsatt person eller gravrättsinnehavare.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Uppgifter om gravrättsinnehavare bevaras vanligtvis för historiska ändamål. Vi följer Riksarkivets föreskrifter för gallring av uppgifter i begravningsverksamheten. 

Uppgifter om gravrättsintressent behandlas tills intressenten önskar bli raderad eller tills gravrätten övergår till intressenten. 

Uppgifter om förordnad behandlas tills gravrättsinnehavaren tar tillbaka förordnandet eller avlider.

Gravskötsel

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Tjänster i form av gravskötsel sker inom ramen för ett avtal mellan gravrättsinnehavaren/annan intressent och begravningsverksamheten eller dödsboet och begravningsverksamheten. Detta utgör inte en del av begravningsverksamheten och utgör därmed inte heller myndighetsutövning. 

När vi skickar ut erbjudande om gravskötsel gör vi det med stöd av vårt berättigade intresse av att erbjuda sådana tjänster. 

Huvudmannen sköter om gravplatsen i gravrättsinnehavarens ställe mot en avgift. Insamlingskälla för personuppgifterna är gravrättsinnehavaren själv.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vanligtvis behandlar vi namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och betalningsinformation.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Personuppgifterna bevaras upp till åtta år efter avslutat avtal med anledning av bokföringslagen. Kopior av gravfondsbrev (skötselavtal) gallras efter avtalets utlopp. Planteringsbeställningar och skötselböcker gallras efter 3 år. Årsutskick om gravskötsel gallras efter 12 månader.

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner. 

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

I de fall du inte betalar en faktura från oss trots flera påminnelser kan vi komma att lämna ut uppgifter om den obetalda fakturan till inkassobolag.

Handlingar hos Svenska kyrkan är uppdelade i två kategorier: vissa typer av allmänna handlingar samt handlingar som inkommit till eller upprättats hos Svenska kyrkan efter den 1 januari 2000. De allmänna handlingar som hanteras är av tre olika typer, nämligen handlingar som 1) inkommer till eller upprättas inom begravningsverksamheten, 2) rör den kyrkoantikvariska ersättningen, eller 3) inkom till eller upprättades hos Svenska kyrkan senast den 31 december 1999.  

Allmänheten kan vända sig till oss för att begära att få ut någon av ovanstående handlingstyper.  

Diarieföring

För att uppfylla lagens krav på att hålla våra arkiv ordnade så att allmänheten ska kunna begära ut handlingar registrerar vi alla handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. För allmänna handlingar gör vi detta med stöd av 5 kap. 1–2 §§ och 2 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen. För Svenska kyrkans egna handlingar sker registreringen med stöd av 12 § 2 st. lagen om Svenska kyrkan, med närmare bestämmelser för hur registreringen ska ske i 55 kap. Kyrkoordningen. 

Sekretessprövning och utlämnande

Innan en handling lämnas ut ska alltid en sekretessprövning göras för att se om hela, delar av eller ingen del av handlingen kan lämnas ut. Vid en sekretessprövning görs en bedömning av huruvida informationen i den berörda handlingen är sekretessbelagd. I och med att denna sekretessprövning görs kommer vi att behandla de personuppgifter som finns i handlingen genom att läsa, analysera och eventuellt stryka vissa eller alla personuppgifter. 

Svenska kyrkans egna handlingar sekretessprövas med stöd av 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan (närmare bestämmelser finns i 53 och 54 kap. Kyrkoordningen). Själva utlämnandet av Svenska kyrkans handlingar sker på basis av ett allmänt intresse, med stöd i 11 § lagen om Svenska kyrkan. Personuppgifter i en handling som begärts ut kommer att behandlas för sekretessprövning och utlämnande under den tid som ärendet om utlämnande pågår och återgår därefter till att lagras som en del av vårt arkiv. Om ett nytt ärende om utlämnande inkommer påbörjas en ny behandling.  

Sekretessprövning och utlämnande av allmänna handlingar inom begravningsverksamheten, rörande den kyrkoantikvariska ersättningen eller sådana allmänna handlingar som inkom till eller upprättades hos Svenska kyrkan innan år 2000 omfattas vanligtvis inte av dataskyddsförordningen, eftersom sådan hantering regleras av Tryckfrihetsförordningen och därmed faller under undantaget i 1 kap. 7 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Om du begär ut en stor mängd handlingar som innehåller känsliga personuppgifter kan begäran dock komma att avslås med hänsyn till dataskyddsförordningens regler om när och hur känsliga personuppgifter får behandlas. Detta på grund av en ändring i Tryckfrihetsförordningen (1 kap. 13 §) som började gälla i januari 2019. 

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att du ska kunna arbeta ideellt hos oss.

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• Vi sparar personlig information och kontaktuppgifter till dig för att kunna administrera ditt ideella engagemang och komma i kontakt med dig. Behandlingen utförs med stöd av avtalet mellan dig och oss.
• Eftersom vi kan servera mat och/eller fika behöver vi veta om du har någon allergi eller specialkost som vi behöver ta hänsyn till. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att du inte serveras något du inte kan äta eller som kan skada dig. Allergier är hälsouppgifter, vilket ses som känsliga personuppgifter. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att
  lämnas ut utanför Svenska kyrkan utan ett samtycke från dig.
• Vi sparar dina kontaktuppgifter för att kunna göra församlingsutskick till dig. Utskicken görs med stöd av vårt berättigade intresse av att informera dig om vad som händer i verksamheten.
• För att du ska kunna kontakta andra i volontärgruppen lämnar vi ut listor till alla våra volontärer med namn och telefonnummer till de övriga i volontärgruppen. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att underlätta
  kommunikationen inom gruppen. 
• Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
• Vi behöver kontaktuppgifter till någon anhörig till dig så att vi vet vem vi ska kontakta om något händer dig när du arbetar hos oss. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dina anhöriga vid behov. Vi ber dig att informera den eller de anhöriga om att du lämnat deras kontaktuppgifter till oss.

Utdrag ur belastningsregistret (endast barn- och ungdomsverksamhet)

Om du engagerar dig ideellt i verksamhet där barn och unga deltar kommer du, i samband med starten på ditt ideella engagemang hos oss, bli ombedd att visa upp ett utdrag ur belastningsregistret. Den rättsliga grunden till vår begäran är rättslig förpliktelse, eftersom praktiken innebär att du kommer ha direkt eller regelbunden kontakt med barn och unga, se lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. Utdraget undersöks och lämnas sedan tillbaka till dig. Vi gör endast anteckning om att utdrag ur belastningsregistret är uppvisat och ingen ytterligare information lagras i de anteckningar som förs. Om vi fattar beslut om att du inte är lämplig för det ideella uppdraget i barn- och ungdomsverksamhet informeras du muntligen.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Det rör sig huvudsakligen om namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuella allergier eller andra viktiga hälsouppgifter samt namn och telefonnummer till nära anhörig. Under din tid som ideell kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med. 

Uppgifterna samlas vanligen in genom att du fyller i uppgifterna på en blankett eller på annat sätt själv delar uppgifterna med oss. 

Vilka andra tar del av dina personuppgifter?

Som medverkande i av kyrkan bedriven verksamhet omfattas du av en olycksfallsförsäkring. Vi överför vissa personuppgifter till vårt försäkringsbolag för att kunna sköta administrationen av försäkringen. 

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner. 

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Vi sparar uppgifter om dig under tiden du är ideellt engagerad i Forshaga-Munkfors församling. Dina personuppgifter raderas 13 månader efter det att du senast var aktiv som ideell. Vad gäller publicerade foton sparas de så länge som det är lämpligt och motiverat för att uppfylla ändamålet med publiceringen. 

Inkommande e-post innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar e-post till oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom Forshaga-Munkfors församling.

Den lagliga grunden för rutinmässig hantering av e-post är vårt berättigade intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras, vilket bedöms väga tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Vi kan beroende på innehållet i meddelandet även komma att behandla uppgifter om ditt medlemskap i Svenska kyrkan, vilket ses som en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av ett berättigat intresse, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är desamma som de du anger i ditt meddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Efter att kommunikationen/ärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt e-postmeddelande, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med tillämplig arkivlagstiftning.

För att vi ska kunna hantera din ansökan, avgöra om du är en lämplig kandidat och ta kontakt med dig för eventuella frågor eller bokning av intervju behöver vi behandla dina personuppgifter. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna hantera din ansökan.

I de fall medlemskap i Svenska kyrkan eller annat särskilt samfund krävs för anställning (se 34 kap. 7 § Kyrkoordningen) kommer vi att behöva behandla uppgifter om ditt medlemskap. Dessa uppgifter måste du själv lämna in till oss om du vill kunna bli anställd. Behandlingen utförs med stöd av ovan nämnda bestämmelse i Kyrkoordningen (för att uppfylla det avtal som kyrkoordningen innebär för medlemmar i Svenska kyrkan) samt med stöd av ett undantag i lag som tillåter att vi behandlar information om ditt medlemskap inom ramen för Svenska kyrkans verksamhet och organisation. Vi kommer inte att lämna ut uppgift om ditt medlemskap till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter vi behandlar beror på vad du skickar in till oss, men i regel handlar det om namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer samt uppgifter om meriter och annat innehåll i CV och/eller personligt brev.

Om du anger referenser kan vi komma att kontakta dem och därmed hantera de uppgifter som lämnas under det samtalet eller i e-postkommunikationen. Se mer om referenspersoners kontaktuppgifter längre ned på denna sida.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Om du inte får anställning sparas dina ansökningshandlingar i två år för att kunna uppfylla krav i Svenska kyrkans bestämmelser. Om du skickat in en spontanansökan och vi väljer att inte gå vidare med den för att vi inte behöver anställa för tillfället, sparas dina handlingar dock i ett år, såvida du inte begär att de ska raderas innan dess. Ansökningshandlingar från den som har fått tjänsten, respektive från den som har överklagat ett anställningsbeslut, bevaras.

Hur vi behandlar eventuella referenspersoners personuppgifter

Om du inte sökt anställning själv men däremot angivits som referens av en annan sökande, behandlar vi dina personuppgifter i den personens anställningsärende. De uppgifter vi behandlar om dig är vanligtvis namn, funktion och någon form av kontaktuppgift som vi använder för att kontakta dig i ärendet i syfte. Vi utför behandlingen på basis av vårt berättigade intresse att utreda den sökandes lämplighet för positionen ifråga. Du kan invända mot behandlingen genom att kontakta ossm kontaktuppgifter finns nedan. Dina uppgifter sparas i max två år om den sökande ej anställs men inte överklagar beslutet och bevaras annars i ansökningshandlingarna för historiska arkivändamål i enlighet med lagen om Svenska kyrkan.

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

Om du ansöker till en tjänst som präst eller diakon delar vi dina ansökningshandlingar med stiftet för att domkapitlet ska kunna göra en behörighetsprövning av dig.

I denna informationstext kan du läsa om hur vi behandlar personuppgifter om dig dels när du deltar i vår konfirmationsundervisning, dels när du konfirmerar dig hos oss. 

Avsnittet om konfirmationsundervisning gäller bara för ungdomar som bjuds in till konfirmation, medan avsnittet om konfirmation gäller för både ungdomar och vuxna som ska konfirmera sig hos oss. Vid konfirmationsundervisning för vuxna behandlar vi personuppgifter på det sätt som beskrivs i vår informationstext om behandling av personuppgifter i vuxengrupper.

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter vid konfirmationsundervisning?

Vi behöver behandla ungdoms och vårdnadshavares personuppgifter för att ungdomen ska kunna delta i konfirmationsundervisningen. Direktinbjudan går till medlemmar och medlemmars barn som ska fylla 15 år nästkommande år. Personuppgifterna hämtas från kyrkobokföringen och folkbokföringen (Skatteverket).

Uppgifter om vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov samt för att kunna upplysa om våra verksamheter och göra utskick via brev, e-post eller SMS, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för din ungdoms deltagande i vår verksamhet.

Uppgifter om ungdomen
Vi behöver din ungdoms personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
• Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ungdomen. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att ungdomen inte serveras något hen inte kan äta eller som kan skada hen. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Svenska kyrkan utan ett samtycke från vårdnadshavare. Sådant samtycke inhämtas vanligen vid anmälan eller på en blankett i anslutning till anmälan.
• För att ungdomen ska kunna konfirmeras behöver vi veta om hen är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.
• När det är dags för läger respektive resa med konfirmationsgruppen kan vi behöva inhämta ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten i fråga samt för att göra den så trygg och säker som möjligt. Behandlingen utförs med stöd av
  det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
• För att ungdomen ska kunna delta i vissa aktiviteter kan vi behöva veta om hen är simkunnig. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att din ungdom inte utsätts för fara under våra aktiviteter.
• Vi sparar kontaktuppgifter till ungdomen för att kunna skicka ut inbjudningar till återträffar och till konfirmationsledarskap de tre första åren efter konfirmationen. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna skicka sådana inbjudningar till tidigare konfirmander.
• Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där ungdomen finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med vårdnadshavares samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial

Med undantag för när vi behandlar uppgifter med stöd av samtycke, samt personuppgifter som behandlas för att skicka inbjudningar till återträffar och konfirmationsledarskap, kommer vi inte att kunna erbjuda konfirmationsundervisningen
om vi inte får de personuppgifter vi behöver.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Uppgifterna sparas hos oss under tiden ungdomen deltar i vår verksamhet.

Hur och varför behandlar vi era personuppgifter vid konfirmation?

Vi behöver konfirmandens uppgifter (gäller såväl ungdom som deltagit i konfirmationsundervisning enligt ovan eller vuxenkonfirmand som ev. deltagit i vuxengrupp) för att kunna genomföra konfirmationen

Uppgifter om konfirmanden
Vi behöver konfirmandens personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal konfirmanden anses ingå i och med att du går med på att hen deltar i vår verksamhet.
• För att konfirmanden ska kunna konfirmeras behöver vi veta om hen är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av Kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar. 

Vi kommer inte att kunna planera och genomföra konfirmationen om vi inte får de personuppgifter vi behöver.

Uppgifter om genomförd konfirmation är en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken ungdomen är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgiften till någon utanför Svenska kyrkan utan vårdnadshavares samtycke, förutom
om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Vilka personuppgifter behandlar vi? 

Vissa uppgifter om konfirmationen kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I konfirmationsboken anges bl.a. uppgifter om konfirmanden och ev. vårdnadshavarna. Underlag till konfirmationsboken gallras dock efter fem år.

Vilka andra får del av era personuppgifter?

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner. Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om ni har frågor om detta går det bra att kontakta Forshaga-Munkfors församling eller berörd präst direkt.

Om du tillhör en annan församling/ett annat pastorat än Forshaga-Munkfors församling kan ditt namn och personnummer föras över dit, för att möjliggöra överföring av medel från kyrkoavgiften mellan enheterna.

Om du är vår leverantör

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

När vi köper in varor eller tjänster behöver vi behandla vissa personuppgifter om dig som företräder vår leverantör.

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder: 

• För att teckna avtal, hantera fakturor och ha kontakt i frågor som rör avtalet och leveransen. Om du företräder en enskild firma gör vi detta för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig. Om du företräder en organisation som tecknar avtal med oss behandlar vi i stället dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med vår leverantör.
• För att uppfylla en rättslig förpliktelse i bokföringslagen att spara
  bokföringsunderlag.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter vi behandlar är vanligen namn, telefonnummer, e-postadress, eventuell befattning samt vilken organisation du tillhör. Om du företräder en enskild filma behandlar vi även ditt personnummer.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Vi kan komma att dela dina uppgifter med vår revisor och revisionsbyrå. 

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner. 

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

När du bokar en av Forshaga-Munkfors församlings lokaler kommer vi att be om vissa personuppgifter för att vi ska kunna administrera lokalbokningen och kontakta dig vid behov.

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• Om du är en privatperson behandlar vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå med oss när du bokar en av våra lokaler.
• Om du representerar en församling eller annan organisation behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt och din organisations berättigade intresse av att kunna ingå och uppfylla avtal om lokalbokning. Du kan invända mot vår
  behandling av personliga skäl, varpå vi i så fall gör en avvägning mellan intresset att uppfylla avtalet och ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade av oss.

Om du inte anger de efterfrågade uppgifterna kan vi tyvärr inte erbjuda bokning av lokalen eftersom vi då inte kan uppfylla avtalet.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Det är obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Vid utlämnande av nyckel till lokalen skriver personen som hämtar nyckeln på en kvittens där hens namn, datum för
utlämnande och nyckelns nummer/ID framgår.

I vissa fall tar vi betalt för bokning av våra lokaler, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare.

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

För att kunna behandla personuppgifter anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behandlar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan därmed även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet gentemot dig. Fakturaunderlag sparas av oss i upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.

Om du är medlem i Svenska kyrkan och bosatt inom Forshaga-Munkfors församlings område behöver vi behandla vissa av dina personuppgifter.

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• För att vi ska kunna fullgöra avtalet mellan oss – det inkluderar bl.a. att ta ut avgifter, skicka ut relevant information och tillhandahålla dig de tjänster och den medlemsvård du har rätt till.
• Vi skickar varje år in uppgifter om dig till Skatteverket i enlighet med 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund och 16 § lagen (1998:1593) om trossamfund. Endast de uppgifter skickas som är nödvändiga för att ta ut kyrkoavgift. Behandlingen utförs med stöd av en rättslig förpliktelse och ett viktigt allmänt intresse.
• Inför kyrkliga val kan dina personuppgifter komma att hanteras för att du ska kunna rösta i valet. Behandlingen utförs med stöd av 38 kapitlet i kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal mellan Svenska kyrkan och dig som medlem.
• Om du som medlem får barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos oss så att vi kan skicka ut en inbjudan till dop. I ett sådant fall registreras även din egen civilstatus. Om du inte anmäler intresse för dop gallras dessa uppgifter vid utgången av barnets fjärde levnadsmånad, eller när du begär det. Uppgifterna behandlas med stöd av 19 kap. 8 § i kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader. Kyrkoordningen ses som ett avtal mellan Svenska kyrkan och dig som medlem.
• Direktinbjudan till konfirmation går varje år till medlemmar och medlemmars barn som ska fylla 15 år nästkommande år. Personuppgifterna hämtas från kyrkobokföringen och folkbokföringen (Skatteverket). Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att erbjuda medlemmar i årskurs 8 att konfirmera sig.

Uppgift om medlemskap är en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgift om ditt medlemskap till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Svenska kyrkan på nationell nivå har också viss information om hur personuppgifter behandlas om dig som medlem inom Svenska kyrkan. Du kan hitta den informationen genom att klicka här.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De uppgifter vi behandlar om dig är huvudsakligen namn, personnummer, dop/medlemskap, adress och ibland telefonnummer och e-postadress.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Om du lämnar Svenska kyrkan gallras dina personuppgifter ur kyrkobokföringen senast tre månader därefter. Anmälningar och bevis om in- och utträden ur Svenska kyrkan bevaras dock för arkivändamål. Beroende på hur du engagerat dig i vår verksamhet kan det finnas vissa personuppgifter som sparas på andra håll, exempelvis foton eller uppgifter om dop, vigsel och konfirmation som bevaras för arkivändamål. För mer information om detta hänvisar vi dig till respektive informationstext om våra olika verksamhetsdelar.

Om du anmält dig till något av de nyhetsbrev som Forshaga-Munkfors församling tillhandahåller har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta. Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna skicka dig det nyhetsbrev du har anmält dig till. Personuppgifterna sparas i ett system avsett för hantering av dessa uppgifter. Grunden för behandlingen av personuppgifter är det samtycke du lämnat vid anmälan och du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att kontakta oss.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Prenumeration via e-post eller sms:

Om du tar emot nyhetsbrev via e-post eller sms behandlar vi vanligtvis ditt namn, ditt mobilnummer  och din e-postadress. Beroende på det sammanhang du varit i kontakt med oss och den typ av utskick du får kan vi även komma att behandla andra indirekta uppgifter om dig, exempelvis din befattning.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Dina uppgifter sparas så länge du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev. När du väljer att avsluta din prenumeration raderas dina sparade uppgifter från prenumerationslistan.

Vi är aktiva på sociala medier såsom Facebook. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor samtycker du till att vi behandlar de personuppgifter som du publicerar. Vi behandlar uppgifterna i syfte att kunna informera och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst du publicerat dem behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och i undantagsfall radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat.

Kom ihåg att du genom att publicera innehåll på en av våra publika sidor även lämnar de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Forshaga-Munkfors församling har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av deras egna villkor för respektive tjänst.

Ibland marknadsför vi även våra inlägg på sociala medier. När vi gör det kan vi med hjälp av den berörda tjänsten välja att exempelvis rikta oss till personer i vissa åldrar som bor inom ett visst område. Det kan även hända att vi riktar oss till personer med vissa intressen som de själva angivit på sin profil. Vi får inte tillgång till några uppgifter om specifika personer, utan all faktisk behandling av personuppgifter utförs av leverantören av den sociala tjänsten.

Observera att publicerat material kan komma att bevaras för arkivändamål av allmänt intresse och att vi omfattas av en inomkyrklig offentlighetsprincip som innebär att vi kan vara skyldiga att lämna ut uppgifter till allmänheten. Offentlighetsprincipen framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.

Överföring till tredje land

Publicering på sociala medier innebär att det material som publiceras överförs till USA.Det finns ett adekvansbeslut mellan EU och USA (Data Privacy Framework), men vissarisker kvarstår fortfarande. Framför allt kan brottsbekämpande myndigheter i USAkomma att få tillgång till personuppgifter hos leverantören av den sociala tjänsten.

Sådana myndigheter är främst intresserade av uppgifter som kan leda till att terrorismförhindras. Leverantören har åtagit sig genom sina villkor att så långt möjligt skyddapersonuppgifterna på det sätt som krävs inom EU, men måste lämna över uppgifter tillbrottsbekämpande myndigheter i USA om de får en sådan begäran.

Vi inhämtar alltid ditt samtycke till överföring av personuppgifter till tredje land innan vi publicerar bilder eller andra personuppgifter om dig på sociala medier. Det kan vara svårt eller omöjligt att hävda sina rättigheter gällande personuppgifter som de brottsbekämpande myndigheterna har fått tillgång till. Vi ber dig att ha dessa risker i åtanke när du bestämmer ifall du vill samtycka till publicering på sociala medier eller ej.

Fördelning av personuppgiftsansvar

Forshaga-Munkfors församling är i vissa fall gemensamt ansvarig för dina personuppgifter tillsammans med leverantörerna för de sociala medier där vi är aktiva.

Forshaga-Munkfors församling är gemensamt ansvarig med leverantören för de personuppgifter som samlas in i samband med att vi publicerar information på vår sida på det sociala mediet, hanterar kommentarer och tar fram statistik över besökare, samt för personuppgifter som samlas in i samband med vår riktade marknadsföring. Leverantören är dock ensamt personuppgiftsansvarig för sin efterföljande behandling av personuppgifterna. Forshaga-Munkfors församling har ingen kontroll över vad leverantören gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av leverantörens egna villkor för respektive tjänst.

För vissa aktiviteter, såsom skapande av rapporter och statistik över inverkan av våra annonskampanjer hos leverantören, är Forshaga-Munkfors församling självständigt personuppgiftsansvarig. Leverantören är då personuppgiftsbiträde till oss och ska följa våra instruktioner.  

Vi är anslutna till Swish för att kunna hantera och underlätta vissa betalningar. Om du betalar med Swish hos oss går betalningen genom Swish och din bank innan pengarna sätts in på vårt konto. Banken är ansvarig för den behandling av personuppgifter de utför i och med transaktionen medan vi är ansvariga för den behandling vi utför efter att ha tagit emot din betalning.

Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig förpliktelse i bokföringslagen att spara bokföringsunderlag och i vissa fall även för att kunna uppfylla ett avtal om betalning mellan oss.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar ditt namn, telefonnummer och eventuellt meddelande du skrivit in när du betalat.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Uppgifter om betalningen bevaras upp till åtta år med anledning av bokföringslagen.

Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna vara uppdragstagare (musiker, föreläsare etc.) hos oss.

Uppgifter om dig

Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:

• Om ett uppdragstillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt deltagande i vår verksamhet behöver vi kunna kontakta dig. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
• För att kunna betala ut arvode till dig behöver vi uppgifter om din bank och ditt kontonummer. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
• Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår informat-ion om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.

Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet om uppdraget inte ingås.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personupp-gifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Uppgifter om anhörig

Vi kan komma att spara kontaktuppgifter till någon anhörig till dig som uppdragstagare. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att veta vem vi ska kontakta om något händer dig när du vistas hos oss.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du tar ett uppdrag hos Forshaga-Munkfors församling lämnar du också in personuppgifter om dig till oss. Detta görs vanligen på en blankett eller i annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.

För dig som uppdragstagare rör det sig vanligtvis om namn, adress, telefonnummer, e-postadress och bankkontonummer. Under ditt uppdrag kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.

För din anhörige rör det sig vanligtvis om namn och telefonnummer.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Alla personuppgifter sparas hos Forshaga-Munkfors församling under tiden du är uppdragstagare hos oss. Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge som de måste hanteras enligt avtals- och lagkrav, detta på grund av att vissa personuppgifter behöver sparas en längre tid

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare anlitar vi leverantörer av IT-system och andra tjänster. Beroende på typ av tjänst kan sådana leverantörer komma att få tillgång till eller hantera dina personuppgifter. Alltid när vi delar dina personuppgifter med en leverantör eller annan som behand-lar uppgifterna för vår räkning ingår vi avtal som ställer krav på att hanteringen följer tillämpliga lagar och våra instruktioner.

Vi behöver era personuppgifter på följande grunder:

• Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra vigseln, vilket inkluderar exempelvis bokning av lokal och resurser för vigseln, anteckningar som förs under vigselsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ni anses ingå genom att boka vigsel hos oss.
• För att vigas i Svenska kyrkan krävs som huvudregel att en i vigselparet är medlem i Svenska kyrkan. När vi gör den kontrollen behöver vi därför behandla uppgifter om medlemskap för minst en av er. Detta gör vi med stöd av 23 kap. 1 a § kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar. Uppgifter om medlemskap i Svenska kyrkan är en känslig personuppgift. Vi behandlar i normalfallet denna känsliga personuppgift med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken en av er eller båda två är medlem/-mar. Vi kommer inte att lämna ut uppgift om medlemskap till någon utanför Svenska kyrkan utan medlemmens samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
• För att kunna vigas behöver ni lämna in intyg om hindersprövning och vigselintyg från Skatteverket. Behandlingen utförs med stöd av en rättslig förpliktelse i 4 kap. 5 § äktenskapsbalken.
• Efter vigseln lämnas ett vigselbevis till er. Underrättelse om vigseln skickas även till Skatteverket. Dessa behandlingar utförs med stöd av rättsliga förpliktelser i 4 kap. 7 och 8 §§ äktenskapsbalken.
• Med ert samtycke kan era namn läsas upp i kyrkan vid efterföljande gudstjänst. 

Om ni inte lämnar era personuppgifter till oss kan ni inte vigas hos oss.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De uppgifter vi behandlar om er är namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, civilstatus och eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Kontakt via exempelvis e-post gallras efter vigseln. Vissa uppgifter om vigseln kommer att sparas i en så kallad vigselbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. Underlag till vigselboken gallras dock efter fem år.

Vilka andra får del av dina personuppgifter?

Uppgifter om den kyrkliga handlingen såsom innehåll i tal, vilka psalmer som valts m.m. delas med den präst som utför handlingen. Prästen är självständigt ansvarig för att skydda de personuppgifter denne får tillgång till inom ramen för detta uppdrag. Vanligtvis sparar prästen uppgifter om den kyrkliga handlingen i sin egen dokumentation, exempelvis i en pärm. Om du har frågor om detta går det bra att kontakta Forshaga-Munkfors församling eller berörd präst direkt.

Det är Forshaga-Munkfors församling som anordnar och håller allmänna begravningsplatser för folkbokförda inom Forshaga-Munkfors församlings geografiska förvaltningsområde, även för avlidna som inte var medlemmar i Svenska kyrkan.

Denna information berör dig när du är i kontakt med Forshaga-Munkfors församling angående flytt av gravsatt stoft, medlingsärenden gällande gravsättning eller utlämnande av aska. Här vill vi informera om hur vi hanterar dina personuppgifter som efterlevande och/eller gravrättsinnehavare. Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.

Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den statliga eller inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 10–11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

Begäran om flytt av gravsatt stoft

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Stoft eller aska som har gravsatts på en begravningsplats får inte flyttas från en gravplats om inte särskilt tillstånd ges. Tillstånd får endast ges om det finns särskilda skäl för att flytta gravsatt stoft eller aska enligt begravningslagen, varför behandling av personuppgifter inom ramen för prövningen sker som ett led i myndighetsutövning. Frågor om tillstånd att flytta stoft eller aska prövas av församlingen. Personuppgifter behandlas om personer som ansöker om flyttning av gravsatt stoft och aska.

Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen utan samtycke och tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i inlåsta skåp, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som eventuellt skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation lösenordsskyddas.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och personliga förhållanden. Känsliga personuppgifter kan förekomma om de nämns i ärendet.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Ansökan från den sökande samt bevis och tillstånd om att flytta gravsatt stoft eller aska jämte resolutioner gallras efter 10 år. Mottagningskvittot bevaras.

Medlingsärenden angående gravsättning

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Svenska kyrkan har enligt begravningslagen till uppgift att medla mellan enskilda när de inte kan enas om kremering eller om gravsättning. I syfte att få kännedom om parterna som är oeniga samt för att genomföra medling behandlar församlingen personuppgifter. Detta görs som ett led i myndighetsutövning.

Om parterna enas, ska begravningsverksamheten fastställa deras överenskommelse. Om enighet inte kan uppnås, ska man istället med eget yttrande hänskjuta tvisten till länsstyrelsen. Länsstyrelsen prövar vem som ska bestämma om kremering eller gravsättning.

Länsstyrelsen ska i sin prövning särskilt beakta önskemål som den avlidne kan ha haft. Hänsyn ska också tas till parternas personliga förhållande till den avlidne, främst sammanlevnad, släktskap eller annan nära anknytning. Vid medling försöker församlingen därför utreda dessa förhållanden och parterna ges möjlighet att framföra sina ståndpunkter med anledning av detta. Begravningsverksamheten har en skyldighet att diarieföra de handlingar som inkommer i ärendet. För det fall upplysningar lämnas muntligen ska de antecknas i enlighet med förvaltningslagen.

Om känsliga personuppgifter förekommer behandlas de med stöd av ett undantag i lag som innebär att det är tillåtet att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för Svenska kyrkans organisation så länge de inte lämnas utanför organisationen utan samtycke och tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas. Med hänsyn till detta förvarar vi pärmar i inlåsta skåp, filer i datorn i behörighetsstyrda mappar och det som eventuellt skickas med e-post utanför Svenska kyrkans organisation lösenordsskyddas.

Motparten i ärendet kan komma att få del av personuppgifterna i ärendet. Begravningsverksamheten är också skyldig att skicka meddelande till Skatteverket om tvist föreligger rörande kremering eller gravsättning. Om intyg om kremering eller gravsättning redan utfärdats när tvist uppstått ska uppgifter även skickas till förvaltare av begravningsplatser och innehavare av krematorier.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter vi behandlar om närmaste anförvanter är vanligtvis namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och uppgifter som parterna anför (kan innefatta personliga förhållanden och känsliga personuppgifter).

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Personuppgifterna gallras när ärendet är avslutat genom alla beslutande instanser och överklagande ej längre är möjlig.

Utlämnande av aska

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Här avses personuppgifter för personer som hämtar ut aska efter avliden person. Den som begär ut aska ska legitimera sig och visa att förutsättningarna för att hämta ut askan enligt 5 kap. 14–15 §§ begravningslagen är uppfyllda. Behandling av personuppgifter inom ramen för ett ärende om utlämnande av aska utförs som ett led i myndighetsutövning.

Ett askkvitto skrivs på av de som hämtar askan. 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter vi behandlar om dig som hämtar ut aska är namn, uppgifter i ID-handling, underskrift och vilken persons aska ärendet gäller.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Askkvitto slängs efter 10 år. Övrigt bevaras.